コピー機・複合機の紙詰まりを予防する方法

コピー機や複合機が紙詰まりを起こしてしまうと、壊してしまったかと焦ってしまいますよね。安心してコピー機・複合機を使うために、ここでは紙詰まりの予防方法や対処法をご紹介します。

目次
＊紙詰まりを予防する3つの方法
└1. 用紙をセットする際は枚数や紙の種類などの規定を守る
└2. 用紙が変形しないよう湿気や置き方に注意する
└3. コピー機・複合機本体の結露を予防する
＊紙詰まりしたときの対処法！詰まりやすい場所を確認して紙を探す
└紙を取り除くときは用紙の進行方向に対し水平に引っ張るのがコツ！
└エラーが消えない場合は一旦カバーを開閉！だめなら業者にみてもらう
└リース契約で保守契約していない場合は思わぬ出費に注意！
＊紙詰まり予防・対処の方法を理解して快適に利用しよう

紙詰まりを予防する3つの方法

紙詰まりはコピー機・複合機の使い方に気を配ればある程度予防できます。以下では紙詰まりを予防するための3つの方法をご紹介します。すぐにでも始められるものばかりですので、紙詰まりが多いという方はぜひ試してみてください。

用紙をセットする際は枚数や紙の種類などの規定を守る

紙詰まりを防ぐには、正しく用紙をセットすることが重要です。紙の間に空気を含ませるようにさばき、規定以上の枚数を入れないようにしましょう。紙同士がくっつきやすくなると、2枚目の用紙が1枚目の紙に引き摺られてしまいます。
また、使用可能な紙以外を使うと紙詰まりしやすいだけでなく、最悪機器を壊してしまうこともあるため、セットする紙の種類にも気をつけましょう。

用紙が変形しないよう湿気や置き方に注意する

薄いコピー用紙は、湿度の影響で波打ったり歪んだりします。水分を含んで紙同士がくっついたり、重くなったりすることもあります。除湿機能がない機器であれば、乾燥剤を用紙トレーの中に入れておくといいでしょう。

開封したコピー用紙は直射日光に当たらず湿気の低い場所で、購入時の包装紙にくるんだまま保管します。また、紙を立てると反って詰まりやすくなるので、横にして保管することも大切です。

コピー機・複合機本体の結露を予防する

コピー機・複合機の中で結露が発生すると、紙詰まりしやすいだけではなく、きれいに印刷できなくなることがあります。コピー機・複合機は窓際など外気温の影響を受けやすい場所に置かないようにし、寒い時期は部屋全体が温まってから電源を入れるようにするといいでしょう。
電気代はかかりますが、急激な温度変化を避けるために電源を入れっぱなしにしておくことも有効です。

ここまで紙詰まりの予防策について解説してきましたが、複合機には他にも注意すべきトラブルがあります。
例えば、印刷物に「黒い線」が入ってしまうのも、よくあるトラブルの一つです。心当たりがある方は、以下の記事で対処法をご確認ください。
コピー機で黒い線や黒い帯が入る場合の対処法

紙詰まりしたときの対処法！詰まりやすい場所を確認して紙を探す

ここからは、実際に紙詰まりしてしまったときの対処法を解説します。紙詰まりが起きたら、以下の詰まりやすい場所を確認し、詰まった紙を探してみましょう。

＊ADF（自動原稿送り装置）
＊本体カバー部
＊排紙部

ADF（自動原稿送り装置）は、複数のスキャンやFAXを行う際に原稿をセットするところで、原稿を置くガラス面の上部にあります。パカっと上に開けると詰まった紙が見えることが多いです。

本体カバー部は、トナーカートリッジを交換するときに開けるところです。開けると高温注意の警戒ラベルが貼られているのが見えますが、そこには触れないよう注意。カートリッジの陰に紙が詰まっていたら、いったんカートリッジを外してから紙を取り除きます。

排紙部はコピー用紙をセットする部分で、用紙トレイを開くと詰まった紙が見えることが多いです。カセットから紙が見えないのに排紙部の紙詰まりが表示されているときや、カセットから引っ張れない場合は、本体カバーの下、高さとしてはカセット部分のサイドにあるカバーを開いて探してみましょう。

紙を取り除くときは用紙の進行方向に対し水平に引っ張るのがコツ！

紙詰まりを起こしたら、詰まった紙を残さず取り除くことが大切。そして、詰まった紙を除去する際は、どこで詰まった場合も、用紙の進行方向に対し水平に引っ張ることがコツです。
一気に取り除こうとはせず、ゆっくりとちょっとずつ引き抜いていきましょう。斜めや横から引っ張ると破れやすいので要注意です。用紙が破けると、手が届かないところ、見えないところに紙が残ってしまいます。

エラーが消えなければ一旦カバーを開閉！だめなら業者にみてもらう

紙を取り除いてもエラーが消えないときは、一旦カバーを開けてカバーを閉じてみてください。そうしないとエラーが消えない機種も多いです。それでもエラーが続く場合は、無理せず業者にみてもらったほうがよいでしょう。コピー機・複合機を分解して壊してしまったり、内部に手を入れてやけどをしてしまったりすれば、余計に時間がかかってしまいます。

リース契約で保守契約していない場合は思わぬ出費に注意！

リース契約で保守契約を行っていない場合は、紙詰まりへの対応は有料となります。業務用のコピー機や複合機は重量があるため出張修理となり、費用は高くなりがちです。保守契約を結んでいないリース契約の場合、機器の修理は借りている側の責任です。最悪の場合、修理不可能な状態にもかかわらず契約期間中はリース費用を支払わなければならないことになってしまうため、注意しましょう。

このように、万が一の際に安心して専門業者に修理を依頼するためには、保守契約の締結が重要です。この保守契約には、都度費用が発生するスポット契約と、定額の年間契約があります。
それぞれの違いを理解し、自社に合ったプランを選びましょう。
複合機・コピー機のスポット保守契約と年間保守契約の違い

紙詰まり予防・対処の方法を理解して快適に利用しよう

紙詰まりをゼロにするのは難しいですが、使う人の心がけ次第で、ある程度防ぐことは可能です。また、紙詰まりが起きてしまっても、自分で紙を取り除ける場合があります。今回ご紹介した予防方法や対処法を参考に、購入した機器はもちろん、リースしたコピー機や複合機も長く快適に利用しましょう！

紙詰まりのようなトラブルを減らし、複合機を安定して稼働させることは、日々の業務をスムーズに進めるための第一歩です。

さらに一歩進んで、スマートフォンと連携させることで、印刷業務はもっと快適になります。例えば、富士フイルム（旧富士ゼロックス）の複合機では、以下のような方法で簡単にスマホから印刷が可能です。
スマホから印刷 – 富士フィルム（富士ゼロックス）