複合機・コピー機のコラム
複合機・コピー機の消耗部品の交換や修理・メンテナンスなどのための「保守契約」にはいくつかの種類がありますが、ここではスポット保守契約と年間保守契約について、それぞれどういう保守契約なのか、両者の保守契約の違いは何なのかについてご説明します。
【目次】
＊複合機・コピー機のスポット保守契約の3つの特徴
＊複合機・コピー機の年間保守契約の3つの特徴
＊まとめ：スポット保守契約・年間保守契約それぞれの特徴を把握し自社に合ったものを選ぼう
複合機・コピー機のスポット保守契約の特徴としては、以下の3つが挙げられます。
複合機・コピー機のスポット保守契約とは、機器の修理や調整、部品交換などが必要となった場合に、その都度業者に連絡を入れ、対応をしてもらう保守契約です。
スポット保守契約で機器の修理や調整、部品交換などをしてもらった場合、その費用は対応してもらったときにその都度支払います。
定額のメンテナンス費用は発生しないので、トラブルがない限りはムダな出費を抑えられるという強みがあります。その反面、修理や調整、部品交換など対応する内容によって支払う金額が毎回異なるため、それらにかかるコストの予想が難しく、予算が立てにくいという部分もあります。
コピー機・複合機のスポット保守契約は、トラブルなどがあったときのみ対応してもらうため、機器トラブルが起こらなければ出費を抑えられるという利点があります。しかし、いざ修理や調整、部品交換が必要となった場合、部品代だけでなく出張費や作業費もその都度かかってきますので、1回あたりの費用が高額になる場合もあります。
また、必要となる費用は実際の修理や調整、部品交換が終わってみないとわからないケースがほとんどであるという点も気をつけなければいけません。
専門業者を呼ぶほどのトラブルとして最も多いのが、自身では取り除けない「紙詰まり」です。一度の修理で数万円の費用がかかるケースも珍しくありません。
高額な修理費を避けるためにも、まずは日々の業務で紙詰まりを予防することが重要です。
コピー機・複合機の紙詰まりを予防する方法
複合機・コピー機の年間保守契約の特徴としては、以下の3つが挙げられます。
複合機・コピー機の年間保守契約は、メーカーと直接1年単位のメンテナンス契約を結びます。
新品の複合機・コピー機を購入して最初の1年は、基本的に年間保守契約は無償となりますが、そこから先は毎年契約を延長更新し、最大5年まで年間保守契約を続けることができます。
複合機・コピー機の年間保守契約を結べば、もし機器にトラブルが発生しても、スポット保守契約と違い、基本的には修理費などはかかりません。複合機やコピー機を使うために不可欠なトナーやドラムの費用は自己負担です。
なお、トナーはメーカーの純正品だけでなくほかの市販品を使用することも物理的には可能です。ただし、純正品以外のトナーを使って修理が必要となった場合は保守契約の対象外となり、修理代が有償になってしまう可能性が高いので、この点は注意が必要です。
複合機・コピー機の年間保守契約は一度きりの契約です。
基本は1年契約、その後1年更新で最長5年まで延長できますが、その途中で更新せずに契約が切れてしまった場合、二度とその機器で年間保守契約を結び直すことはできないので注意が必要です。
年間保守契約は、多くの場合、月々のリース料金と合算して支払われます。
自社の月々のランニングコストを正確に把握するためには、保守料金だけでなく、本体のリース料金の相場も知っておくことが重要です。
コピー機・複合機のレンタル・リースの料金相場を比較
複合機・コピー機の保守契約を選ぶ際は、それぞれの特徴をよく把握し、使用頻度や予算に合わせたものを選びましょう。
【スポット保守契約の特徴】
＊機器トラブルが発生したときなどにその都度業者に修理を依頼する
＊修理などの費用もその都度払い
＊1回あたりの修理費は割高
【年間保守契約の特徴】
＊1年単位のメンテナンス契約
＊トナー代やドラム代は顧客側の負担
＊一度契約期間が切れると再契約はできない
複合機・コピー機のスポット保守契約と年間保守契約の最大の違いは「修理費などの費用の支払い」の部分です。スポット保守契約はその都度払いとなりますが、年間保守契約は毎年の契約更新時に所定の費用を支払うという違いがあります。
また、この2つの保守契約はどちらも「トナーやドラム代は自己負担」という点は共通しています。これらの保守契約を結ぶ際は、トナー代やドラム代の出費も事前に考慮しておきましょう。
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