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初めての方必見!コピー選びで気を付けたいポイント

初めての方必見!コピー選びで気を付けたいポイント

昨今、企業や官公庁ではペーパーレス化が叫ばれ、紙の削減化が推進されています。本来コピー機とは紙から紙へ情報を転写する機械なので、時代の流れに沿ってそのニーズは減少するはずなのですが、それに逆らうかのようにコピー機は進化し、その活用が減ることはありません。
大量のデータの電子化に伴いコピー機に通信機能を持たせたり、データ蓄積用HDDを備えた複合機が増えつつあります。始めてコピー機を導入しようとしている方はこれら多種多様な機能を備えたコピー機の選定が難題となってきます。
複写機能さえあれば良い場合には単機能の安価な物で十分ですし、イントラネット構築の進んだ大企業内では少々高価でも多機能な複合機を置いた方が、トータルコストダウンにつながることにもなります。コピー機に求める機能や性能をよく検討し、自社に適合したコピー機を選択しましょう。

  • リースとレンタル
    の違い
  • ランニングコスト
    (一括見積の活用)
  • 導入後サポート
    体制の確認
  • まとめ

リースとレンタルの違い

リースとレンタルの違いリースとレンタルは基本的に異なるものです。リースはお客様が選択した機器をリース会社がコピー機の販売店より購入し、その商品を長期で賃貸契約を結んで使用するもので、高額な機械を新品で長期間使用したい場合に適しています。
一方レンタルは、レンタル会社が保有している機器を所定の期間借り受けて使用するものです。使用頻度が少ない場合や、購入するには高額過ぎる機器を短期間使用したい場合には適していますが、レンタル商品のほとんどは中古品となります。

リースのメリット

リースの第一のメリットは、自分たちが使いたい機種を選択できて、なおかつそれを新品で使い始めることができる点です。初期費用は不要で、高額な機器を購入した場合に必要となる減価償却の手続き等も必要ありません。リース料は経費として扱われるので税金対策にもなります。
使用していた機種が気に入れば、契約更新時に再リース契約して使い続けることができます。契約終了に伴う撤去費用は有償となります。

レンタルのメリット

レンタルは契約期間が比較的短く、契約期間中でも中途解約が可能なケースもあるので、自社に最適な機種を決めかねていたり、もっと多機能のものに乗り換えたくなった場合、また業務上短期間だけコピー機を必要とする場合などに適しています。
機種選択時のリスクが少なくて済みますし、使用頻度の少ない場合には中古でも良い選択さえすれば、問題なく使えます。今後長期間使い続けるかどうかが不透明な場合には、短期間レンタルで乗り切るというのも選択肢のひとつです。

ランニングコスト(一括見積の活用)

ランニングコスト(一括見積の活用)コピー機をリースした場合、月々発生する費用はリース料金だけではありません。基本料金の他にカウンター料金、紙代、トナー代などが発生します。コピー機を導入する場合は本体のリース料金だけでなく、これら月々にかかるランニングコストを考慮しなければなりません。
自分たちの職場でのコピー機の活用頻度を見極め、どのメーカーのどの機種を選べば毎月の出費を抑えられるのかを知るためにも、コピー機の一括見積サイトを活用して必要な費用の全額を確認する必要があります。

費用がかかる項目

コピー機にかかる費用は本体のリース料の他に基本料金、カウンター料金、紙代、トナー代などがあります。
カウンター料金は基本料金に含まれる設定コピー枚数をオーバーすると1枚当たりの印刷単価が発生するもので、コピー枚数の多い所ではこのカウンター料金がランニングコストに大きく影響してきます。
契約の形態によっては紙代やトナー代がトータルのリース費用に含まれる場合もありますが、昨今はリース料金に含まない方が安いケースがほとんどです。ランニングコストを抑えるためにはプロの視点から見積内容を良く確認しなければいけません。

スムーズな比較検討をするために一括見積を活用する

ランニングコストがどれほどかかるのかを試算する方法として、毎月何枚ほどコピーするのかを知ることでおおよそのカウンター料金が見積れます。ただし、複合機の場合はその他にファックスを受信した際の印刷料も必要となります。
まず自分たちにはコピー機のどのような機能が必要とされるのか、どれほどの使用頻度があるのか、コピー枚数やファックスの受信件数はどれくらいなのかなどを概算してから一括見積を活用することが最良の手段と言えるでしょう。

導入後サポート体制の確認

導入後サポート体制の確認リース契約を結ぶ前には、コピー機を導入した後のサポート体制が確立されているかどうかをチェックしておかなければなりません。せっかく高性能のコピー機を導入しても、サポート体制がしっかりしていなければ機能を使いこなすことができなかったり、故障の際にすぐに修理ができなかったりする可能性もあります。
リースの場合、サポート体制にはメーカーメンテナンスと販売会社の自社メンテナンスとがあります。メーカーメンテナンスの方が技術レベルが安定していますが、自社メンテナンスはお客様との距離が近いという利点があり、個々の対応や応急補修依頼などへの対応力に優れています。両者のメリット、デメリットを考慮して選ぶ必要があります。

サポートの必要性

コピー機は長く使用し業務を支援するものですので、いざという時にトラブルが発生するのを避けるためのサポートが必要です。
コピー機のトラブルは機器の故障だけではありません。最近のコピー機は、各パソコンや他の機器との通信機能を初期設定することが必要で、ファックス機能を備えた複合機でなくともある程度の通信知識が求められます。他にもパソコン側からの要因でコピー機がトラブルを起こすなどの問題も発生します。
そのような場合に備え、臨機応変に対応できるサポート体制が必要となります。

サポートが活用出来る場面

コピー機の導入後に必要となるサポートは、故障時の対応だけではありません。事業拡大によりコピー機の増設が必要になったり、合理化に伴い複数のプリンターを削減して1台のコピー機の複合機に統合したりする場合も、専門業者による的確なサポートが役立ちます。また、ファックスや印刷物が多く、経費を削減したいといったコストダウンの相談にも乗ってくれたり、操作の初歩的な質問でも快く対応してくれる、緊密にやり取りができるようなサポート体制を持つ業者であればより心強いでしょう。

まとめ

まとめコピー機を導入する際の初期費用やランニングコストを少しでも安く抑える手段として、複数のコピー機業者から一括で見積を入手できる、一括見積サイトと呼ばれるサービスを利用する方法があります。
希望するコピー機のスペックや1ヵ月のおおよその使用枚数などを入力すると、複数のコピー機業者の提案や見積を取ることができるサービスです。
レンタルとリースのどちらが自社に適しているのか、自社の使用頻度からみてランニングコストを抑えるにはどの機種が適しているのか、初期費用だけでなく、導入後のサポート体制が十分取られているのかなどを確認した上で、最適なメーカーと機種を選択しましょう。

複数のメーカーを見比べてみる

見積を申し込む際、あまり条件を限定し過ぎると1社か2社程度しか該当しない場合もあり、比較が困難となる事もあり得ます。逆に条件を広げ過ぎて多くの見積を取ってしまうと、各社の詳細な差異を見比べる対応に追われて肝心なポイントを見落としてしまうかも知れません。
実際には、各メーカーの中で条件の良い上位3社程度の比較見積が最適です。比較表を作成して同じ項目を並べて、それぞれの優れた点や劣る点を比べて検討すると良いでしょう。

スムーズな比較検討をするために一括見積を活用する

コピー機のリース契約を検討する際には、まず一括見積サイトを活用して各メーカーの中で条件の良い上位3社程度の見積を取り寄せるの事をおすすめします。初めての導入でコピー機の機能が良く分からないという場合には、最近のコピー機でどのような事ができるのかなど、一から相談に乗ってくれるサイトもありますので一度相談してみるのも良い方法です。
コピー機を選ぶ際には、単にコスト面の優劣だけでなく、機種の性能に過不足がないか、今後長く付き合うのに適したサポート体制を持っているのかなども検討すべき内容です。

  • リースとレンタル
    の違い
  • ランニングコスト
    (一括見積の活用)
  • 導入後サポート
    体制の確認
  • まとめ


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