コピー機・複合機の印刷コストを削減する方法

日々の使用が不可欠なコピー機・複合機に要する経費負担の抑制は、すべての企業や事業主にとって重要なポイントです。そのためにはコピー機・複合機のリース料金を抑えた契約で合意に至る、カウンター料金を抑える使用方法を実践するなど、細かいポイントを押さえた対応が大切です。

【目次】
＊コピー機・複合機の印刷コストを削減する方法
＊機能の活用と最適なコピー機・複合機を使うことで料金を減らす！

コピー機・複合機のカウンター料金とは、利用時に発生するランニングコストのひとつです。
コピー機や複合機の内部に印刷枚数カウント用の機器を取り付け、カウント数と1枚あたりの金額をかけて算出された料金(カウンター料金)をメーカーに支払います。
枚数が増えればそれだけ支払代金も増えるため、企業としては何としても抑えたいところ。下記ではコピー機・複合機のリース料金やカウンター料金を抑える方法をまとめました。

パソコンのプリントカラー設定を白黒にしておく

意図しないカラー印刷でカウンター料金を高くしてしまわないよう、パソコンのプリントカラー設定を白黒設定にすることで料金を抑える方法です。
コピー機や複合機はたった1色でも黒以外の色が混在すれば、カラー印刷と判断してカウントするため、あらかじめすべて白黒で印刷されるよう設定します。

具体的な設定方法は機種ごとに異なりますが、基本的に搭載されている機能なので、取扱説明文を参照しながら設定変更してください。カラー印刷が必要な場合は印刷確認画面でカラー設定すれば印刷できます。

コピー機・複合機に搭載された集約機能でデータを凝縮させる

コピー機や複合機に使われる用紙はサイズこそ異なりますが、カウンター料金は同一であり、大きな用紙1枚に小さな用紙複数枚分のデータを印刷することでカウントを抑えられます。この作業に用いるのがコピー機＆複合機に搭載されている集約機能です。

A3用紙であればA4用紙2枚分のデータを等倍で印刷すれば料金を1/2に、複数のデータを1枚の大きな用紙上に4つ配置すれば、小さな用紙の1/4のカウンター料金で印刷可能です。
印刷後に切り離す作業の手間がデメリットですが、対費用効果にすぐれたコピー機と複合機のカウンター費用節約法です。両面印刷の場合、用紙1枚にプリントアウトされますが、カウンターは2つカウントされてしまうので、この機能を使えば節約に繋がります。

複合機のPC-FAX機能を活用してペーパーレス化する

PC-FAX機能搭載の複合機に限定されますが、同機能を用いてのペーパーレス化を通じ、複合機カウンター料金を抑える方法です。
それまでプリントアウトから複合機でFAXしていた書面を、データとして相手に送信することで、複合機カウンター料金だけでなく、コピー用紙代の節約や保管スペース節約のメリットも得られます。

コピー機・複合機のプレビュー画面を確認して不必要な印刷物を減らす

複合機に着信する迷惑FAXを自動的に印刷してしまうなど、無用なカウンター料金の発生に困っているエンドユーザーは意外と多いものです。
現行の最新型コピー機や複合機の中には、操作パネルでプレビューの確認をした上で印刷できる機種があります。これを活用することで、必要なFAX内容だけを印刷し、不要なFAXをその場で削除が可能です。
この機能はコピーを取る際にも同様に活用できるため、印刷ミス防止効果としても活躍します。

カウンター料金の概念がない大型複合機に変更する

月間印刷枚数など、社内における利用頻度によっては、カウンター料金という概念がない大型複合機に機種変更することで結果経費節約効果が得られるケースも見られます。
ただし定額制の場合、印刷枚数に応じて月額設定が異なるため、中長期的な試算を通じ、コスト削減効果が確実に期待できるのか、しっかり確認しておかねばなりません。
また、トナー料金が別途実費負担となるなど、契約内容に関しても比較と確認が必要です。

複合機のランニングコストにダイレクトに反映するカウンター料金を抑える方法として、ケアレスミスを防ぎ、より効率的な使用法を実践する工夫が挙げられます。
コピー機や複合機に搭載されている機能を活用することで無用なカラー印刷や迷惑着信の印刷を未然に防ぐなど、複数の対処法が必要です。

複合機NAVIでは、カウンター料金を抑えるための機能が搭載されております各メーカーの最新機種を格安でご提供しております。月々のカウンター料金に関しても今よりもお安くご提供できる可能性がございますので、経費の見直しをお考えの方はぜひ一度ご相談くださいませ。

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