コピー機・複合機が故障した場合の手順は？

コピー機・複合機を使用したい時に、白紙の紙が出てきてしまったりまったく動作しなかったりと、不具合や故障を起こしてしまうことは珍しくありません。
しかし、そんな時にどうすべきかを知っておかなければ、いざという時にすぐに対応ができなくなってしまいます。

【目次】
＊コピー機・複合機が故障したら業者を呼ぶ前にやること
＊それでも動作をしない場合は業者にメンテナンスや修理を頼む
＊基本的な点だけを確認し後は業者に連絡することがベスト

コピー機・複合機が故障したと思ったら、まずは業者を呼ぶ前に次のことを行いましょう。

電源やコード・接続などをチェックし本当に故障かどうかを確認する

「実は故障ではなかった」ということもありえますので、まずは基本中の基本を確認しましょう。コピー機・複合機の電源は入っているか、またはコードが抜けていないのかをチェックしてみてください。

また、コピー機・複合機が正しくパソコンと接続できているのかを確認しましょう。こちらは印刷ができない原因としてよく挙げられます。
USBケーブルやLANケーブルなどの有線接続が正しく行われているのか、無線の場合はWi-Fiなどの設定が行われているのかを確認しましょう。

用紙やインクが足りているか確認する

消耗品の確認も基本です。用紙入れに充分な用紙が入っているのか、インクは切れていないかを確認しましょう。インクは少し残っていてもコピー機・複合機により不十分だと判断されて印刷ができない、またはかすれた印刷しかできない場合もあります。

リースのコピー機・複合機であれば、インクは基本的に純正のものを使用しますが、購入した場合には値段が安いからと言う理由で汎用品のインクを使っていることもあるでしょう。こちらは故障の原因になりえますので、注意が必要です。

IPアドレスが正しいか・パソコンの動作が重くなっていないか確認する

この項目はコピー機・複合機が故障したと勘違いしやすく見逃しやすい点ですが、コピー機・複合機の印刷でIPアドレスが正しく設定されていないことがあります。

IPアドレスはネットワーク上の住所とも呼ばれ、数多くの機器を識別させるための番号です。このIPアドレスが操作ミスなどで変更され、パソコン上から間違って設定されたIPアドレスに情報を送信すると、印刷が開始されないという事態に陥ってしまいます。

また、パソコンの動作が重くなっていたり、ソフトやドライバーなどを多く動かしたりしていると、正常にプリンタードライバーが動作してくれない場合があります。印刷が実行できない場合には、パソコンの動作を軽くするために複数開いているドライバーなどを閉じてみましょう。

以上の基本的な確認事項をチェックし、それでも動作しない場合は、自分の手で修理を行うのではなく、すぐに業者に連絡をしてメンテナンスや修理を頼みましょう。
次では保守契約を結んでいないコピー機・複合機の故障後の対応の仕方と、保守契約を結んでいる場合のコピー機・複合機の故障後の対応の仕方の2パターンを紹介します。

保守契約を結んでいない場合は自身でメーカーや修理業者などに修理等を依頼

コピー機・複合機はいずれ壊れ、不調も出るものであるため、購入やリース時には保守契約という保険のようなサービスに加入することが基本となります。
ですが、オークションや中古品などで購入し、保守契約を結んでいない場合は、故障した際に自身でメーカーや修理業者、購入した場所に修理等を頼まなければいけません。

しかし、中古や出どころのわからないコピー機・複合機などはメーカーが対応してくれない場合があります。また、修理業者に頼んだ場合でも、保険がないため一度の修理に何十万という高額な修理費がかかる場合があります。

保守契約を結んでいる場合は自分で直さず契約先のリース会社や購入場所などに連絡

保守契約を結んでいる場合は、すぐに契約を結んだリース会社や購入した場所、または購入やリースを行った際に教えてもらった、修理やメンテナンスを対応してくれる営業所などに連絡をしましょう。

しかし、保守契約を結んでいて気を付けなければいけないのは、自身で修理しようとしてはいけないことです。
保守契約では劣化や不調による故障の修理費用は無料になります。しかし、勝手に自身で直そうとしてコピー機・複合機の中をいじったりしてしまうと保守契約の範囲を逸脱してしまい、保守契約の保険サービス外の扱いになってしまうことがあるため注意しましょう。

以上、コピー機・複合機が故障してしまった後に行う対応について紹介しました。
コピー機・複合機は精密機械であるため、よく不調や故障を起こしてしまいますが、インク切れや回線関連で故障してしまったと勘違いすることもあります。不具合が起きた場合は落ち着いて基本的な項目を確認していき、それでも動作しなければ自身で修理しようとせずに保守契約などで行えるメンテナンス業者に連絡をしましょう。

複合機NAVIでは全国で最高品質のメーカーメンテナンスをご用意しております。故障時の対応などが心配な方もぜひお気軽にご相談くださいませ。

カウンター保守契約とキットトナー保守契約