複合機・コピー機のリース契約満了後の乗り換えについて

価格だけで考えると、今使っている複合機やコピー機を再リースする方が安くなります。
しかし、長年使い続けると複合機やコピー機も劣化してトラブルが多くなりますし、スペックは最新機種に劣るので、業務への負担を軽減するには乗り換えるのが賢明です。
ここでは、リース契約満了後の複合機やコピー機のリース乗り換え手続き時に確認しておきたい事項などをご紹介します。

【目次】
リース契約満了後の乗り換え手続きで確認しておくべき4つの事項
まとめ：うまく乗り換えて業務効率をアップ！

今までよりも複合機やコピーにかかるコストを大幅に下げられる再リースはとても魅力的ですが、乗り換えをすれば現行とほぼ同じ料金で最新機種が使えます。
リース契約満了の複合機やコピー機のリース乗り換えは、故障のリスクが少ない、作業効率があがるなどいろいろなメリットもあるので、手続きで確認しておくべき4つの事項をチェックしてください。

1. 複合機やコピー機にかかる月々のコストの差額をチェック

リース契約満了の複合機やコピー機の乗り換えは、スペックさえ変えなければ基本的に今までのリース契約より大幅にコスト高になることはありません。
しかし選ぶ機種によっては、従来よりもコストがかかってしまいます。
もちろん使用量に応じた適正なスペックものを選定されているのであれば、業務効率とコストが釣り合いますから問題はありませんが、単にスペックが高いものがよいというだけでコスト高になるのは非効率です。

複合機やコピー機の営業担当者はできるだけいい機種を勧めてくるケースもあるので、安易に営業を受け入れないよう、現在のコストとの差額をチェックして、費用対効果があるかどうか確認しましょう。

現在のランニングコストを把握しておく

複合機やコピー機のコストの差額をチェックするには、現在のランニングコストを把握しておく必要があります。
この際、リース代金だけではなく保守費用などトータル的にかかっているランニングコストが分かるようにしておきましょう。
できれば、複合機やコピー機の使用頻度まで分かっていると、より適切な機種への乗り換えが可能です。

2. 印刷品質やスピードなどが向上するか

複合機やコピー機には普通の機能だけで十分という場合でも、機種が古くなるとパフォーマンスが悪くなってきます。
そのため大量のコピー機でコピーをすると印刷がぶれたり、複合機の出力に時間がかかったりすることも増えるかもしれません。
こういった不具合がなくなることが乗り換えのメリットの一つになりますが、機種やメーカーによっては新しいものでも出力品質がよくなかったり、スピードが遅いものもありますので注意が必要です。
特に極端に安いリース代金の場合、型落ちの機種の可能性があるので、乗り換えた複合機やコピー機で印刷物の品質やスピードが向上するのか、仕事のパフォーマンスが良くなるのかを確認しておかなくてはいけません。

3. 保守契約の内容が充実しているか

法人向けの複合機やコピー機を導入するメリットの一つが、保守契約ができるということです。
保守費用がかかるのでランニングコストは高くなりますが、それでもトナー代やメンテナンス費用が無料になったりするので、トータル費用で考えるとお得です。
ただし保守契約の内容や費用はメーカーや保守会社によって違うので、必ず確認しましょう。
中には、コピー機の無料トナーの上限や複合機のメンテナンスの回数に制限があったりするので、印刷量が多い会社だと出費がかさむ可能性があります。
これでは、メリットだと思って交わした契約がデメリットになってしまいますから注意してください。

4. 適切な契約期間になっているか

複合機やコピー機のリース契約期間は、短いものだと3年、最長は6年というのが一般的です。
リース期間が長ければ、その分月額料金も安くなるので長期契約をした方がお得に感じるかもしれません。
しかし、複合機やコピー機の使用頻度が想定していたよりかなり多くなってしまった場合、印刷の対応が間に合わなくなり長期契約の場合は契約満了前に違う機種をリースしなくてはいけなくなってしまいます。
リース契約満了前の途中解約は解約金などが発生しますから、せっかく乗り換えて新しい機種にしても余分な費用がかかり、長期契約をした分損をしてしまいます。
複合機やコピー機の営業担当者は、使用状況に合わせた機種を提案してくれますが、期間に関しては長期を勧めてくるケースがありますので、乗り換え手続きの時には必ず契約期間が適切か確認してください。

リース契約満了した複合機やコピー機の乗り換え手続きの時に確認するべき4つの事項をご紹介しました。これ以外でも気になることがあればチェック項目に加えておきましょう。

現行の複合機やコピー機と新しい機種やリース契約内容を比較するのは面倒かもしれません。ですが、料金や必要最低限のスペックなど特定の項目しか確認しなかった場合、実際に使い始めた時に必要な機能が搭載されていなかったり、性能が悪かったりして業務効率が悪くなってしまう可能性があります。
複合機やコピー機のように使用頻度が高い機器は、コストよりもクオリティが重要ですから、価格はもちろんコストやスペックなども吟味して上手に乗り換えましょう。

複合機NAVIではお客様のご要望やご利用環境に合わせて、最適な複合機・コピー機をご提案させていただきます。複合機・コピー機のご導入をご検討の方はぜひお気軽にお問い合わせください。