パソコンからコピー機に印刷する方法（Windows/Mac別）設定手順と不具合解決の全手順

パソコンからコピー機へ印刷するためには、PCと機器を繋ぐ「プリンタードライバー」の導入が必須です。 2026年現在の主要OSであるWindows 11やmacOSでは、ネットワーク上の機器を自動認識する機能が向上していますが、詳細な設定や独自の機能を利用するにはメーカー公式サイトから最新のドライバーを入手するのが最短の解決策となります。

この記事でわかること3点

1. Windows 11 / Mac それぞれの具体的な印刷設定手順
2. 印刷できない、オフラインになるといったトラブルの解消法
3. 設定の苦労や不具合を根本から回避するための最新複合機リースの選び方

複合機・コピー機業界歴10年 / 複合機NAVIマネージャー

高山 和浩

複合機・コピー機の導入支援およびオフィス最適化に携わり10年 。これまで1,200社を超えるお客様の課題解決をサポートしてきました。
単なる機器の販売・リース契約に留まらず、企業のコスト削減シミュレーションから、導入後の保守トラブルゼロを目指した運用管理、最新のペーパーレス化（DX）推進まで、オフィス環境全般のコンサルティングを信条としています 。
現場で培った「忖度のない機種選定基準」と「業界の裏側まで知り尽くした適正コストの知識」を軸に、利用者にとって真に役立つ情報を中立的な立場から分かりやすく解説します 。

パソコンからコピー機へ印刷を指示するには、使用しているPCのOSに適合した「プリンタードライバー」を正しくインストールしなければなりません。

プリンタードライバーとは、PC内のデジタルデータを複合機が理解できる言語に翻訳するための橋渡し役を担うソフトウェアのことです。 これがない状態では、たとえLANケーブルやWi-Fiで物理的に繋がっていたとしても、PC側から印刷の命令を送ることはできません。 特にオフィスで共有される業務用複合機の場合、メーカーの公式サイトから型番に合った最新版をダウンロードして導入するのが、失敗を防ぐための鉄則です。

Windows 11 でのプリンター追加手順

Windows 11を搭載した最新のPCでは、コントロールパネルまたは「設定」アプリからプリンターの追加を行います。

Microsoftのサポートによれば、ネットワーク上のプリンターが自動的に検出されない場合は、手動で「IPアドレスまたはホスト名を使用してプリンターを追加する」という選択肢を選ぶことで、確実に接続を確立できます。 この際、事前にメーカーサイトからダウンロードしておいたドライバーファイルを指定することで、複合機固有の高機能な印刷オプション（ホチキス留めやパンチ穴開けなど）が利用可能になります。

Mac でのプリンター追加手順

macOSを使用している場合は、「システム設定」内の「プリンターとスキャナ」から設定を進めます。

多くの最新複合機はAirPrintに対応しているため、同一ネットワーク内にあれば「＋」ボタンを押すだけで追加可能です。

しかし、細かい画質調整やセキュリティプリント機能など、業務で不可欠な機能を使いたい場合には、やはりメーカー専用のドライバーをインストールした上で、プロトコルに「LPD」や「IPP」を選択して手動追加する方法が推奨されます。

【複合機専門家のワンポイント】

「PCから印刷できないトラブルの約4割は、OSアップデートに伴うドライバーの不整合です。手動設定よりも、メーカーが提供する『一括インストールツール』を使う方が初心者でも失敗がありません。」

印刷できない・設定が認識されない原因と対処法

印刷ボタンを押しても反応がない、あるいは「オフライン」と表示される場合、その原因の多くはネットワーク接続の不備やIPアドレスの競合にあります。

まずは、PCと複合機が同じWi-Fiルーターやネットワークハブに接続されているかを確認してください。 特にオフィス環境では、複数のネットワーク（ゲスト用Wi-Fiなど）が存在することがあり、接続先が異なると互いに認識できません。 また、接続が頻繁に切れる場合は、複合機側のネットワーク設定で「IPアドレスを固定（静的IP）」に設定し、ルーターの再起動などでアドレスが勝手に変わらないように対策することが、運用の安定に繋がります。

設定の難しさや頻発する不具合に悩まされているなら、それは機器の性能やサポート体制が現在のビジネス環境に合っていないサインかもしれません。

最新の業務用複合機であれば、クラウド連携によるドライバーのドライバー配布の自動化や、メーカー提供の管理ツールによる一括アップデート機能、遠隔でのリモート保守機能が標準搭載されています。

初期設定の煩わしさから解放されるだけでなく、万が一印刷できなくなった際も、プロの保守スタッフがすぐに対応してくれるため、管理担当者が貴重な時間を設定作業に奪われることもありません。

Q. スマホからもPCと同じように印刷設定が必要ですか？

A. スマホの場合、専用のアプリ（Print Utilityなど）やOS標準機能（AirPrint / Mopria）を使用します。PCのように複雑なドライバー導入は不要なケースが多いですが、複合機がスマホと同じネットワークに接続されている必要があります。

Q. ドライバーをインストールしたのに、白黒でしか印刷できません。

A. カラー複合機であっても、ドライバー側の「カラー/白黒」の既定設定が白黒になっている、あるいはドライバーの種類が「Universal Driver（汎用）」になっている可能性があります。メーカー公式サイトからその機種専用の「PCL6ドライバー」や「専用インストーラー」を入れ直すことで解決します。

パソコンからコピー機への印刷設定は、正しいドライバーの選択とネットワーク環境の最適化によって、スムーズに完了させることができます。

しかし、オフィスの環境やPCの台数、OSの種類によって最適な設定方法は細かく変わります。

「設定がうまくいかない」「今の機種は管理が大変だ」と感じている場合は、自社の環境に合わせた機種選定とサポートが受けられる「新品リース・現金一括購入の活用」が、将来的な失敗を回避する最も合理的な選択となります。

まずは現在の利用状況を整理し、プロの提案を比較することから始めてみてはいかがでしょうか。

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※本記事に記載の手順や設定値は、一般的な環境を前提としています。ご使用のPC環境、OSのバージョン、複合機の型番により細部の操作が異なる場合があります。具体的な設定不備による機器の故障やデータ損失について、弊社は責任を負いかねます。詳細は各メーカーのサポート窓口や保守担当者へご確認ください。