複合機を導入するメリットと選び方


複合機とは、コピーだけではなく、プリンター、FAX、スキャナーなど数多くの機能を搭載した印刷機器のことを指します。かつてはそれぞれの機能ごとに別々に機器を用意する必要がありましたが、一台でまかなえる複合機の登場により省スペース・省コスト・省電力が実現しました。
このページでは複合機の便利な機能、導入するメリット、選び方について解説いたします。

【目次】
複合機の便利な機能
複合機を導入するメリット
複合機の選び方
業者を選ぶポイント
まとめ

コピー機能・プリンター機能

紙から紙へ情報を複写するコピー機能は、プリンター機能にその座を奪われつつあります。ビジネスにおけるデジタル化の波は、オフィスの環境を一変させました。いまや、パソコンは一人に一台の時代です。メールをはじめとした電子文書がインターネットを介して交わされ、パソコンからダイレクトに出力されるようになりました。

FAX機能・スキャナー機能

家庭用の電話機にもFAX機能が付いたものがありますが、オフィスでは複合機に搭載されているFAX機能を使うケースがほとんどです。紙の文書を送受信するのはもちろん、パソコンの操作でデータを直接FAXで送信したり、指定したフォルダに格納して外から確認することも可能です。

現在は、FAX機能もそれ単体で使用されることは少なくなりました。FAX機能でスキャンした書類をデータ化し、相手方のパソコンへ通信網を利用して送信するなど、スキャナーとしての役割に比重が置かれています。紙の文書や書類をスキャナー機能で電子化し、PDFやJPEGなどの形式に変換してメールで送信したり、電子データとして社内で共有するなど、紙媒体の状態ではできなかった情報活用が可能になりました。

複合機の機能が多様化するにつれ、機種を選ぶ際には指針となるポイントが必要です。複合機に求めるメリットの面から、オフィスに最適な機種を絞り込んでいくのも選ぶコツです。

スペースの有効活用

コピー、プリンター、FAX、スキャナーなど、多くの機能が一つのボディーにコンパクトに収納されているのが複合機です。スリムな複合機によってオフィスのスペースを有効活用できることが第一のメリットです。

省エネ性能でオフィスの光熱費の削減に

複合機は消費電力の削減に大きく貢献しています。業務時間内は電源を入れっぱなしにしていることが多いと思いますが、待機時間は案外長く、その間の消費電力は無駄になります。そこで賢く利用したいのが、複合機の省エネモード機能です。省エネモードとは、複合機を稼働させていない時の消費電力を抑える機能です。設定により、電力を抑えた状態を自動的に維持できます。

業務のスピードアップ

スペックの高い複合機になると1分間に70枚〜80枚の印刷ができる高速印刷や、一度フィーダーに原稿を取り込めば一瞬で紙の両面にプリントする両面印刷機能、また、会議資料などの冊子の折りや綴じを自動で行ってくれるフィニッシャー機能などは、業務のスピードアップに便利な機能です。

デジタルデータの活用

現代の複合機はインターネット環境に対応しています。紙の文書をスキャンして電子化し、相手のパソコンに直接メールで送信することが可能なほか、クラウド上のフォルダにデータを保存し、全社で情報を共有できるようになりました。

複合機を選ぶときは、これまでに挙げた機能やメリットのほか、下記の要素もしっかり考慮するようにしましょう。

適切な印刷速度を選ぶ

複合機の性能は印刷速度によってグレードが分けられます。印刷速度によってリース料金も変わってきますので、オフィスで必要とする印刷枚数を見積りましょう。
必要な印刷速度は、複合機の月間使用枚数に応じて決まってきます。月間使用枚数と、必要な印刷速度(1分間あたりの複写枚数)の目安を以下にまとめましたので、参考にしてみてください。

*月間使用枚数3,000枚以下:20~30枚/分
*月間使用枚数3,000~6,000枚:35~45枚/分
*月間使用枚数6,000~8,000枚:45~55枚/分
*月間使用枚数8,000~10,000枚:55~65枚/分

印刷速度が速い機種のほうがストレスなく使えますが、価格が高くなり、本体のサイズも大きくなります。コストパフォーマンスを重視するなら、必要以上に印刷速度の速い機種を選ばないようにしましょう。

印刷物の質が重要なら9,600dpi×1,200dpiなど高解像度の機種を選ぶ

複合機の画質は、読み取りとプリントの解像度や、印刷方式に左右されます。現在主流の業務用レーザー複合機の解像度は最低でも600×600dpi以上なので、一般的な業務で使用する上では十分です。写真を含む印刷物をきれいに印刷したい場合は9,600dpi×1,200dpiなどの高い解像度の機種を選択するとよいでしょう。
メーカーによって発色の特徴などが変わりますので、各メーカーの特徴も調べておきましょう。

リース料金とカウンター保守料金

同じ機種であれば費用が安いにこしたことはありません。
業務用の複合機の場合、リース料金のほかに、定期的なメンテナンスのためにカウンター保守というタイプの保守契約を結ぶことになります。カウンター保守契約では、月々の印刷枚数に応じた料金を支払うことで、修理代やトナー代が不要になります。リース料金が安くてもカウンター保守料金が高い場合があるため、両方の金額を確認するようにしましょう。

また、購入したトナーが切れるまでは無料で修理してもらえる、キット保守という保守契約もあります。トナー代金は高くなりますが、印刷する枚数が少なめ(月500枚以下)の場合はキット保守のほうがカウンター保守よりお得になる可能性があります。ただし、キット保守に対応しているコピー機は少なく、多くがモノクロ印刷しかできないため、基本的にはカウンター保守を利用することになります。カウンター保守でも料金は業者によって異なりますので、複数の業者を比較してみることが重要です。

操作パネルの使いやすさ

複合機はタッチ式のパネルで操作します。いくら高性能な機種でも、使いこなせなければ意味がありません。タッチパネルの大きさは十分か、ボタンが多すぎて分かりにくくないか、基本的なコピーやスキャンはシンプルな操作でできるか、といったポイントをチェックしましょう。

通信機能やクラウド対応の有無

高機能な複合機の中には通信機能やクラウド対応機能がついた機種があります。スキャンした文書をクラウド上のストレージに直接保存する、クラウド上のファイルをそのまま印刷する、といった使い方ができます。FAXで受信した文書をそのまま自分のパソコンで確認する、といったこともできるため、働き方の幅が拡がります。

サポート体制が充実していて実績のあるリース業者を選ぶ

複合機のリース期間は3年~6年です。その間にはトナーの交換が必要ですし、メンテナンスも必要です。サポート体制が充実していない業者と契約してしまうと十分な補償を受けることができませんので、定期メンテナンスなどのサポートに秀でたリース業者と契約するようにしましょう。

また、リース契約の途中で業者が倒産してしまうとサポートも受けられませんし、リース契約の更新もできません。資本金の額や上場の有無、創立してからの年月、利用者の口コミなどを調べて、経営状態が安定していて実績のあるリース業者を選びましょう。

一括見積りを活用する

同程度のスペックの機種でもメーカーによって金額は変わりますし、同じ機種でもリース業者によってリース金額は異なります。リース業者に希望のスペックを伝えて各メーカーの一括見積りを取り寄せたり、複数の業者に見積りを依頼して、最もお得なリース業者を見つけましょう。

営業マンに相談する

自社のオフィスに最適な機種がよく分からない場合などは遠慮なく営業マンに相談してみてください。複合機の専門家におすすめの機種を紹介してもらうほうが失敗を避けられるでしょう。また、営業マンの対応の早さや丁寧さを見れば、業者の信頼性も判断できます。

サポート体制が充実していて信頼できる業者を探すための3つのポイントをご紹介します。

一括見積りが可能かどうか

複合機を扱っているメーカーはたくさんあるため、メーカーと直接やりとりをするのはなかなか大変です。様々なメーカーの複合機を取り扱っている業者を通じて、各メーカーからの一括見積りを取り寄せれば手間を省くことができるでしょう。業者の営業マンは日頃からプロの厳しい目で各メーカーの機種を吟味しているので適切なアドバイスをもらうこともできるでしょう。

メンテナンスが充実しているか

保守・メンテナンスにおいて満足のいくサービスを提供してくれるかどうかは重要な選定ポイントです。複合機は常に故障のリスクにさらされています。緊急時に素早くメンテナンス対応してくれる業者を選びましょう。

販売実績が多数ある

実績のある・なしは、信頼性において格段の違いがあります。販売実績のある業者は大手の複合機メーカーから公認されており、価格競争力においても他社をしのぐ実力を持っています。

ランニングコスト

複合機のリース料金やカウンター料金は各社が独自に設定しています。ランニングコストを削減するためには安値で設定している業者を選ぶとよいでしょう。

複合機は、従来は別々に存在していたコピー機やプリンター、FAX、スキャナーなどの便利な機能が一台にコンパクトにまとめられた機械です。複合機のスリムなボディーがオフィスにおけるスペースの有効利用を促し、電源の一元化により消費電力の大幅な削減を実現しました。複合機はその進化の過程で、ネットワーク対応という機能も加わりました。これにより、複合機はパソコンと連動してメール送信やダイレクト出力、スキャナーを使用した紙の文書や原稿のデータ化、さらには電子化による社内情報の共有化などを実現しました。

複合機を導入するということは、オフィス環境を変え、働く人々の業務形態にも影響を及ぼします。複合機NAVIではお客様のご利用環境やご要望に応じて最適な複合機・コピー機をご提案させていただいております。複合機・コピー機の導入や入れ替えをご検討の方はぜひお気軽にお問い合わせください。

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