複合機の豆知識|導入のメリット・リースのポイント


オフィス環境のデジタル化の進展に伴い、複合機はパソコンと共になくてはならない存在となりつつあります。コピー機の進化形というイメージがありますが、複合機の機能は高度な変化を遂げています。ここでは、それらの機能について正確に把握していきましょう。

【目次】
*複合機の豆知識|便利な機能について
*複合機を導入するメリット
*人気のゼロックスの複合機もリースで導入がおすすめ
*リース契約で複合機導入するメリット
*業者を選ぶ際のポイント
*まとめ

複合機の基本的機能は、紙から紙へ複写するコピー機能、パソコンから文書や画像データなどを紙に出力するプリンタ機能です。そして、これにFAX機能、スキャニング機能などが加わり、スマートな筐体にコンパクトにまとめられたものが複合機です。

コピー機能・プリンタ機能

紙から紙へ情報を複写するコピー機能は、プリンタ機能にその座を奪われつつあります。ビジネスにおけるデジタル化の波は、オフィスの環境を一変させました。いまや、パソコンは一人に一台の時代です。メールをはじめとした電子文書がインターネットを介して交わされ、パソコンから文書データがダイレクトに出力されるようになりました。

スキャン機能

FAX機能もそれ単体で使用されることは少なくなりました。FAX機能でスキャニングした書類をデータ化し、相手方のパソコンへ通信網を利用して送信するなど、スキャナーとしての役割に比重が置かれています。

紙の文書や書類をスキャン機能で電子化し、PDFJPEGなどの形式に変換してメールで送信したり、電子データとして社内で共有するなど、紙媒体の状態ではできなかった情報活用が可能になりました。

複合機の機能が多様化するにつれ、機種を選ぶ際にも指針となるポイントが必要です。ここでは複合機を導入するメリットについて、色々な側面から見てみましょう。

スペースの有効活用

コピーやプリンタ、FAX、スキャナーなど、多機能が一つのボディにコンパクトに収納されているのが複合機です。スリムな複合機はオフィス家具のスキマにすっぽり収まるため、スペースを有効活用できるようになりました。

省エネ性能でオフィスの電気料金の削減に

複合機は消費電力の削減に大きく貢献しました。業務時間内は、ほとんど電源は入れた状態になっているのが当たり前の複合機です。待機時間は案外長く、その間の消費電力は無駄になります。そこで賢く利用したいのが、省エネモード機能です。省エネモードは、複合機を稼働させていない時の消費電力を抑える機能です。設定により、自動的に電力を抑えた状態を維持できます。

業務効率の向上・スピードアップ

高速印刷や、一度フィーダーに原稿を取り込めば一瞬で紙の両面にプリントする両面印刷機能もあります。また、会議資料などの冊子の折りや綴じを自動で行うフィニッシャー機能などが搭載されているため、業務効率の向上と作業のスピードアップがかないます。

電子化文書の活用が可能に

現代の複合機はネットワーク対応が大前提となっています。紙の文書をスキャニングして電子化し、インターネットを介して相手のパソコンに直接、メールで送信することが可能です。他にも、クラウド上のフォルダにデータを保存し、全社で情報を共有できるようになりました。

各メーカーが高機能の複合機を数多く取り揃えていますが、その中でもゼロックスの複合機は高い人気を誇っています。トップの事務機器メーカーが投入する最新の複合機を導入したいとお考えの方は、リース契約でゼロックスの機種を導入するという方法も選択肢に加えてみてはいかがでしょう。

ここでは、リース契約で複合機を導入するメリットについて、2つの点から見てみましょう。

初期費用の削減

リース契約で業務用の複合機を導入すれば、初期費用が低減できるといったメリットがあります。リース契約では月々定額のリース料を支払えば、導入時に高額なコストがかかることはありません。

経費計上ができる

リースは月々リース料金を支払うため、税務上定められた期間であれば帳簿上は全額経費として計上できます。

リース契約であればコピー機の所有権は基本的にリース会社にありますので、固定資産税や減価償却費を負担する必要がなく、複数のコピー機を導入した場合でも税金が増えることはありません。

昨今では、複合機を取り扱っている業者も数多く存在します。サポート体制が充実していて信頼できる業者を探すためには、選定する際に抑えておきたいポイントがあります。ここでは3つの観点から、どういう業者が選ばれているかご紹介しましょう。

一括見積りが可能かどうか

各メーカーの営業の方と見積りのやり取りをする時間が、なかなかとれないこともあるかもしれません。そこで様々なメーカーの複合機を取り扱っている業者を通じて、各メーカーからの一括見積りを取り寄せられれば、いらぬ手間を省くことができるでしょう。さらに、業者の営業の方は職業上、常日頃からプロの厳しい目で各メーカーの機種を吟味していますから、導入するにあたっては適切なアドバイスを貰うこともできるでしょう。

メンテナンスが充実しているか

メンテナンス及び保守において、満足のいくサービスを提供してくれるかどうかは重要な選定ポイントです。コピー機は常に稼働させている機器ため、いつも故障のリスクに晒されています。いざという時に複合機に不具合が生じては、業務に支障をきたしてしまいます。

緊急時でも素早くメンテナンス対応してくれる業者なら、信頼して長く付き合うことができるでしょう。

販売実績が多数ある

実績のあるなしでは、信頼感において格段の違いがあるものです。業者を選ぶ上で、販売実績が多い会社であれば、それだけ顧客に支持されている証しにもなります。販売実績のある業者は大手の複合機メーカーから公認されており、価格競争力においても他者を凌ぐ実力を持っています。複合機の導入をお考えなら、販売実績のある業者に相談してみてはいかがでしょう。

ランニングコスト

複合機のカウンター料金は各社が独自に設定していますから、ランニングコストを削減するためには安値で設定している業者を選ぶと良いでしょう。 

複合機は、従来は別々に存在していたコピー機やプリンタ、FAXやスキャニングなどの便利な機能が一台のボディにコンパクトにまとめられた機械です。複合機のスリムなボディがオフィスにおけるスペースの有効利用を促し、電源の一元化により消費電力の大幅な削減を実現しました。

複合機はその進化の過程で、ネットワーク対応という機能も加わりました。これにより、複合機はパソコンと連動してメール送信やダイレクト出力、スキャナーを使用した紙の文書や原稿のデータ化、さらには電子化による社内情報の共有化などを実現しました。

複合機を導入するということは、オフィス環境を変え、働く人々の業務形態にも影響を及ぼします。

複合機NAVIではお客様のご利用環境やご要望に応じて最適な複合機・コピー機をご提案させていただいております。複合機・コピー機の導入や入れ替えをご検討の方はぜひお気軽にお問い合わせください。

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