複合機・コピー機のコラム
「複合機販売会社から更新や入れ替えの提案が来たが、5年前の契約時と内容がほとんど変わっていない」「ペーパーレス化で印刷枚数は減っているのに、なぜ料金は安くならないのか？」
2026年現在、こうした疑問を抱く総務担当者は少なくありません。結論から言えば、月間印刷枚数が500枚程度の小規模オフィスにおいて、従来の「高額リース＋カウンター料金」という組み合わせは、もはや最適な選択肢ではありません。2025年以降に普及したサブスクリプション型や、最新の一括購入モデルへ移行することで、5年間の総コスト（TCO）は30%以上削減できる可能性があります。
この記事を読めば、複合機の見積書にある「一式」の正体が分かり、営業担当者の提案が自社にとって適正かどうかを自分自身で判断できるようになります。もう複合機の価格比較で検索を繰り返して時間を浪費する必要はありません。
【この記事のまとめ】
複合機・コピー機業界歴10年 / 複合機NAVIマネージャー
高山 和浩
複合機・コピー機の導入支援およびオフィス最適化に携わり10年 。これまで1,200社を超えるお客様の課題解決をサポートしてきました。
単なる機器の販売・リース契約に留まらず、企業のコスト削減シミュレーションから、導入後の保守トラブルゼロを目指した運用管理、最新のペーパーレス化（DX）推進まで、オフィス環境全般のコンサルティングを信条としています 。
現場で培った「忖度のない機種選定基準」と「業界の裏側まで知り尽くした適正コストの知識」を軸に、利用者にとって真に役立つ情報を中立的な立場から分かりやすく解説します 。
複合機の導入にかかる値段は、導入方法により大きく異なります。一般的な25枚機（分速25枚前後の中速機）を導入する場合、2026年現在の市場相場は以下の通りです。
【導入方法別の価格相場と特徴（2026年版）】
| 項目 | リース契約 | サブスクリプション型 | 一括購入 |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 0円 | 0円〜3万円程度 | 80万円〜150万円 |
| 月額費用 | 7,000円〜15,000円 | 10,000円〜（保守・トナー代込） | 0円（保守料別途） |
| ランニングコスト | カウンター料金（従量制） | 定額（上限枚数あり） | カウンター料金またはトナー購入 |
| 会計処理 | 資産計上（原則） | 全額経費（オフバランス） | 資産計上（10万/30万未満は例外あり） |
| 保守体制 | メーカー/代理店保守 | パッケージ型保守 | 別途保守契約が必要 |
| 所有権 | リース会社 | レンタル・提供会社 | 自社 |
また、経理責任者として見逃せないのが会計処理の違いです。一括購入は資産計上（減価償却）が必要ですが、サブスクリプション型は原則として全額『経費』処理が可能であり、キャッシュフローの柔軟性を求めるスタートアップにとって財務上のメリット（オフバランス）も大きくなります。
複合機の値段とは、単なる「本体価格」のことではありません。「初期費用」「月額固定費」「印刷枚数に応じた従量課金」の3つを統合した「5年間の総保有コスト（TCO）」で考えることが、2026年のビジネスにおける鉄則です。
ただし、これらはあくまでカタログ上の一般的な相場です。実際の導入費用は、貴社の設置環境や枚数条件によってさらに安くなる可能性があります。
結論、相場を知るだけでは損をします。貴社の条件で「今、一番安いプラン」を複数メーカーからまとめて取り寄せましょう。
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5年前、あるいは10年前から続く「リース契約 ＋ カラー1枚15円 / モノクロ1枚1.5円」といった契約形態は、2026年のオフィス実態と大きく乖離しています。
最大の理由は、電子取引データの保存義務化、および普及したスキャナ保存への移行による印刷枚数の激減です。私が直近で相談を受けたスタートアップ50社のうち、約8割が「以前より印刷枚数が半分以下になった」と回答しています。印刷枚数が減れば、本来コストは下がるはずですが、従来の契約には「最低基本料金」という罠が潜んでいます。
【複合機専門家のワンポイント】
「見積書の『カラー1枚12円』という低単価に騙されてはいけません。2026年現在、多くのリース契約には『月間最低請求額（例：3,000円）』が設定されています。例えば月間50枚しか刷らないオフィスなら、実質的なカラー単価は60円にまで跳ね上がります。これはもはや、印刷コストではなく『持っているだけでかかる税金』と同じです。まずは直近3ヶ月の検針票で、1枚あたりの『実質単価』を計算してみてください。」
料金差は本体だけでなく、条件と保守体制で出ます。安さだけで選んで「保守拠点が遠くて修理に2日かかる」といった失敗を避けるためにも、同条件で複数社の見積もりを横並び比較することが不可欠です。
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印刷枚数が減った現代、どの導入方法が「正解」かは、月間のボリュームによって明確に分かれます。2026年の最新トレンドを踏まえた最適解は以下の通りです。
月間印刷枚数が500枚以下の企業では、本体価格を月額費用に含み、かつインク・トナー代が定額の「サブスクリプション型」が圧倒的に有利です。
サブスクリプション型が安価な理由は、2025年以降、メーカーが「ハードの売切利益」ではなく「クラウドサービスとインクの継続利用」に収益モデルをシフトしたためです。特に小規模オフィス向けモデルでは、ネットワーク経由での自動検針と消耗品配送の効率化により、運用コストを抑えることで低価格を実現しています。
リースの審査が不要なケースも多く、ITスタートアップや士業事務所に最適です。
キャッシュフローに余裕があるなら、一括購入が最も安上がりです。
2026年、高額な「高速印刷（分速）」に投資する必要はありません。電子帳簿保存法対応で重要なのは印刷速度ではなく、スキャナの「重送検知（マルチフィード検出）」と、クラウド連携による「AI自動ファイル命名」機能です。これらが備わっていれば、分速は20枚程度の標準モデルで十分、事務工数は劇的に削減できます。
「足（印刷速度）」ではなく「目（スキャナ性能）」に予算を割くこと。これこそが2026年のコスト削減の鍵です。
大量印刷を行う場合は、依然として新品のリース契約が最強です。枚数が多いほど「カウンター単価」の交渉力が強まり、大手メーカーの高品質な保守を安価に享受できるスケールメリットが最大化されます。
導入枚数や用途に合わせて、主要メーカーの最新モデルから貴社に最適なプランを提案してもらいましょう。
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見積書に「複合機導入費用 一式」とだけ書かれている場合、そこには営業利益が厚く盛られている可能性があります。以下の5項目を具体的に質問し、見積もりを解体してください。
「カウンター料金の最低請求額は何円（何枚分）ですか？」
印刷ゼロでも発生する「固定費」をあぶり出します。
「5年間のリース料総額（月額×60回）はいくらですか？」
その上で、「2026年の金利上昇に伴う、半年後の料率見直し条項はありますか？」と確認してください。
「保守拠点は、弊社所在地から半径何km圏内にありますか？」
安価な地方ディーラーの場合、故障時にエンジニアが到着するまで半日以上かかるリスクがあります。
「トナーの配送費や廃トナーボックスの回収費用は含まれていますか？」
後から請求される「隠れコスト」をあらかじめ確認します。
「AI-OCRの月額基本料だけでなく、処理枚数に応じた追加従量料金は発生しますか？」
電子帳簿保存法対応のための機能が、本体代とは別になっているケースが多いです。
【複合機専門家のワンポイント】
「安すぎる見積もりには必ず理由があります。私が知る失敗例では、本体価格を極限まで下げる代わりに、カウンター料金を相場の1.5倍に設定し、かつ保守を『電話サポートのみ（訪問は実費）』にしているケースがありました。複合機は導入してからの5年間が本番です。『安さ』の正体が、単なるスペックダウンなのか、それとも保守の質を削ったものなのかを見極めてください。」
使い方：このセクションをスクリーンショットして、スマホに保存してください。営業担当との商談時にそのまま使えます。
A. 2026年現在、中古複合機は「本体代は安いが、保守料金が高い（あるいは加入できない）」という傾向が強まっています。部品の供給期限が切れているリスクもあるため、メイン機として使うなら、保証が手厚い「リファービッシュ品（メーカー再生機）」を検討してください。
A. 月間500〜1,000枚印刷の場合、月額8,000円〜12,000円程度がボリュームゾーンです。ただし、ここにカウンター料金やオプションソフト代が加算されるため、支払総額で比較することが重要です。
2026年の複合機選びにおいて、最も重要なのは「過去の慣習」に縛られないことです。 印刷枚数が減り、DX化が加速した今、「どの機種が自社にとって最もコストパフォーマンスが良いか」は、個別条件（枚数・用途・エリア）によって1社ごとに異なります。
情報収集だけで終わらせてしまうと、結局営業担当に言われるがまま、数年間にわたる高額なリース料を払い続けることになりかねません。失敗しない導入、そして最大級のコスト削減を実現するために、まずは無料の一括見積りで「自社だけの適正価格」をその目で確認してください。
判断材料は揃いました。最後は見積もりで条件を揃えて比較すれば、貴社の迷いは終わります。
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