コピー機・複合機のメンテナンス方法と長持ちする選び方


コピー機や複合機というのは、機械なので使い方やメンテナンス方法によって、寿命が大きく異なります。コスト削減のためにも、できる限り長く使いたいものですよね。ここでは、コピー機や複合機を長持ちさせるためのポイントや、長もちするコピー機の選び方などについて、詳しくご紹介します。自分にぴったりの1台を選んでみましょう。

【目次】
*コピー機や複合機を長持ちさせるメンテンス
*メンテナンス方法はマニュアルを確認
*メーカーメンテナンスが受けられる保守契約を
*長持ちするコピー機や複合機の選び方
*コピー機や複合機は必要最低限の機能で選ぶ
*まとめ

コピー機や複合機は印刷枚数で寿命が変わる

コピー機や複合機は、企業やオフィス、お店などで、もはや欠かすことのできないオフィス機器ですが、どれくらいで寿命がくるかご存じでしょうか。コピー機や複合機は決して安い買い物ではありません。

大きな会社ともなれば1台では足りず各フロア、各部署に置く必要も出てきます。一般的には、総コピー枚数を寿命の目安とされており、低速機で18万枚ほどが目安で、耐用年数は5年ほど。しかし、実際には印刷枚数と設置する場所によって大きく変わってくるのです。

印刷しないことで長持ちさせる

コピー機などの寿命は、出力を行うことで部品にダメージを与え、少しずつ劣化します。スペック以上の大量印刷を頻繁に行えば、寿命をすぐに迎え、必要最小限の印刷であれば、それだけ長く使用できることになるでしょう。機械の導入時にその会社の月間印刷枚数、ニーズに合わせて機種を選ぶことが最も大切ですが、何でもかんでも印刷しておくという習慣がある場合は正しておく必要があります。

例えば、社内で回す回覧資料などの場合は、スキャンだけしてデータ化するなど、わざわざ印刷せずに、データ化して保存するようにしてみてはいかがでしょうか。ペーパーレスになれば、コストも削減することが可能なうえに、機械としてもずっと使うことができますので、社員と考え方を共有して上手に付き合うようにしましょう。

設置場所や扱い方法について理解を深める

導入後は、機械に無理な負荷をかけないようにしなければなりません。湿気やホコリ、直射日光などを嫌いますので、スペースのある清潔な場所で利用するようにしてください。長く使うためには、マニュアルを読むことが重要です。リースやメンテナンス契約により業者に任せてしまうだけではなく、設置場所の注意事項やお手入れの方法など、きちんと把握することができます。

特に、注意や危険、警告などが発生すると故障の原因になりますので扱いには十分注意しましょう。機械の手入れを定期的にすることも大事なポイントですが、これは素人にはできませんので、業者に依頼することになります。

会社やオフィスの業務に必要になるからと購入した複合機なので、できる限り長く使いたいものです。そのために、導入したら最初にマニュアルをきちんと読み込みましょう。マニュアルには、設置場所やお手入れ方法など、長く使うためのポイントが記載されています。きちんと読み込んで、実行するようにしてください。

日常的なメンテナンスとして、原稿を置くガラス台、原稿台カバーの裏面などが汚れていると、スキャンやコピーが読み込めず汚くなってしまうことがありますので、きれいに保つよう心がけましょう。また、機械自体に自動清掃機能が付いていることがありますので、「出力したものに筋が入っている」「画像などが汚く不均一に抜けている」という現象になる場合には、内部が汚れている可能性が高いです。この自動清掃機能を利用してクリーニングを定期的に行いましょう。

保守契約方式とは

複合機やコピー機を購入、あるいはリース契約を結ぶ際、ほとんどの場合、リース契約とは別に保守契約を結ぶことで利用期間中にメンテナンスを受けることができます。保守契約とは、機械の出力トラブルなどに対し、スタッフを派遣して修理するサービスを受ける契約のことをいいます。カウンター方式、キットトナー方式、スポット方式などの形態があり、一般的にはカウンター方式となります。

それぞれの特徴

カウンター方式とは、コピーやFAX、プリント出力するごとに1カウントされ、料金が加算される方式です。カウンター料金には、印刷料、出張費やトナーと部品代、部品交換費などが含まれます。出力枚数が多い会社などにおすすめの保守契約になります。修理にかかる支払いはなく、月間印刷枚数が抑えられれば「コストが安く済む」「トナーが無料支給される」というメリットがあります。

ただし、予想外の大量印刷や、逆にあまり印刷をしない場合などには費用が割高に感じてしまうこともあるかもしれません。利用頻度が少ない会社では、キットトナー方式が適しており、メンテナンス契約が付いたトナーを購入すれば使用中はサービスを受けることができるでしょう。また、スポット方式はトラブル発生時に都度払いで受ける保守サービスです。

自社に合った複合機を選ぼう

複合機などのオフィス機器は、会社やオフィスの立ち上げ段階で必要経費の中に組み込まれる対象となりますので、その企業や会社に最も適した商品を購入する必要があります。しかし、知識のないまま購入してしまうと、「実はもっとその場にあった商品があったかもしれない」という結果にもなりかねません。

そのため、しっかりと自社に合ったコピー機や複合機を選ぶ必要があるでしょう。価格やスペックだけを見て買ってしまっている場合は、今一度選び方についてきちんと理解することをおすすめします。

月間印刷枚数が重要

まず、選び方の基本として月間印刷枚数が何枚なのかを把握しましょう。機器の値段の違いとなるポイントは、印刷スピードです。1分間に印刷できる速度が速ければ速い程、高額な機器となり、遅ければ比較的低価格に設定されています。

速いということはハイスペックの一つの判断になります。しかし、月間印刷枚数を算出した場合、そこまでの機能を要しないと判断されたら、それはオーバースペックになってしまう恐れがあり、高い買い物となってしまいかねません。

コピー機や複合機器を選ぶ際には月間印刷枚数がキーポイントですが、その他にも、その会社や企業、お店や事務所によって求められる機能が異なりますので、必要な機能がちゃんと付いた商品かどうかの確認もするようにしましょう。

基本的に、大きな機能の差はありません。主にカラーやモノクロ印刷、FAXの送信、スキャナー、データ送信などの機能があります。現代において、拡大縮小、両面印刷などはほぼ当たり前に搭載されているので気にする必要はありません。

ただし、家庭用とは異なりビジネスで使う機械になると、使えると思っていた機能がないだけで、仕事の稼働率も悪くなってしまいます。必要な機能が搭載されていることを確認することが大切です。高い費用を出して導入した意味が薄れてしまう場合もありますので、仕事の目線で機能について契約前に確認を怠らないようにしましょう。

コピー機や複合機は、必要なスペックにあったものを購入して、適切に使用することで長期間使うことが期待できます。逆に適当に選んでしまって、用途とあっていないと一般的な耐用年数である5年を下回る恐れがあるでしょう。購入の段階から、印刷枚数や機能を意識して選び、定期的なメンテナンスを怠らず、長期間使い続けられるよう心がけることが賢明です。

複合機NAVIではコピー機・複合機の導入後のメンテナンスも最高品質のメンテナンスをご用意しております。コピー機・複合機を導入の際に、メンテナンス面が気になるという方もぜひお気軽にご相談ください。

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