コピー機・複合機の便利な機能で業務効率化

コピー機・複合機にはあらゆる便利な機能がありますが、使い方を知らず使いこなせていない方も多いかもしれません。ただ紙をコピーしたりプリントしたりするだけがコピー機・複合機の役割ではありません。
ここでは、コピー機・複合機を満遍なく使用するための便利な機能をいくつかご紹介します。

【目次】
＊異なるサイズの原稿を一度にコピーできる「混載原稿」
＊複数の原稿を1枚の紙に集約できる「集約印刷」
＊複数人分の資料作りに便利！紙を順番に並べる手間が省ける「ソート機能」
＊不正コピーで地紋が浮かび上がる「地紋印字機能」
＊手書き文字や印刷物の画像をデジタル文字として読み込める「OCR機能」
＊インターネット回線を使用したFAX機能「インターネットFAX」
＊まとめ：コピー機・複合機の使い方次第で業務効率の改善や経費削減に繋がる

昔のコピー機はサイズの異なる原稿を一度にコピーできず、サイズごとにコピーしなければいけませんでした。しかし、現在は混載原稿機能を使用することで,
A4サイズの原稿にA3サイズの原稿があっても、それぞれのサイズで印刷したり全て同じサイズで印刷できます。

2 in 1印刷や4 in 1印刷（集約印刷）は、複数ある原稿を1枚の紙に集約して印刷できる機能です。
例えば4 in 1印刷の場合、通常であれば4枚印刷することになりますが、4 in 1印刷機能を使用すると1枚の紙に集約されますので紙を3枚節約できます。ただ、1枚の紙に集約するということは元の原稿よりも縮小される場合がありますので、使い方には注意が必要です。

ソート機能は、プレゼンや会議などの資料作りに活躍する機能です。10ページで構成された原稿を20人分コピーする時、はじめに1ページ目を20人分印刷してから2ページ目へと移ります。しかし、ソート機能を使えば1ページ目を最初に20人分印刷せず、1ページから10ページまでを順番に印刷しその後再び1ページ目に戻ります。わざわざ順番に並べる手間が省け、業務の効率を上げられるのがソート機能の優れた点です。

地紋印字機能はコピー機・複合機に搭載されているセキュリティ機能の1つです。原本に地紋印字機能を設定して印刷すると、背景に隠れた文字が埋め込まれます。地紋印字が埋め込まれた印刷物をコピーすると、地紋印字が浮かび上がり不正コピーを防止できる機能です。

OCR機能は、手書き文字や印刷物の画像をOCRにかけることで、デジタル文字として読み込める機能です。最近ではこのOCRの技術が年々向上し、活用する人が増えています。
わざわざPCなどで文字を打つ必要がなくなりますが、OCRの精度は完璧ではありません。読み取りにくい文字は誤った認識をすることがあるので注意は必要です。

インターネットFAXはこれまでの電話回線を使用したFAXと違い、インターネット回線を使用したFAXです。これまでのFAXは紙でのやりとりが主流でしたが、少しずつインターネットを利用したFAXが増えています。

相手先から紙のFAXが送られてきてもPDFに電子化され、メールで内容を確認することが可能です。逆のパターンももちろんでき、インターネットFAXはコピー機や複合機がなくても送受信ができます。

以上、コピー機・複合機の意外と知られていない便利な機能をご紹介しました。
コピー機・複合機の使い方次第で、業務効率の改善や経費削減が可能です。業務の中で機能を使える場面があったら、ぜひ活用してみましょう。

初めての複合機リースで気を付けたいポイント