コピー機・複合機リースの注意点とは?保守契約時に確認しておきたい4つのポイントとは


リースでコピー機・複合機を利用するに際しては、保守契約時に確認すべき重要なポイントが複数存在します。
契約更新時期ごとに流れ作業のような自動更新契約を重ねてしまうと、気づかぬうちに多くのデメリットを蓄積させてしまい、後々の後悔に繋がる展開が懸念されます。
こうした事態を未然に防ぐため、コピー機・複合機のカウンター保守契約をする前に多方面からチェックを重ねておくことが必要になります。
そこで今回はコピー機・複合機のカウンター保守契約で確認すべき4つのポイントをご紹介いたします。

【目次】
*コピー機・複合機には保証がないため、保守契約で実費負担を回避する
└特徴はカウンター料金に業者への支払額が含まれていること
└再契約ができず、料金も契約締結時から変わらないことに注意
*コピー機・複合機のカウンター保守契約で確認すべき4つのポイント
└1.コピー機・複合機の業者が保守サービスを実施しているか
└2.コピー機・複合機メーカーの正規認定業者であるか
└3.コピー機・複合機保守業者の拠点は近くにあるか
└4.コピー機・複合機の故障を防ぐ取り組みの有無をチェック
*コピー機・複合機のカウンター保守契約を締結する時は十分な確認が必要!

コピー機・複合機には保証がないため、保守契約で実費負担を回避する

コピー機・複合機には「保証」という概念が存在せず、新品で導入した場合でも、故障は有償対応となります。しかし、この費用は総じて高額であり、カラー調整や紙詰まりなど、日々の使用に際して必要な定期メンテナンスを施せば、エンドユーザーの負担は非常に大きくなってしまいます。

このデメリットを回避すべく、リース料の中には、エンドユーザーの使用頻度に合わせた保険料が含まれており、故障時に実費負担が発生しないシステムが採用されています。ちなみに現在最もポピュラーな契約が「カウンター保守契約」であり、全リース契約の約8割を占めています。

特徴はカウンター料金に業者への支払額が含まれていること

コピー機・複合機の印刷1枚あたりの単価が設定され、月に1度支払うカウンター料金内に、業者に支払うべき料金が含まれているのが特徴です。
トナー代金は印刷単価に含まれる形で計算され、実費負担の必要はなく、故障時の修理費用も同じく無料です。

再契約ができず、料金も契約締結時から変わらないことに注意

コピー機・複合機のカウンター保守契約の解約時期は任意で選択可能ですが、基本再契約はできず、カウンター料金は契約締結時の金額から変化しないこと注意しましょう。
また、販売店ごとにカウンター料金設定は異なり、用紙が含まれる場合など、契約内容の詳細に関しても違いが見られます。

コピー機・複合機のカウンター保守契約で確認すべき4つのポイント

コピー機・複合機のカウンター保守契約時には、保守サービスと故障防止対策の有無、契約業者がメーカーの正規認定を受けているか、業者の拠点が近くにあるかというポイントをチェックしておきましょう。
これらがなぜ必要なのか、下記でそれぞれ詳しく解説いたします。

1.コピー機・複合機の業者が保守サービスを実施しているか

コピー機・複合機の保守契約締結に際しては、本体のリース契約を締結する販売店を通すスタイルが一般的です。
ここで踏まえておくべきポイントとして、国内のコピー機・複合機の販売代理店の大多数が、自社で保守サービス対応するのではなく、外注の保守業者に業務委託している現状が挙げられます。
これは結果的に保守サービス実施の責任は外注の保守業者に一任され、エンドユーザーは担当業者の「質」をチェックできないまま、保守契約を締結する流れとなりかねません。

販売店がうたうリース料金や保守料金の安さにばかり着目してしまうと、結果「安い料金相応の対応しかできない保守業者」との契約となってしまい、緊急時に困ってしまう場面が懸念されます。
保守契約に関しては、できれば保守サービスが自社対応かつ、その評判が信頼に値する業者を選択できればベストです。

2.コピー機・複合機メーカーの正規認定業者であるか

コピー機の導入に際しては、メーカーの正規代理店の選択が重要です。コピー機・複合機は保守契約と機番が結び付けられており、外注の保守業者の中にも、各メーカーの公認する業者が存在します。
認定に際しては厳しい試験をクリアしたサービスマンが在職していること、メーカー側が指定する修理体制の基準をクリアしていることなど、複数の条件を満たす必要があります。こうした業者なら安心して任せられますよね。
メーカーの正規認定業者とリース契約を交わし、保守契約を締結できるようにしておくのが望ましいでしょう。

3.コピー機・複合機保守業者の拠点は近くにあるか

コピー機・複合機にトラブルが生じてしまった場合、保守業者が遠方であれば、迅速な対応が望めません。
リース契約を検討中の場合は、保守業者の所在地を確認し、良質で近場の業者を優先的にピックアップしておくことが求められます。

4.コピー機・複合機の故障を防ぐ取り組みの有無をチェック

一昔前までのリース契約では、サービスマンが定期的に契約者を訪問し、トナーの残量や使用状況に関する情報を直接収集していましたが、今日では通信回線を活用した確認が主流です。
遠隔管理で収集された情報に基づき、サービスマンは契約者を訪ねることなく、手元でトナー残量や部品の消耗度を管理しています。

この顧客管理システムがコスト軽減につながり、低額の保守料金を実現していますが、故障を防ぐ具体的な取り組みがお留守になっているのも事実です。
保守契約の締結に際しては、サービスマンの訪問頻度やトナーの受け渡し方法、修理に関する受付時間帯や保守業者の定休日など、リスク回避に重要なポイントのチェックが大切です。

コピー機・複合機のカウンター保守契約を締結する時は十分な確認が必要!

コピー機・複合機の保守契約に際しては、メーカーが直接保守を実施するサービスを選択できればベストですが、料金が高額となる傾向がデメリットです。
定額で同等のサービスを約束してくれる外注保守業者との契約を念頭に、リース契約を交わす販売店に対し、しっかりと保守契約内容を確認する姿勢が重要です。

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