オフィスに複合機が必要な理由と自社に導入するものの選びかた


複合機を導入しよう

複合機というのは、コピーやファックス、プリンター、スキャナーといった本来は一つずつ単体で購入するOA機器が一つにまとまった機械のことです。多くのオフィスで導入されている機械であり、会社を開業するにあたっては、必要不可欠なものであるとも考えられています。しかし、導入するにあたってはかなり高額なものとなりますから、どれを選べば良いのかわからないという人も多いものです。

最近ではペーパーレス社会になりつつあるために、会議資料を印刷しないようになっていますし、印刷してファイリングせずにデータで管理をすることも多いです。それでも、会社から複合機がなくなることはありません。オフィスで紙を減らす動きはあるものの、紙を完全になくすということはなかなかできません。契約書の締結をするにあたっては、書類にサインをする必要がありますから、印刷をする必要があります。配布や掲示をする必要がある書類は印刷が必要です。

そして、最近では文書を電子化したり、電子ファイリングしたりすることが推奨されています。そのために、スキャナー機能がとても重要です。スキャンしてデータを保存したり配布したりすることが必要な場面が増えており、スキャナー機能の普及が進んでいます。

このように必要な機能や活用が必須な機能は様々なものがありますし、オフィスによっても必要な機能は変わってきます。そこで、導入するにあたってはどのような機能があるものが必要なのか、月々に印刷する枚数はどのくらいなのか、スピードや機能性能はどのくらいのものが必要であるのかということをしっかりと検討をした上で導入する必要があります。高価な機器だからこそ導入にあたっては慎重になる必要があるのです。

賢い選び方とは

複合機は高価なものであるために、導入にあたっては慎重になるべきです。購入してからやはり違ったと思ってもすぐに買い直すことはできません。そこで、一旦購入をした上で後から他のものにすればよかったと後悔しないために、事前にしっかりと検討して納得できるものを購入することが重要です。

検討する際にまず確認するべきものとして、印刷する原稿のサイズがどこまでかということです。一般的に最近では文書がA4サイズに統一されていることが多いですが、企業や作成するものによっては他の用紙サイズが必要なことがあります。特にCADを使用している会社ではA3サイズが必要なこともあるので、給紙サイズがA3サイズに対応しているものであったり、複数の給紙口があるものを選ぶといいでしょう。

次にカラーのものか白黒のものか、どちらを導入するかという問題があります。これは特に難しい問題であり、カラー印刷ができる方が便利な反面、機材費用もランニングコストも高くなります。モノクロでも十分対応できるならば、モノクロを購入する方がリーズナブルに済ませることができます。しかし、長期的に見てずっとカラーの必要がないのかを検討した上で導入することが必要です。

機能が多ければ、その分安心感が高まるというのは事実です。使い始めてからあってよかったと思える機能もありますし、便利な機能もたくさんあります。使用してからわかることというのはたくさんあるものです。しかし、機能が多くなれば購入するにあたっての価格も高くなりますし、故障のリスクも高まります。自分たちで必要な機能がわからない時には、プロに相談をして必要な機能を取捨選択をすることも必要です。

リースも検討する

複合機を購入するというのは、費用がかかりますし、経営者としては勇気が必要です。高額な購入代金がかかりますし、購入すればランニングコストもかかります。会社によっては一台ではなく複数台導入する必要もあるので、そうなればかかる経費はもっと必要となってしまいます。

購入してから必要な機能が不足するという不安もありますし、使ってから不自由が出てきてしまうケースもあります。不自由が出てきたからといってすぐに買い替えができる金額でもありません。とはいえ、使ってみたり実際に設置してみたりしなければわからないこともたくさんあります。使用したり設置したりして初めてサイズの問題や置き場所の問題、印刷スピードの問題や使用枚数、ランニングコストといったことが明確になる場合も多いのです。

そこで、初期投資を抑えることができ、使ってみて必要なものが見えてきてから、自社に合った製品を選び出すことができる方法がリースをするということです。リースというのは複合機を一定期間レンタルすることができます。そのため、使用をしてみて必要な機能を理解することができますし、印刷速度がどのくらい必要かを理解して、購入する際の参考にすることができるのです。

もちろん、リースというのは毎月の使用料が必要です。しかし、その料金は低額で、小さな負担で借りられることも多いので、リーズナブルに購入したのと同じように利用することができます。契約期間の決まりがあり、期間内に返却をすることとなれば違約金が発生することもありますから、事前に細かなルールを確認して利用する必要がありますが、とても便利なものなので購入に迷った際にはお勧めです。

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