複合機・コピー機のカウンター保守契約とキットトナー保守契約の違いについて解説


複合機・コピー機のカウンター保守契約とキットトナー保守契約

複合機・コピー機の消耗部品の交換や修理・メンテナンスなどのために結ぶ保守契約には、いくつかの種類があります。ここでは「カウンター保守契約」と「キットトナー保守契約」について、それぞれの特徴や両者の違いをご説明します。

【目次】
*複合機・コピー機のカウンター保守契約の3つの特徴
*複合機・コピー機のキットトナー保守契約の3つの特徴
*まとめ:どちらも保守対象の幅は広いものの基本的にはカウンター保守契約がお得

業務用複合機・コピー機の保守契約の種類はいくつかありますが、その中でもカウンター保守契約は約8割を占めており、もっとも主流の保守契約となっています。

複合機・コピー機のカウンター保守契約の特徴としては、以下の3つが挙げられます。

1. 料金は基本料金+カウンター料金 月々の印刷枚数500〜1,000枚以上の場合に推奨

複合機・コピー機のカウンター保守契約の料金は「基本料金(最低料金)+カウンター料金(モノクロ・カラーそれぞれ1枚あたりの印刷料金)」で決まります。カウンター料金は月締めとなるため、毎月の印刷枚数によって変動していきます。

カウンター料金の1枚当たりの単価は月々の印刷枚数が多いほど安くなる傾向があり、月々の印刷枚数が500枚~1,000枚以上になるのであれば、このカウンター保守契約が推奨されるケースが多いです。

2. トナー代や消耗部品代も保守対象となる

業務用複合機・コピー機の保守契約の中には、「修理費は保守契約に含むがトナー代は別途必要」「修理費や消耗部品代はその都度かかる」といったものもあります。一方、カウンター保守契約はそれらとは違い、修理費や調整費、さらにトナー代や消耗部品代などもすべて保守対象となっています。

複合機やコピー機を使用し続けるにあたって、突発的な出費を心配する必要がないという点が、カウンター保守契約の大きな魅力のひとつです。

3. 定期メンテナンスや交換トナー自動発送などで安心感も高い

カウンター保守契約をすれば、複合機・コピー機にカウンター装置が取りつけられ、毎月どれだけ印刷したかを自動的に把握してもらえます。そのため、一定枚数を印刷したらメンテナンス・部品交換が受けられる、トナーが残り少ないと判断されたら交換トナーを自動的に送ってもらえるなど、手間いらずで安心感が高い点も特徴的です。

複合機・コピー機のキットトナー保守契約の特徴としては、以下の3つが挙げられます。

1. メンテナンス会社から保守契約トナーを購入することで契約できる

複合機・コピー機のキットトナー保守契約は、メンテナンス会社から保守契約つきのトナーを購入し、そのトナーを使用している間は保守を受けられるというものです。

トナーが切れそうになったらまた新たに保守契約つきトナーを補充する、という形で保守契約を更新・延長できます。

2. 保守契約の費用がかかるのはトナー購入時のみ

複合機・コピー機のキットトナー保守契約は、トナー購入時にのみ費用がかかるのが特徴で、修理・メンテナンスが必要となった際にも別途費用がかかることはありません。

保守対象の幅広さ自体はカウンター保守契約と似ていますが、カウンター保守契約では、毎月基本料金+カウンター料金がかかる反面、トナー代はかかりません。これに対して、キットトナー保守契約には毎月の料金はかかりませんが、保守費用を含めたトナー代がかかるという違いがあります。

3. トナーの単価が高いので印刷単価も割高になりがち

複合機・コピー機のキットトナー保守契約は、トナーに保守料金が含まれているため、トナーの単価が高く、結果的に「1枚あたりの印刷単価」も割高になりがちです。

「印刷枚数がかなり少ない」「印字率(印刷用紙の面積に対しての、印字される文字などの面積の比率)が低いものばかりを印刷する」といった事情があるオフィスには適していますが、一般的な印刷枚数・印字率で使用するのなら、1枚当たりのコストはカウンター保守契約のほうが割安になる可能性が高いでしょう。

業務用複合機・コピー機の保守契約の中でも、今回はカウンター保守契約とキットトナー保守契約についてご説明しました。基本的に、一般的なオフィス使用においては、カウンター保守契約のほうがお得になりやすいといえるでしょう。

ただし、極端に印刷枚数が少ない・印字率が低いなどといった場合はキットトナー保守契約のほうが印刷単価を安くできる可能性もあります。自社がどれだけ、どのような原稿を印刷するのかという点を考慮して選びましょう。

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