複合機・コピー機のコラム
複合機・コピー機のコラム
事業主にとって、事務機器の導入は切実な問題です。ことに昨今のコピー機は、複合機を筆頭に機能も価格帯もさまざまあり、自社のオフィスに適した機種を選ぶにも苦労することでしょう。そんなときに頼りになるのが代理店です。この記事では、代理店を通して複合機をリースするメリットや、代理店選びにおけるポイントについて紹介します。
【目次】
＊リース契約をするメリットについて
＊複合機をリースするなら代理店がおすすめ
＊複合機・コピー機のリース会社、代理店の選び方
＊複合機・コピー機のリース会社、代理店を選ぶ際に注意したいポイント
＊複合機をリースするまでの流れ
＊まとめ
書類作成やコピー、印刷、スキャン、FAXなどの機能を備えた複合機は、オフィス機器の中でも必要不可欠な備品です。高額のため、頻繁に買い替えられる機器ではありませんし、できるだけ費用を抑えて導入したいものです。
おすすめは、代理店を通してリースで導入することです。特に新しく起業する事業主の方、新規にオフィスを開設する場合は、オフィス機器の導入以外にも必要な作業や経費がたくさんあります。リースを利用すれば初期投資がほとんどかからずに導入できます。審査も、代理店を通じたリースであればリース会社との契約になるため、銀行の審査に比べて緩やかです。
リース料金は経費として計上されますし、毎月定額の支払いとなるため、ランニングコストが把握しやすいという側面もあります。機器の所有権はリース会社にあるので固定資産税が発生しませんし、減価償却のための作業も軽減されるというメリットがあります。
複合機・コピー機の導入を検討中の方は、まず代理店から見積りをとってみることをおすすめします。業種や規模によって必要なスペックや機能が異なりますので、代理店に相談しながら最適な機種を選びましょう。
代理店によって取り扱っている複合機のメーカーや機種は大きく異なりますので、複数の代理店にコンタクトをとってみるといいでしょう。
代理店を選ぶ際は、複合機・コピー機の故障時の修理やトナーの補給をスムーズにフォローしてもらえるような、保守・管理体制が手厚い会社を選ぶようにしましょう。
どのような保守体制なのか、故障時にすぐに対応できる体制は整っているのか、よく確認しておきましょう。想定外の出費が発生したり、業務に支障が出ることがあります。
リース契約を扱っている代理店の中には、複合機のリース契約を締結すれば、他のOA機器もバックで導入できるサービスを提供している会社があります。
デスクや椅子、会議用のテーブルにはじまり、パソコン、金庫などもリースパックで調達できれば、その分の初期費用を経営資源に活用することができます。
コピー機・複合機の代理店を選ぶ際の検討材料は予算だけではありません。契約方式や機能、リース開始後の対応なども含め、総合的な判断で選びましょう。
複合機・コピー機をリース契約する代理店の選び方のポイントは以下になります。
複合機のリース契約は、故障時の対応やメンテナンスのサービスが充実している代理店を選びましょう。高度な技術面でのサポートも望めるため、機器メーカーが認定している代理店がおすすめです。
複合機を滞りなく稼働させるためには消耗品の補給が不可欠なため、それらの保守も併せて受けられる代理店を選びましょう。代理店の中には機器のレンタル業務のみに特化している会社もあるので注意が必要です。
オフィスのパソコンからプリントするのであれば、社内のネットワーク回線につなぐ必要があります。こうした回線自体の契約や設定なども対応してくれるか確認しましょう。
リースであれば一般的に保守、アフターサービスには対応してもらえますが、定期メンテナンスの有無やその内容もチェックしましょう。メーカーごとの違いがある場合はその違いも確認しましょう。
サービスの内容だけでなく、迅速に動いてくれるかどうかも重要です。
特に設置までの日数については聞いておきたいところです。オフィスの稼働開始までに設置が間に合わないと業務に支障をきたす可能性があります。
誠実な対応をしてくれる代理店であるかどうかも重要なポイントとなります。
例えばコピーしか利用しないオフィスの場合、機能が豊富な複合機よりもコピー機の方がコストメリットがあります。利用目的に沿った最適な機種を提案してくれる代理店を選びましょう。
また、わかりやすく説明してくれる代理店であることも重要です。不明な点については質問し、適切に回答をしてくれるかを確認しましょう。
複合機やコピー機の代理店は数多くあります。以下のポイントに注意して選ぶようにしましょう。
キャンペーンや条件付きで本体価格が格安の場合は見極めが必要です。
例えば、複合機本体には問題がなくても、古い機種でメーカーに修理部品がない場合があるかもしれません。
また、販売業者によっては「プロバイダの同時申し込み」や「電話回線の同時申し込み」などの条件をつける場合もあります。これは業者側にインセンティブが入り、その差額が複合機やコピー機の本体価格に反映されるというわけです。
本体価格の安さだけに気をとられず、「なぜ安いのか」にも注意を払うことが大切です。
代理店が提示する見積書に「保守契約料金」が明記されているか、しっかり確認しましょう。本体価格やリース料金のみの見積もりを提示している場合、契約後のメンテナンス時に追加料金を請求されることがあるので注意が必要です。
保守契約料金（ランニングコスト）には、以下のような種類があります。
＊カウンター保守契約
＊キットトナー保守契約
＊年間保守契約
＊スポット保守契約
これらのうちどの保守契約が必要になるかは、リースするコピー機・複合機によって変わります。保守契約の料金と本体価格を合計して、月々にかかる金額をはっきり提示してくれる業者を選ぶことが大切です。
複合機やコピー機の定期的なメンテナンス・アフターサービスに対応している業者を選択しましょう。なかには故障やトラブルが発生して業者に連絡をしても、繋がらなかったり対応してくれなかったりするケースもあります。
また、修理やメンテナンスを代理店自身で対応できるかどうかもポイントです。代理店に技術員が所属していれば、メンテンナンスを直接依頼できるため対応が早くなるでしょう。
毎月の利用料金の計算方法は主に「トナーキット方式」と「カウンター方式」の2種類です。
トナーキット方式は、インクにあたるトナーキットを交換する際に料金が発生するケース。このトナー代に保守料金が含まれていることが多いです。
一方、カウンター方式は、毎月の最低基本料金は低めで、印刷枚数あたりで単価を計算します。このなかに保守料金やトナーなどの部品代が含まれていることが多いです。
カウンター方式では月のコピー数が少なくても特定の最低枚数分の料金が加算されることがあり、利用枚数によってどちらが得になるかは異なります。企業の利用枚数に応じ、どちらが最適か解説してくれるかも選定のポイントです。
では実際に、複合機やコピー機をリースするまでの流れについて見てみましょう。
1.複合機を扱っている代理店に問い合わせて見積りを依頼。
2.代理店のコンサルティングを受ける。
※オフィスで使用する1ヵ月のコピー枚数、作業状況、欲しい機能を伝え、それに適した機種の提案をもらう。
3.コンサルティングの内容を社内で検討し、機種を決定する。
4.リース会社に与信を申し込み、与信が認められればリース契約成立。
5.複合機の納品、及び機器の設置作業。
見積りからコンサルティング、与信審査、機器の納品・設置、保守までをスムーズに進めるには、信頼に足る代理店を選ぶことが大切です。
リースの契約期間は短くても3年以上になるものが多いため、リース会社とも長い付き合いになります。その意味でも、こちらの仕事状況や要望を親身に聞いて対応してくれる代理店を見極めてください。
複合機NAVIではスピーディーな対応を心がけることはもちろん、お客様のご利用状況やご要望に合わせて最適な複合機・コピー機を提案させていただきます。また、各メーカー一括でお見積りを作成することもできます。ぜひ複合機NAVIにご相談ください。
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