複合機リースの代理店選びと導入までの流れ


事業主にとって、事務機器の導入は理想の仕事環境を整える上で切実な問題です。ことに昨今のコピー機は、複合機を筆頭に機能も価格帯も様々な中から自社に適した機種を選ばないといけません。そんな時、頼りになるのが代理店の存在です。この記事では、代理店を通して複合機をリースするメリットや、代理店選びにおいて重要なポイントについてご紹介します。

【目次】
*複合機を導入するなら購入かリースか
*複合機をリースするなら代理店がおすすめ
*複合機をリースする代理店の選び方
*複合機をリースするまでの流れ
*まとめ

オフィスで使う機器の中で、仕事をする上で必要不可欠となっているのがコピー機や複合機です。書類作成や、コピー、印刷、スキャンやFAXなど、どんな業種であっても必ず必要になります。最初の導入時にはかなりの額になってしまうため、できるだけ費用を抑えて導入したいものです。また、頻繁に買い替えできる機器ではありませんので、無計画で適当に選んで購入する訳にもいきません。

そこで、代理店を通して、早く便利に機械をリースする方法での導入がおすすめです。特に新しく起業される事業主の方、新規オフィスを構える予定の方は、オフィス機器の導入以外にも必要な作業が山ほどあり、また膨大な経費もかかってきてしまいます。オフィス機器をリースすることによって、初期投資がほとんどかからず導入できるため、大変おすすめです。

もちろん、新規で導入するという選択肢もありますが、起業時にはどうしても資金面で本業の運営費にあてたい、あるいは起業時にまだ将来への見通しが不安定で、資金を残しておきたいと考える方も多く存在しています。そんな事業主の方には中古品の購入、リース契約、レンタル契約という方法が考えられます。

中古品の場合は新品よりも割安で購入できますので費用面では新品に比べて格段に抑えることができますが、保守やメンテナンスをサポートしてもらえる業者が少なく、できたとしても新品に比べて割高になってしまいます。

また、資産として扱われるため、面倒な会計処理も発生してしまうというデメリットがあります。次にレンタル契約ですが、リース契約同様、初期投資は小さくて済みますが、機器の選択権はレンタル会社側にあるため、選べる機種が限定されてしまいますし、中古機同様保守費用が割高になってしまう傾向があります。そのため、リース契約での導入が最もおすすめの方法と言えます。

リース契約をするメリットについて

複合機をリース契約するのと購入するのとでは、どのように違うのでしょう。購入することでは得られない、リース契約のメリットについてご説明します。

まずコピー機を購入する際、購入資金を銀行から借り入れるケースもあるかと思います。しかしその際は、厳しい審査を受けなければなりません。一方リース契約であれば、リース会社がメーカーから機器を購入してくれます。

そのため審査が簡略化され、資金の借入れも容易になります。さらに機種の選択権がユーザーにあるため、自由に機器を選べる点も大きなメリットと言えるでしょう。

また、リース料金は経費として計上されて毎月定額の支払いとなるため、ランニングコストが把握しやすいという側面もあります。機器の所有権はリース会社にあるので固定資産税が発生しませんし、減価償却のための作業も軽減されます。これらのことからも、比較的リースがオススメといえます。

オフィス機器の導入を検討中で、どの方法が自社に最適か悩まれている方は、まず複数の代理店に見積りをとってみると良いでしょう。業種や規模によっても導入する機種が異なりますので、業者に無料相談にのってもらって機種を選ぶことから始めてみてください。

複合機を使いこなすには

印刷機能やファクシミリ機能、スキャニング機能などを一台に搭載した複合機は非常に便利な存在です。導入すれば、業務の効率化に大いに貢献するでしょう。ただ職場に設置することにより、故障時の修理やトナーなどの消耗品の補給などの作業も発生してしまいます。

このような場合に保守・管理に付随する作業をスムーズにフォローしてもらえるよう、リース契約を結ぶ際は、メンテナンスにおいても手厚いサービスを提供してくれる会社を選ぶようにしましょう。そうすることで、本来取り組むべき業務に専念でき、生産性も向上するでしょう。

複合機以外の導入も代理店から

リース契約を扱っている代理店の中には、複合機のリース契約を締結すれば、他の調達品もリースバックで資金なしに導入できるサービスを備えている会社があります。会社の立ち上げ時期などは特に会社の対面や信用を保つため、ある程度の調達品が必要です。

会社における調達品は、デスクや椅子、会議用の大テーブル、重役用の家具などの調度品にはじまり、パソコン、機密書類保管用の金庫など多岐に渡ります。そのような時、複合機をリース契約してリースバックで調達品を揃えれば、その分の初期費用を経営資源として有効活用することができます。

複合機のリースをする際の代理店は、メンテナンスや修理にも対応してくれる代理店を探して契約をするとよいでしょう。メーカーが認定している代理店が一番安心できるものであるといえます。技術面でのサポートも期待することができるからです。

また、機器の運用には、消耗品が必要なので、消耗品のサプライなども代行してくれるリース会社と契約することを最初から考えておくとよいでしょう。サービスの悪いリース会社と契約をしてしまうと何かと時間をとられてしまい、仕事に集中しにくくなります。品質の良い代理店を見つけたらなるべく早めに契約の準備をしましょう。リース契約の審査にはある程度の時間が必要になってきます。

以上のことをまとめると、リースする代理店の選び方のポイントは以下になります。

メーカー認定の代理店がおすすめ

複合機のリース契約をお考えであれば、故障時の対応やメンテナンスなどのサービスが充実している代理店を選びましょう。高度な技術面でのサポートも望めるため、機器メーカーが認定している代理店がおすすめです。

消耗品の補給サービスが含まれている代理店

複合機を滞りなく稼働させるためには消耗品の補給が不可欠なため、それらの保守も併せて受けられる代理店を選定しましょう。代理店の中には、機器のレンタル業務のみに特化している会社もあるので注意が必要です。

以上の点を踏まえて代理店の選定ができたら、事業開始に間に合うよう余裕をもって契約しましょう。なぜなら、リース契約を結ぶには審査に通過する必要があるので、ある程度の時間を要するからです。

では実際に、コピー機や複合機をリースするまでの流れについて見てみましょう。

1.複合機を扱っている代理店に問い合わせて見積りを依頼
2.代理店のコンサルティングを受ける。
※自社で使用する1か月のコピー枚数、作業状況、欲しい機能を伝え、それに適した機種の提案をもらう
3.コンサルティングの内容を社内で検討し、機種を決定する
4.リース会社に与信を申し込み、与信が認められればリース契約成立
5.複合機の納品、及び機器の設置作業

見積りからコンサルティング、与信審査、機器の納品・設置、保守までをスムーズに進めるには、信頼に足る代理店を選ぶことです。事務機器は、搭載されている機能や価格が様々なので、自社の業務状況にマッチした一台を選定するのは難しいかも知れません。リースの契約期間は短くても3年以上と比較的長期に渡るものが多いため、リース会社とも長い付き合いになります。その意味でも、こちらの仕事状況や要求を親身に聞いて対応してくれる代理店を見極めてください。

今回は複合機を導入するにあたって、リース契約のメリット、代理店選びの要点、複合機を実際に導入するまでの流れについて見てきました。一言にリース契約といっても様々な形態があることが分かりました。

リースの金額は世の中の金利に左右されることなくいつも一定の価格であるため、複合機などをリースすることは会社の経営にとって非常にプラスとなってきますが、実は一部の代理店では、複合機をリース契約すれば会社の他の調達品もリースパックで現金出費無く導入することが可能となるサービスを展開していることがあります。会社の業務に複合機の存在は欠かせませんが、それ以外の調度→調達品も会社にとっては不可欠です。

会社の信用を得るためには、一定以上のスペックを持った調達品をセットアップするべきではありますが、もちろんセットアップにはある程度の費用が必要となります。複合機をリースすることによってこれらの調達品をリースパックで現金出費無くで導入できれば、会社の経営にとって大きなプラスになってきます。

リースパックで現金出費無くで導入できる調達品の種類は非常に多くなっています。デスク、椅子、会議用のテーブル、ホワイトボード、重役用の家具、応接家具などの調度品に加えて、ラック、シュレッダー、パソコン、LED照明、ビジネスフォンや会社の重要機密を保管しておく金庫なども初期費用無しで導入することが可能となります。

以上の事柄をふまえて、自社にとって最も利益をもたらしてくれる代理店選びを心掛け、最適な機器を導入しましょう。

複合機NAVIではお客様のご利用状況やご要望に応じておすすめの複合機をご提案させていただきます。また、各メーカー一括でお見積りをお出しすることもできます。複合機選びでお困りの場合はお気軽にご相談ください。

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