コピー機をリースするメリット・デメリット


コピー機をリースするメリットは

コピー機は会社にないと仕事にならないほど、貴重なビジネス機器のひとつとなっています。インクジェットプリンターなどで代用できるのでは?と思う人も多いようですが、やはりレーザープリンターの発色の良さに比べると、印刷の出来上がりが落ちる為、業界によってはコピー機が必要というケースも多くあります。

特に、最近は中古で買うなど、手軽に入手する方法がたくさんありますが、特に便利に利用できるのが、リースするという方法です。コピー機をリースする事で生まれるメリットはたくさんあります。まず、何と言っても初期費用を抑える事ができるという点です。機械を購入するとなると多額のお金が必要となります。特に一台で、レーザープリントはもちろん、パソコンからの印刷、コピー、ファックスなど複合的に活躍する機械は、毎年最新型が誕生しているため、その値段もピンからキリとなります。購入するときに、ひとつ型落ちのものなどを購入する事もできますが、結局は、年数が経っているため、機能に物足りなさを感じる事もあります。

ここでリースのメリットがあります。リースする事で、最新型に変えてもらう事もでき、さらにメンテナンスなどもしっかりと行ってもらう事ができます。購入しても、コピーの枚数などのカウントで、支払をする必要があるので、リースにする事で、それらも合わせて、比較的、毎月高くない費用で借りる事ができます。また、経理の面でも、減価償却などのややこしい計算が必要なくなるため、決算や申告の時に面倒な思いをしなくて済むというメリットがあります。そのほか、リースの場合、壊れた場合の交換なども丁寧に対応してもらえるので、長く使用する場合は、断然リースを使用して、必要に応じて新しいものに交換してもらうという方法が賢明です。

コピー機をリースするデメリットは

コピー機導入する場合、リースを選ぶ方も多くなっていますが、それによっておこるデメリットはあるのでしょうか。メリットは、やはり経理上の簡素化や常に最新の機械が入れられるというものがありますが、デメリットは、なんといっても毎月決まった金額が出ていってしまうという点です。

これは、あまり機器を使用しない会社にとっては大きな損失になってしまう事があります。使っていないのに、毎月一定の金額が飛んでいってしまうと損をしている気分になります。導入によって、費用の削減や効率化ができなければ意味がありません。そのため、導入するときには、実際に必要なのかどうかを考えてから導入する事が大切です。

最近は、家電製品店でも、性能のいいプリンターが出ています。プリンターもパソコンから出力するだけでなく、コピーを取ったり、画像を摂りこんだり、スマホから直接画像の印刷ができるなど、複合機を導入しなくても、用が足りる事がほとんどです。またファックスも、電話があればできる事なので、実際に、使ってみて、不便を感じるかどうかが導入の決め手にもなります。

特に、購入する場合は大きな買い物をする必要があるため、導入を検討していてもなかなか踏み切れないでいるケースもありますが、その点レンタルできれば、気軽に導入する事もでき、使わない場合は損する事なく、解約する事もできます。導入を検討している場合は、他のもので代用できるかどうか、また不便を感じているのかどうかを慎重に考えてから導入に踏み切る事が大切です。また、かなり大きなスペースを使うため、置くスペースに余裕があるかどうかも導入に際して確認しておくことも重要です。

コピー機を便利に活用する

最近のコピー機はかなり便利に使えるようになっています。ついている機能は、コピーだけでなく、ファックスはもちろん、印刷、画像印刷、画像の取り込みなどは当たり前のようにできるようになっています。その他、SDカードの使用で画像を印刷する事が可能となり、またWi-Fiでつないで、スマホから直接写真の印刷や資料の作成などもできます。

コンビニのコピーを見て驚いた人も多いと思いますが、最近は、住民票などの公的証明書を取り出したりもできるようになっていて、さらに自分で撮った写真を加工して、証明写真の形に印刷するなど、どんどん機械は進化しています。実際に、使いこなす事が大変になりつつありますが、商業用の複合機は、使いなれてくると、家電として使っているものと、比べものにならないほどの機能がある事に驚かされます。使いなれてしまうと、家電では物足りなくなってしまうため、ずっと使っていて、やはりもったいないから、家電にシフトとなると、不便さを感じてしまう事がほとんどです。

コピー機は、たくさんのものを印刷したりするときの速度もそうですが、大勢の社員を抱えている会社や、資料を作成する必要がある場合は、断然使用した方がいいアイテムといえます。印刷する際の、インクの減り具合も比べものにならないので、とにかく大量に印刷が必要な時や、仕事をスムーズに進めたいと思っているなら、便利な複合機の導入を検討するタイミングといえます。たくさんの商品から選ぶのは大変ですが、初期費用も抑えられるリースなら、気にする事なく最新型を選べるので、導入するときには、迷わず最新型を選ぶとより快適に使用する事ができます。

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