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SHARPなどの複合機・コピー機を導入するにあたって

SHARPなどの複合機・コピー機を導入するにあたって


複合機・コピー機の導入を考えている方におすすめの情報



皆さんの中には、これからSHARPなどの複合機・コピー機の導入を検討している方がいるかもしれません。複合機やコピー機は、オフィスや会社では必ずと言って良いほど目にする機器ですが、導入にあたっては、機種の選び方もチェックポイントになります。こちらのポイントを軽視して、安い商品や最新機種というだけで決定したり、他人から勧められるままに決めたりすると、それぞれの会社にマッチしない機種を選んでしまうリスクが高いので、注意する必要があります。

ちまたには、高スペックのものからリーズナブルな価格帯のものまで、さまざまな商品が出回っています。それらの中から、どれを選定すれば良いのかは、一つひとつの会社の適性やニーズ、希望条件によって変わってくるので、一概に言い切ることはできません。そのような状況の中で、導入する機器を選ぶにあたっては、それぞれの会社で必要となる月間印刷枚数や機能に見合ったスペックのものを選択することがポイントになります。

機器のスペックによって、単位時間あたりに印刷可能な枚数、すなわち印刷速度は異なり、それに応じて値段にも違いが生じてきます。具体的には、印刷スピードが速いほど高額な値段設定がなされる傾向にあります。そうした中、各社の月間印刷枚数に見合った機種を導入しないと、オーバースペックで無駄なコストが発生したり、スペックが不足して業務の効率が悪くなったりするので、気をつける必要があります。



各機器に搭載されている機能と、リース契約による導入について



この先、SHARPなどの複合機・コピー機を導入するにあたっては、搭載されている機能にも気を配ることが大切です。例えば、複合機に搭載されている機能には、モノクロ印刷以外にカラー印刷やファックス、スキャナー、データ転送などがあります。特に、会社のオフィスや店舗で使用する機器を導入するにあたっては、必要な機能が搭載されたものを選ばないと、業務品質や生産性、集客効果に悪影響を及ぼすことにもなりかねないので、注意する必要があります。また、新たに会社を立ち上げ、オフィスで使用する機器を導入する場合などには、購入する他に、リースの契約を結ぶという選択肢も存在します。リースを利用する場合にも、業者に一任するのではなく、自社内で検討した上で導入する機種を決定する必要があります。

次に、リースによる機器の導入に興味・関心はあるものの、リース契約に関する基本的な理解がないために、実際のアクションが起こせないでいるという方もいるのではないでしょうか。そのような問題を解決するために、リースの仕組みやメリットについて理解を深めておきましょう。これから機器を導入するにあたって、購入の場合には、ある程度まとまった金額の初期費用を用意する必要があります。その一方で、リースの契約を結ぶと、イニシャルコストの負担が軽減されるというアドバンテージが存在します。こちらの利点を活かせば、新しい会社を立ち上げたり、事務所を移転したりするにあたって、不足しがちな資金を、導入費用以外のところへ回すことができ、会社の資金繰りが楽になります。



リースのメリットを活かして導入を成功させる方法



SHARPなどの複合機・コピー機を導入する際、リース契約を取り交わす場合には、事前に行われる審査にパスする必要がありますが、その審査基準は、銀行の借り入れをする場合と比較すると、緩やかなものとなっています。また、リースの場合には、月々に支払う費用を経費の扱いにすることができ、月額料金は固定されているので、ランニングコストを処理する経理業務もスムーズに、スピーディーに進めることが可能です。そして、導入した機器の所有権は、自社ではなく、リース会社にあるため、固定資産税の支払い義務がないというのもメリットの一つです。

次に、リースの場合には、レンタルとは違って、導入するメーカー・機器を選択することができます。こちらの利点を活かして、自社にマッチした機器を導入し、その機能を上手に使いこなせば、業務の効率を良くし、生産性を向上させることもできるでしょう。

複合機の中には、コピーやファックス、スキャンの他にも、さまざまな機能が搭載されているものがあります。例えば、フルカラー・モノクロ以外に、2色印刷の機能も存在します。こちらは、「注意事項や修正箇所などを明示したい」、「コストを抑えつつもインパクトのある提案書やチラシを作成したい」、「印鑑の朱色を印刷結果に反映したい」などの願いを叶えてくれる機能と言えます。そして、集約させて印刷する機能を活用すれば、用紙やカウンター料金、印刷にかかる時間を節約することが可能になります。その他に、製本コピーの機能では、ページ数の多い原稿も、本のスタイルにまとめ、見栄えの良い仕上がり状態を得ることができます。

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