複合機・コピー機を選ぶ基準って何?料金なのか機能なのか、自社に適した選び方


今やビジネスシーンで必須となりつつある複合機・コピー機。購入するとなると、決して安い買い物とはいえません。ですが、リースなら、ひと月5,000円から3万円前後の代金で支出を抑えられます。

では、複合機・コピー機をリースするとしたら、どのように機器を選べばよいのでしょうか。ここでは複合機・コピー機の選び方に加え、保守サービス契約先の選び方について解説していきます。

【目次】
*費用の安さだけを理由に選ばないようにする
└複合機・コピー機は性能の差が激しい
└保守サービス契約は絶対にしておきたい
*自社にとって必要最低限の性能があるものを選ぶ
└チェックすべきなのは月々の推奨印刷枚数
*保守サービスの契約先は価格よりも質を重視
*複合機・コピー機もサービスも選ぶ基準は安さよりも質

費用の安さだけを理由に選ばないようにする

複合機・コピー機を選ぶ際は、最も値段の安いものを選ぶことや、コストカットのために保守サービスを契約しないといったことはおすすめしません。

複合機・コピー機は性能の差が激しい

複合機・コピー機は性能によって印刷の速度に差が出やすく、とりあえず安いものを選んで済ませてしまうと、印刷の速度が遅く、必要な時に必要な分だけ印刷を済ませることすら困難になってしまいます。

また、複合機・コピー機は非常にデリケートな機械です。キャパシティーを超える印刷量は早期故障の原因になります。
「とりあえず印刷できればいいや」といった気持ちで選ぶのではなく、まずは自社でどのような使い方をするか、リース前に確認しておくことが大切です。

保守サービス契約は絶対にしておきたい

故障した複合機・コピー機の修理にも、大きなコストがかかります。場合によっては、一度の修理で10万円以上請求されることも珍しくありません。

ただし、リースの際に保守契約を結んでいれば、話は別。毎月の保守料金はかかりますが、定期的な無料メンテナンスのほか、故障の際にも格安で修理してもらえます。複合機・コピー機リースの際には、必ず保守サービス契約を結んでおきましょう。

自社にとって必要最低限の性能があるものを選ぶ

リースなら月毎の支払いで済むといっても、基本的に支出の合計は複合機・コピー機の値段に応じて変化します。料金を気にせず高スペックのものを選んでおけば性能不足に悩むことはありませんが、その性能が社内で必要なものでなければ、経費の無駄でしかありません。
自社にとって、必要最低限の性能さえあれば十分なのです。

特に、リースの場合は購入と異なり長い契約期間があり、持て余し気味の複合機・コピー機を売却し、性能が控えめの安いものに鞍替えするといったことができないため、注意が必要です。

チェックすべきなのは月々の推奨印刷枚数

複合機・コピー機を選ぶ際に最も重要となるのが、「ひと月でどれだけ刷るのか」といった印刷枚数です。たとえ同じシリーズの印刷機であっても、変わるのはほぼ印刷速度である、といったことが多いでしょう。

それぞれの複合機・コピー機には、スペック欄に月々の推奨印刷枚数が書かれているので、自社が月々に利用する印刷枚数と照らし合わせ、最も月間印刷枚数の近いものを選ぶのがおすすめです。
まだ複合機・コピー機を使ったことのない企業であれば、「1日の予測印刷枚数×稼働日数」でひと月の印刷枚数を予測してリースを検討するとよいでしょう。

保守サービスの契約先は価格よりも質を重視

リースする複合機・コピー機が決まったら、次は保守サービスの契約先を検討しましょう。この保守サービスも、内容や料金は契約先によって大きく変化します。

保守サービスの契約先は、価格よりも質を重視すべきといえます。たとえば、保守料金が月々5,000円で修理までに3日かかるA社と、保守料金が月々1万円で修理までに1日かかるB社では、どちらがお得でしょうか。

こう聞くと、安さに魅力を感じてA社を選んでしまいがちですが、複合機・コピー機は業務上で必要となるシーンの多い機器なので、3日も使えなくなると会社の損失に繋がってしまいます。長い目で見た場合、B社を選んだほうが断然お得といえるでしょう。

また、複合機・コピー機は、非常に壊れやすい機械であることも頭に入れておくべきです。もしも月に2回修理が必要になった時、A社を選んだ場合は6日もの間使用不可能となってしまいます。一方、B社ならたった2日使えないだけで済み、損失を必要最低限に抑えることができます。

非常に長くお世話になる相手となるため、サービスの質が高く、信頼できる契約先を選ぶことが大切です。

複合機・コピー機もサービスも選ぶ基準は安さよりも質

以上のように、複合機・コピー機や保守サービスは、料金よりも質で選ぶのがおすすめです。安さで選んでしまうと、後で泣きを見ることになるかもしれません。安物買いの銭失いにならないよう、自社の印刷状況に合わせて最も適したものを選び、できるだけスピーディーかつ信頼感のある保守サービスの契約先を選ぶことを心がけましょう。

複合機NAVIではお客様のご利用状況に合わせて最適な複合機・コピー機をご提案させていただくことはもちろん、全国で最高品質のメーカーメンテナスをご用意し、お客様とメーカーとの保守契約を業界最安値で実現しています。
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