複合機・コピー機のコラム
複合機・コピー機のコラム
コピー機や複合機を導入する際、予算や使い勝手を重視してメーカーや機種を選ぶのが一般的ですが、長く利用する場合は実際に導入した後のことや解約手続きのことも考慮することが大切です。特にリースに関しては原則として中途解約することができないので、契約する際は十分注意しましょう。
ここではコピー機や複合機を実際に導入してから解約するまでの流れについてまとめてみました。
【目次】
＊複合機導入後はメンテナンスを受けよう
＊中途解約は原則としてできない！複合機を解約する時の注意点
＊まとめ：複合機導入後は、メンテナンスや解約に注意しよう
精密機械の一種である複合機はメンテナンスを受けないと不具合が生じやすく、最悪の場合、故障して動かなくなってしまうこともあります。設置を終えると安心してしまいがちですが、導入後も引き続き点検やメンテナンスを受けて安定した動作環境を保つようにしましょう。
複合機のメンテナンス契約は所定のメンテナンスを受けられるカウンター契約と、必要に応じてサービスマンを要請するスポット契約の2つが主流です。
カウンター契約とは、毎月のカウンター料金の中にメンテナンス料金や壊れた時の部品代、トナー代金が含まれているサービスです。毎月ご使用された枚数分のカウンター料金を支払う必要はありますが、トナーなどの消耗品を購入する必要もありませんし、メンテナンスの費用も含まれますので、何かあった際にも無償で対応してもらえます。
一方のスポット契約はお客様の要請があった場合にサービスマンを派遣するサービスのことで、料金は利用した時ごとに支払います。一見すると無駄のないサービスですが、メンテナンスを受けていないとトラブルが起こりやすく、ある日突然故障して動かなくなるおそれがあります。
複合機を長く使い続けたいのなら毎月の契約料を支払っても何かあった際に無償でメンテナンスをうけられるようにしておきましょう。
複合機を導入する主な方法には購入とリースの2通りがあります。
リースとは、リース会社から長期間にわたって設備を利用する契約を締結することで、購入よりも少ない月額料金で利用できる点や、常に最新の機器を利用できるところにメリットがあります。ただ、リースはお客様が希望したものをリース会社が購入して貸し出すサービスなので、基本的に中途解約することはできません。
長期にわたって複合機を利用する予定がある場合は利点の多いリース契約ですが、途中で解約する可能性がある場合は購入やレンタルを利用した方が良いでしょう。
複合機のリース契約は原則として中途解約することはできませんが、残債を一括で支払えばリース契約を強制的に満了させることが可能です。ただ、先にも説明した通り、リースはあくまで長期契約を前提としているため、当初の取り決めより契約期間を短縮した場合、残債分とは別に違約金が発生するおそれがあります。
違約金の額はリース会社によって異なるので、リース契約を結ぶ際は万一のことを考えて残債一括払いをした時の違約金についてチェックしておくことをおすすめします。
リースを解約する理由は企業によってまちまちですが、資金繰りの悪化や売り上げの減少などによって事業を廃止しなければならないケースもあります。その場合、オフィスをたたまなければならないので必然的に複合機などのオフィス機器も不要となりますが、このようなやむを得ない事情があってもリース契約を解約することはできないのでしょうか？
結論から言うと、どんな事情であれ、契約期間を短縮することは契約違反とみなされます。
リース契約を解約する際、残債を一括払いしたのだから現在利用している複合機は自分の物になる…と考える方も多いのですが、残念ながら解約後は複合機をリース会社に返却することになります。
リースは複合機の代金を分割払いしているわけではなく、あくまでリース会社から貸し出してもらっているだけなので、たとえ残債分を支払っても自分に所有権が移るわけではありません。ここで言う残債分とは「契約期間まで利用した場合の貸し出し料金」であり、「購入代金」ではないことをあらかじめ理解しておきましょう。
複合機を導入する際、壊れた時のことや解約する時のことはあまり考えないものですが、これらのことを考慮せずに保守サービスや導入方法を決めてしまうと、場合によってはトラブルや違約金が発生してしまうおそれがあります。契約内容は業者によって異なりますので、複合機を選ぶ時は導入後のことも考慮するよう心掛けましょう。
複合機NAVIでは複合機・コピー機のリース契約の際に、契約内容をしっかりと説明させていただきますので、複合機・コピー機の導入をご検討の方はぜひお気軽にご相談ください。
