複合機を導入するときに考えたい価格


複合機とは

複合機とは、オフィス業務に必要な複数の機能が備わっている事務機器のことです。コピー機にPCから印刷できるプリンター、画像を読み取るイメージスキャナー、ファクシミリなどが加えられ、多機能化しています。デジタル技術の発達や省スペースのニーズにより、複数の機能を1台にまとめた機種が登場しました。プリンターを主体としたものをプリンター複合機と呼ぶこともあります。また、デジタル複合機とも呼ばれています。

個人向けの複合機と法人向けの複合機がありますが、オフィスで使う複合機はより多機能です。たとえば、オフィスのPCとネットワークで接続して、PCの文書を印刷せずに直接ファクシミリから送信、ファクシミリで受信した文書をデータでPCに転送できる機能などがあります。また、スキャニングした文書をPDFなどのファイルにデータ化して、PCに転送できる機種もあります。ドキュメントボックスという複合機のハードディスクに保存して、PCが起動していない状態でも、スキャニングした文書を出力できる機能も便利です。

LANで接続することで、ネットワークスキャナー、ネットワークプリンターとして、複数のPCからイメージスキャンや印刷できる製品もあります。大規模のオフィスでは、フロアで機器を共有できるので効率化を図ることができます。その他、複合機自体にハードディスクを搭載して社内のファイルサーバーとして活用したりデータの暗号化などにも対応したり、機能は多彩です。プリンターにも、製本や複数の印刷データから合成印刷ができる機種が存在しています。

オフィスで利用するときには、機密保持やコスト削減も重要です。ICカードの認証装置があり、セキュリティ対策やミスプリントを少なくするような機能を装備している機種もあります。

複合機の種類

複合機にはオフィスの規模に合わせて種類があります。

大企業向け製品は、LANによるネットワーク接続に対応し、スキャニングやプリントなど処理のハイスピード化を実現しています。小ロットの印刷向けに、製本機能を充実させた機種も出ています。ステープル機能として、ホッチキスができる機能もあり、ホッチキス止めの箇所も、斜め上に1か所、横に2か所、あるいは原稿を折りたたんで中央部に2か所止められるなど、さまざまな資料の製本に対応しています。

スモールオフィス向け製品では、カラープリンターとスキャナーを組み合わせたものが主流です。最近、低価格化が進んで導入しやすくなりましたが、上位機種と比較すると印刷のスピードは遅くなります。耐久性やインクのコストでも、上位機種と比較して劣る面があります。

小規模事業所もしくは家庭向け製品は、カラープリンターとスキャナーにファクシミリを追加した低価格でコンパクトな製品が主流です。無線LANで接続したり、デジタルカメラの画像をダイレクトに印刷できたりするようになっています。導入するときには、複合機本体の価格に加えて、LANなどのネットワーク環境の施工費用が必要になります。また、故障や消耗品の補充など保守契約も考慮しなければなりません。

複合機はコピーだけでなくファクシミリやプリンターとしても使用するため、紙を大量に必要とします。クリエイティブ系のデザイン事務所などではカラー印刷をするため、使用する紙とインクのコストを考慮することが大切です。概算として月間にどれぐらいの枚数を印刷するか目安をつけてトナー購入方式ではなく、カウンター方式を選ぶと消耗品のコストパフォーマンスに優れた商品を選ぶことが出来ます。

複合機の導入方法

複合機の導入に関しては、購入・レンタル・リースという3つの選択肢があります。また購入では、新規製品を購入する場合と、中古製品を購入する場合があります。

初期費用としては、購入の場合は本体およびオプションや消耗品の購入費用と設置費用がかかります。レンタル、リースの場合には配送料と設置費用になります。ランニングコストに関しては、購入の場合は消耗品費用ですが、レンタル・リースの場合は月額費用がかかります。

初期費用にあまりコストをかけられない場合はリースの契約がよいでしょう。リース期間は3年、5年、6年のように長期間で組むため、オフィスの必需品は短期間のレンタルよりもリースが効率的です。ただし、常に新しい製品が登場し、新製品は処理速度もコストも低減されています。長期間でリースを組むよりも、短期間のリースで、契約終了ごとに最新機種を導入した方がオフィスの効率化の観点では役立ちます。

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