複合機を導入したいと思っている方へ


複合機を利用するメリットとは?

最近では複合機を利用する企業や店舗が増えてきていますが、その中でも最近の機種のものに関しては多機能化してきているので選ぶ際には活用方法や目的に応じて選ぶ必要が出てきました。そこで、選ぶ際に必要なことはオフィスにとってどのようなメリットがあるのかということです。今回は導入することでどのようなメリットがあるのかについて紹介をしていきます。

まず、一つ目のメリットとしては最近の機種はコンパクト設計になっているということです。多機能となっているため、コピーやFAX、プリンター、スキャナーなどの必要な機能をすべて一台にまとめることが可能になっているため、オフィスのスペースを有効活用することができます。複合機は大きなイメージがありますが、実はコンパクトで使いやすくなっています。

二つ目のメリットは省エネ機能があるということです。昔の機種のものは省エネに対応していないものもありましたが、最新の機種は省エネに対応しているものが多くなっているので、オフィスのエコにも貢献してくれます。最近ではコストカットが重要視されていますが、こういったコピー機の節約についてもコストカットに大きく貢献することができます。

三つ目のメリットは生産性が向上しているということです。従来の製品に比べると、高速出力や原稿の読み込みスピードが非常に高速化してきているので、一回印刷するだけでも数秒で可能になります。高速でコピーをすることが可能となっているため、業務を効率的に行うことができます。業務によっては複合機を利用する頻度が多い企業もありますが、さらに効率よく仕事を進めたいと思っている場合は複合機の機種を変更するとさらにスピードアップが期待できるかもしれません。

四つ目のメリットはあらゆるネットワークに対応しているので、業務効率の向上が期待できるということです。たとえばパソコンのデータを文書にしたいという場合にはパソコンからネットワークを利用して印刷をすることが可能となります。また、専用のアプリケーションを入れることでスマートフォンからコピーやスキャンの操作が可能になる機種もあり、仕事を効率的に進めることが可能です。

このように、利用する上でのメリットは非常に多くなっているので、今回説明したメリットを得たいという場合には最新の機種を利用すると良いでしょう。

複合機を導入する流れについて

複合機を導入する際には業者に依頼をすることがほとんどとなっていますが、実際に導入する際にはどのような流れとなっているのでしょうか?今回は導入の流れについて紹介をしていきます。

まず、導入をする前には見積もりをしていきます。見積もりは非常に大切な事となっており、見積もりをすることによって目的に応じた複合機を選ぶことはもちろん、適正な金額で契約をすることが可能になります。見積もりをしないと後から失敗をしたということにもなる可能性があるので、できる限り納得のいく製品を選ぶためにもしっかりと見積もりができるところで契約をしましょう。

見積もりが終了したら次に申し込みになります。申し込みをする際にはしっかりと商品について納得をしてから行うようにしましょう。申し込みが終了したら契約をすることとなりますが、契約には審査が必要になる場合がほとんどとなります。リース枠が取りづらいという方もいるかもしれませんが、この場合には審査になれている業者に依頼をすることによって、なるべく審査に通過できるように行ってくれます。なるべく実績の高いところに依頼をしましょう。

無事に審査が通過したら、次に納品となり、商品の到着を待ちます。商品が到着後、業者の方が設置工事を行ってくれます。設置工事が完了すれば、あとは自由に使用することが可能となります。もし、設定が分からないという場合にはその日のうちに聞いておくと、いろいろと教えてもらえるので、分からないことがあったら気軽に聞いてみると使いやすくなります。

導入の流れとしてはこのようになっています。

複合機を導入する際の業者の選び方

複合機は生産をしているメーカーが数多くいるので、種類も機能もさまざまとなっています。そこで、今回は選ぶ際にどのような業者を選んだら良いのかということについて紹介をしていきます。

まず、取り扱っているメーカーの種類になりますが、できる限り豊富な種類を取り扱っている業者ですと、目的に応じた複合機を選びやすいので、できる限りたくさんの種類の製品を取り扱っている業者で選ぶようにしましょう。

また、導入をする時にはコンサルティングをしてくれるかどうかもポイントとなります。特に複合機について詳しくないという場合には、コンサルティングをしてもらえると、分かりやすいので、選ぶ際もスムーズになります。複合機を導入することによって仕事の効率を向上させるためにも必要不可欠となっているので、できる限り選び方にはこだわって契約をすると良いでしょう。

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