複合機をレンタルすることのメリットとデメリット


複合機を導入する3つの方法

業務の効率化や合理化、コスト削減など、業務により高い生産性をもたらす複合機はオフィスに必要不可欠なものです。オフィスの必需品となるのですから、通常で考えれば初期費用だけで済む買取が最も経済的だと考えがちです。しかし、それでも多くの企業が買取を選択しないのにはそれなりの理由があるからです。第一に高額であるため新品を購入するとなるとまとまった資金が必要となります。新規事業の立ち上げに合わせて導入する際には、経営資金に余裕がないことも多く初期費用の捻出が困難となることもあるのではないでしょうか。また購入後も、用紙やトナー、部品交換や修理などのランニングコストがかかるとともに、保守契約を別途結ぶ必要もあります。さらに、買取の場合は自社資産とみなされるため、保険料や固定資産税の支払いも追加されることとなります。では、多くの企業が利用しているレンタルとリースにはどんな違いがあるのでしょうか。

費用面で比較してみると、レンタルする場合はレンタル料金と用紙枚数、トナーの交換回数が基本となりこれに設置や撤去の費用が加算されることがあります。リースの場合は、機種代金が分割されたリース料金と用紙枚数、トナーの交換回数、定期的なメンテナンス料金などが基本となり、設置や撤去の費用がかかることはありません。また、保守メンテナンスの面から比較すると、修理点検や故障などのメンテナンスはレンタル会社が行い、費用も料金に含まれていることもあります。

リースの場合は、修理点検などについては導入した企業が保守会社へ別途依頼する必要があります。リース会社によっては、トナー料金が無料となったり、安い料金で保守契約を結ぶことができたりするところもあります。

複合機をレンタルすることのメリット

複合機をレンタルすることでどのようなメリットがあるのでしょうか。最も特徴的なことが、契約期間を気にすることなく利用できるという点です。最低契約期間が設けられている場合があっても、年単位でなく短期契約ができるということが大きなメリットでしょう。また、年単位の契約となるリースと異なり、途中解約ができることも多く違約金などを支払う必要がありません。1日単位で行われるイベントなどでも手軽に利用することができ、維持管理が容易であることもメリットといえます。複合機の導入に当たっての厳しい審査がなく契約しやすい点もメリットであり、リース契約の審査に通らない企業が利用するケースもあります。また、料金を経費として計上することもできる点も魅力的です。それでは、複合機をリースするメリットにはどんなことがあるのでしょうか。

まず、最新機種が選べるというメリットがあります。レンタルでは中古品を扱うことがほとんどですが、リースでは最新機能が付いた機種を選ぶことができ、業務の効率性やコストパフォーマンスの面で大きなプラスとなります。リース会社によっては一括で機種の比較とともに見積もりができるところもあり、機能にこだわった選択が可能なところもあります。

リースの場合は、複合機の所有権利がリース会社となるので、固定資産税の申告や納付といった面倒な手続きを行う必要が一切ないとともに、税務上認められた期間内であればリース料金全額を経費として処理することができるため節税対策にもメリットがあります。

複合機をレンタルすることのデメリット

レンタルすることで生じるデメリットには何があるのでしょうか。業務に関係が深い点でいえば機種が古い場合が多いことです。レンタル会社が在庫として所有している中古の機器を貸し出すことになるので、どうしても型落ちの機種がメインとなってしまいます。PCとの接続などをする際にはOSなどの問題もありスムーズに業務が行えない可能性もあります。また、中古品であるため機器トラブルが発生しやすく修理を依頼する回数も多くなります。仕事が立て込んでいる時の複合機のトラブルは業務遅滞の大きな原因となってしまいます。さらに、コストの面でリース契約と同期間使用した際に割高となってしまうことがあります。短期の希望期間での使用が可能であるため致し方ないことですが、リース会社によってはその差が大きくなる場合もあります。

リースする場合のデメリットについてもみてみましょう。最も大きなデメリットは、契約期間中の解約が原則できないということです。ほとんどのリース契約は3年からでやむを得ず途中解約する際には、残る契約期間のリース料金を支払わなければなりません。また、リース契約を結ぶためにはリース会社による審査に合格しなくてはなりません。ですが、経営状態や業務実績なども審査基準となり、個人事業主や新規事業経営者はなかなかリース枠を取りにくいこともあります。リース会社によっては、そのような対象であっても審査実績が高いところもありますので問題なくリースできる場合があります。

複合機の導入にあたっては、初期費用とその後の維持管理が比較的大変な買取を含めて複数の方法がありますが、それぞれにメリットとデメリットがあります。費用や使用期間、ランニングコストや保守メンテナンスなどをよく考えて目的に合った導入を考えることが大切です。

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