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複合機やコピー機の日常メンテナンスについて

複合機やコピー機の日常メンテナンスについて

複合機やコピー機を長く使うには


企業やオフィス、お店等で、もはや欠かすことのできないオフィス機器である複合機やコピー機器ですが、それらはどれくらいで寿命がくるかご存知でしょうか。全ての機械類は、時間が経過するとどうしても劣化してしまいますので、毎日使わないからと言って寿命がこないというわけにはいきません。実際は、総コピー枚数を寿命の目安とされており、その枚数で言うと、300万枚程が目安で、耐用年数は5年程と言われています。短いと思われた方もいるかもしれませんが、寿命は実際の印刷枚数と設置する場所によって大きく変わってきます。設置環境や使用方法、メンテナンスをきちんと行うことで、より長く使用できる可能性があります。
どうしても機械に使われているゴム製の部品箇所では経年劣化して寿命を迎えてしまいますが、きちんと使っていればより長く使うことができます。コピー機等の寿命は、出力を行うことで部品にダメージを与え、少しずつ劣化していきます。つまり、スペック以上の大量印刷を頻繁に行えば、壊れやすくなり寿命をすぐに迎え、スペックより下の枚数を必要最小限行えば、それだけ長く使用できることになります。
機械の導入時にその会社の月間印刷枚数、ニーズに合わせて機種を選ぶことが最も大切ですが、導入後は、機械に無理な負荷をかけないようにしなければなりません。また、機械は湿気やホコリ、直射日光等を嫌いますので、十分なスペースのある清潔な場所で利用するようにして、無駄に多く出力せず必要な分だけを出力するようにして、できるだけ寿命が長くなるように大切に扱うことを心がけましょう。他にも、機械の手入れを定期的にすることも大事なポイントですが、これは素人にはできませんので、業者に依頼することになります。

マニュアルをきちんと読み込もう


会社やオフィスの業務に必要になるからと購入した複合機ですから、大きな買い物をした限りは長く使いたいものです。本体の寿命としては5年くらいと言われていても、できるだけ長く使用できるように、大切に扱う必要があります。まずは導入した最初に、マニュアルをきちんと読み込みましょう。マニュアルには、設置場所やお手入れ方法等の記載がされており、また注意事項には長く使う為のポイントが記載されているはずなので、きちんと読み込んで、実行するようにしてください。
日常的なメンテナンスとしては、原稿を置くガラス台、原稿台カバーの裏面等が汚れていると、スキャンやコピーが読み込めず汚くなってしまうことがありますので、綺麗に保つようにしましょう。また、機械自体に自動清掃機能がついていることがありますので、出力したものに筋が入っている、画像等が汚く不均一に抜けているという現象になる場合には、内部が汚れている可能性が高い為、この自動清掃機能を利用してクリーニングを定期的に行いましょう。
出力枚数が少なければ、機器に与える負荷もそれだけ少ないことになりますので、枚数を抑える為に、わざわざ印刷する必要のない内部用の閲覧データ等はスキャンしてPDFデータで保存し、メールで一括送信する等してみましょう。慣れれば簡単で紙よりも手軽に閲覧や送信、編集や共有ができます。データの電子化を進んで行い、ペーパーレス化を行うことで、コスト削減にもつながる一方、機械にも優しい使用法ということになります。

メーカーの保守契約を利用しよう


複合機やコピー機を購入、あるいはリース契約を結ぶ際にほとんどの会社やお店が保守契約を結ぶことで、利用期間中にメンテナンスを受けることができるようにできています。保守契約とは、機械の出力トラブル等に対し、スタッフを派遣して修理するサービスを受ける契約のことになります。これはリース契約とはまた別の契約になり、保守契約をしない限り、メンテナンスやアフターフォローを受けることはできません。この方式には、カウンター方式、キットトナー方式、スポット方式等の形態があり、最も多く利用されているのがカウンター方式となります。
カウンター方式とは、コピーやFAX、プリント出力するごとに1カウントされ、本体にあるカウンターによってその枚数がカウントされます。カウンター料金には、感光体や現像剤の使用料、出張費やトナーと部品代、部品交換費等が含まれます。出力枚数が多い会社や高速または中速の機種を導入した会社にお勧めの保守契約になります。修理にかかる支払いはなく、月間印刷枚数が抑えられればコストが安く済む、トナーが無料支給されるというメリットがあります。ただし、大量印刷した場合にトラブルが発生すると予想外の費用がかかり、あまり印刷をしない場合等には費用が割高に感じてしまうことがあります。利用頻度が少ない会社では、キットトナー方式が適しており、メンテナンス契約が付いたトナーを購入すれば使用中はサービスを受けることができるというものです。また、スポット方式はトラブル発生時に都度払いで受ける保守サービスです。
このように、日頃の扱い方と保守サービスを利用することで寿命まで長く使用できるように心がけましょう。

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