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複合機やコピー機の便利機能を使いこなしましょう

複合機やコピー機の便利機能を使いこなしましょう

複合機の購入前にスペックをチェック



複合機やコピー機は、オフィスや会社にはなくてはならないオフィス機器の一つですが、導入の際どのように決めて購入したらよいのでしょうか。あまりどれも変わらないだろうと安さや最新機種、勧められるがままに決めてしまうと、実はその会社に適した機種を選び損なっている可能性があります。

より良い選択方法とは、ハイスペックのものでも安いものでもなく、その会社で必要な月間印刷枚数を算出し、その数に見合ったスペックのものを選ぶこと、それに加えて仕事に必要な機能を備えているものを選ぶこと、この2点が大切なポイントになります。コピー機等の価格の違いとは、1分間に何枚印刷できるかという印刷速度で異なってきます。印刷のスピードが速いほど高額商品になり、印刷が遅ければ安い商品となります。その為、月間印刷枚数に見合った機種を選んでいないと、そこまでの速さは必要なければオーバースペックとなり、逆に必要枚数に届かない場合は必要スペックに満たないという考え方になります。また、カラー印刷、FAX送受信、スキャナー読み込み、データ転送等は、ほとんどの機種で搭載されていますが、ビジネスやお店として使うとなると、使えると思っていたことができず大きな時間の損失や手間になりかねません。きちんと事前に何が必要で月間印刷枚数は何枚なのか、計算をしてから導入を検討することが大切です。

新しく会社やオフィス等を立ち上げる際には、メーカーから自社で購入されるより、リースを利用して購入される場合も多いようです。その場合にも、リース会社任せではなく、提案を受けてからきちんと自社でよく検討されてから機種を決定しなければなりません。



複合機等のリース導入のしくみとは



複合機やコピー機をリースで導入する場合について、リース会社の仕組みが実はよくわかっていないという方もおられます。上手にリースを利用することで、会社の資金繰りが大変楽になります。便利なシステムであり、これから導入を検討されている方にとって、必要な知識ですので、メリット等を理解しておきましょう。

リース会社を利用して導入するということは、通常購入の場合にかかる初期費用が一切かからないというメリットがあります。つまり、大切な運転資金を別のところへ回せる上に、銀行の借り入れに比べるとリースの審査はかなり簡略化されることも大きな利点です。加えて、毎月の支払いは経費扱いであり、月額が固定料金になります。経理的にもランニングコストが把握しやすく、所有権がリース会社にありますので、固定資産税の支払い義務はありません。もちろん、リースという取引形態がゆえに、購入よりも少し割高に設定されています。価格については明朗会計なリース会社を選ぶ必要がありますので注意してください。

リースでの導入は、会社やオフィスを立ち上げる際に、資金管理の効率化という面では、とても便利なシステムですが、デメリットもあります。リース契約後は解約ができませんので、しっかりと計画を立てて導入しなければいけません。リースの場合はレンタルとは異なり、好きなメーカーの機種を導入することができますので、機械の導入時には、機種選びを失敗しない為にも、月間印刷枚数や機能を考慮して、その会社にとって最適な機種を選択するようにしましょう。



上手に使いこなして効率的に



複合機はコピーやFAX、スキャンが使えれば良いと思われている方も多いと思いますが、使いこなせば大変便利な機能もいろいろあります。印刷といえばフルカラーかモノクロというイメージがありますが、2色印刷もあります。注意点や修正点等をわかりやすく示したい、提案書やチラシを安く作りたいけれどインパクトがほしい、印鑑の朱色のままコピーしたい等、フルカラーで出す程ではないけれどモノクロでは物足りない、コストもかけたくない、そういう場合に便利です。2色でもデザイン次第で素敵な仕上がりになります。

集約させて印刷することも可能です。まとめて印刷をすることで、コピー用紙のコスト削減、カウント料金の節約、たくさんある原稿を早く印刷したいといった際に便利です。あるいは、ページ枚数の多い原稿を本のようにまとめて見栄え良く仕上げたい時や、両面印刷をしてコピー用紙やカウント料金の節約をしたい場合には製本コピーがお勧めです。会議のプレゼン資料等を頻繁に出力する機会がある会社では、使い方次第で仕事に差が出てきます。

他にも、パソコンで作成したデータを、印刷しないでそのままFAX送信できますので、作業効率もアップし、トナー代やコピー用紙、カウンター料金の節約になります。自席のパソコンから送信しますので、高画質のまま送ることができます。スキャンしたデータをそのまま保存すれば、紙の節約にもなり、置き場所も不要な為、紙文書を電子化することができます。また、社内全体で共有もしやすく一括管理も簡単ですので、今まで紙書類で保管していたデータを電子化して大幅な業務効率の向上を図ることが可能となります。

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