複合機の保守負担を軽減する方法や複合機について


複合機をリースで利用するための業者の選び方のポイントについて

多くの会社では実際に複合機を導入して日々の業務で使用しています。会社を起業しようと思われている方の中には、リースで導入を検討している方もいるのではないでしょうか。特に起業をされる方は、運転資金の準備や事務所の確保などスタート時に多くの費用を使いますから、購入ではなくリースを利用する方が多くなっています。

実際にインターネットで検索しても把握できるように、現在ではリースのサービスを提供してくれる業者は複数存在しています。選択に困っているという方も少なくないでしょう。ポイントとしては保守料金です。複合機は機器になります。自動車などと同様に長い間使用すると故障などが発生します。そのため、保守が必要になります。業者を選ぶ時はどのような保守サービスを提供してくれるのか事前に確認することが求められるでしょう。

複合機の故障は業務を一時中断しなければならないという事態に陥る可能性もあります。例えば業者の中には保守契約特典付きでリースのサービスを提供してくれるところもあります。保守契約特典付きのため、三つの保守が無料になります。それはトナー料金、故障部品料金、修理対応料金です。当然印刷にはトナーが必要です。トナーが少なくなると購入が必要ですが、保守特典によってトナーの料金が無料で使用できます。使い放題になるため、トナーのことを気にすることなく業務で活用することができます。

故障した時はケースによって部品交換などが必要になることがあります。部品によっては高額になるものもありますが、部品が故障した時も無料で対応してもらうことができます。また、素人では修理をすることができませんから技術者を派遣してもらうことになります。この技術者の修理料金においても無料で対応してくれるため、多くの保守サービスを受けることができます。もしランニングコストなどをなるべく安く利用したいと思われる方は、保守サービスが充実した業者を選択されてみてはいかがでしょうか。

複合機の選び方を知ろう

あなたの好みの業者を選択することができたら見積もりなどを依頼しなければなりません。その前に貴社の好みの複合機を選択しなければならないでしょう。複合機と言っても数多くの種類があることをご存知でしょうか。それぞれの製品によって機能やサイズなどが異なります。まずは商品の基本機能を確認します。

例えば企業の中には白黒の資料しか必要ないためカラーコピー機能は使う機会がないという企業もいるでしょう。そのような企業ではモノクロのものを選択します。また、カラー印刷やモノクロ印刷だけでなく、現在の複合機にはファックスやスキャン機能なども搭載されています。ファックスは電話を利用して資料を送ることができる機能です。主に外部の人と資料等をやり取りする時に使用します。スキャン機能は用紙をデータ化します。例えば資料の中にはデータとして処理したい時もありますからそのような場面で使用します。また、資料からコピーを使用したい時にもスキャン機能を利用します。基本機能を確認し貴社に必要な機能は揃っているか、余分な機能はないかどうかを確認します。

次にウォームアップタイムを確認します。ウォームアップタイムとは起動速度になります。電源を付けた時にどのぐらいの時間で立ち上がるのかを示す指標になります。製品それぞれでウォームアップタイムが異なります。頻繁に電源を落とす企業においてはなるべくウォームアップタイムが早いものを選択すれば少ない時間で立ち上げることができます。ファーストコピータイムも確認しましょう。製品の中にはモノクロがおよそ7秒以下、カラーは8秒程度で印刷してくれる複合機があります。製品の詳細を一つ一つ確認し貴社に合ったものを選択しましょう。

現在の複合機について

複合機は元々様々な機能が集約された機器になります。現在では徐々にその機能性は拡大されており、一つの製品で業務に活用できる様々な機能を利用することができます。例えばネットワークに対応してくれる点です。ネットワークを実際に業務で使用している企業は多いでしょう。wi-fiなどがあることでインターネット検索などを行えます。また、クライアントとのやり取りを行うこともできるでしょう。ネットワーク対応の複合機を貴社に取り入ればネットワークフォルダーでファイルを管理することができます。これによって今までの社員間のファイルのやり取りの手間を大幅に削減することができます。

もし製品にスキャン機能があればスキャンした文章を複合機からダイレクトでメールを送信することができます。企業においては請求書やプロジェクトの資料のやり取りなどをする機会が多いですからネットワークに対応したものを導入すれば多くの業務の手間を削減できるでしょう。複合機は業務効率化やTCO削減という大きなメリットがあるので、購入する予算がないという方はリーズ→リースで導入を検討されてみてはいかがでしょうか。

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