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複合機の価格と自社にあった製品を選ぶ方法

複合機の価格と自社にあった製品を選ぶ方法


複合機をオフィスに購入する



複合機は多くのオフィスに置かれているものです。コピーを取ることができるのはもちろんですが、それ以外にもファックスの送受信もできます。ペーパーレス社会になったとはいっても、仕事の中ではどうしても印刷する必要があるものも多いです。そこでオフィスでは必ず用意をしておく必要がある機器です。

複合機は名前の通りいろいろな機能がついていますから、購入価格が高い傾向にあります。購入するとなればそれなりの費用が発生するため、しっかりと自社に合うものを選ばなければなりません。購入してから失敗したと思っても返品は難しいですし、新たに買い直すということは経費の無駄遣いになってしまいます。ですから、購入するにあたっては失敗することがないように検討する必要があります。

自宅で使うものと比べると、必要な機能、用途、価格などに違いがあります。そのため、購入するものがどれかを考えても、なかなか思うように合うもの見つけられないこともあります。特に会社で使用する機器は、なんとなくで決めていいものではありません。きちんと自分たちの使用頻度や目的に応じて購入しないと、必要以上の機能をつけてしまったり、逆に機能が不足したりということが起きます。そこで購入するにあたっては慎重に使用目的や頻度、一日の利用内容を確認してから決めましょう。

購入するにあたってどれを選べば良いかがわからなくなった時には、いくつかのチェックポイントを参考にして選ぶようにすると失敗を防ぐことができます。多くの人が価格にばかり目が行きますが、品質がよければ高いのは当然です。安いものを購入するのではなく、不要な機能がついていないものを選ぶ、という視点で選ぶようにするとよいでしょう。



複合機選びのポイント



複合機を選ぶにあたって、コピー機能を重視することが必要です。この機能によって価格の違いが出てきます。まず、印刷するのにカラーが必要かモノクロで良いのかということです。日頃からカラー印刷が必要となれば、カラー印刷できるものの方が途中での買い替えが必要なく長く使うことができます。しかし、カラーコピーの頻度はとても少なくインクの減りもほとんどないという場合には、コンビニエンスストアを利用したり、インクジェットプリンターを別途用意したりして対応することも一つの方法です。

次に、使用する用紙サイズの問題があります。ビジネス用のものは、基本的にはA3までの印刷に対応していることが多いです。しかし、そこまでのサイズが必ずしも必要とは限りません。オフィスによってはA3まで印刷可能な複合機を所持していながらも、実際には使用する用紙の種類が限られているということもあります。もしも使用する紙のサイズが限られているという場合には、給紙トレーの数が少ないものにしたり、大きな印刷には非対応なものにしても十分でしょう。

最後に、ついてくる機能の中に不要なものがないかを考えていきます。例えば、両面印刷をする頻度が少なければ自動両面印刷機能は必要ありません。ちょっとしたことですが、このような機能を取り除くだけでも本体価格は抑えることができます。同様に製本機能やインターネットファックス機能、ネットワークスキャニングといった機能は誰もが使うとは限りません。必要ないようならばついていない機種を選ぶようにしましょう。



もしも複合機選びで困ったら



複合機というのは、機能が最新式のものであったり増えたりすればそのぶんだけ価格が高くなります。使用頻度によっては、新品を購入するよりも中古を選ぶ方が経費の削減に繋がることもありますし、リースを選ぶという方法も選択肢の一つとして考えられます。選んでいる中で自分たちにぴったりなものが何か、不要な機能は何かがわからなくなることがあります。そこで、自分たちに合うものがわからないという場合には、プロに相談するのも有効です。

オフィス用品のリース業者や代理店に問い合わせをすれば、日頃の利用状況に応じて必要な機能と不要な機能、印刷スピードの適正といったことから、自分たちに合うものを紹介してもらうことができます。自分たちだけで考えているとどうしても意見が偏りがちになります。そこで第三者の意見も交えることで違った角度から判断することができ、自分たちに合うベストなものを見つける参考となります。

特にプロは設置する場所やスタッフの動線、コンセント位置、コードの取り付け、ネットワーク環境といったことも含めて総合的な判断をしてくれます。動線の問題やネットワーク環境といったものはオフィスの作業効率を決めるとても重要なものです。設置して動線が悪かったり使い勝手が悪かったりすると、仕事の中でのストレスが溜まってしまうこともあります。そのようなことを避けるためにも、作業効率の良い置き場所の確保や動線の邪魔にならないサイズのもの、設置の際のコードや配線の処理といったものまでを考えてのアドバイスというのは貴重であり参考になります。

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