複合機、複写機ならリースを利用して賢く導入


複合機や複写機をリースする導入方法

企業や飲食店、事務所等で複写機や複合機の導入を考えている方の中には、何をどう選んだら良いのか悩まれている方もおられることでしょう。どんな小さなオフィスでも必ず必要な機器ですが、購入するには安くない買い物ですし、家庭用の複写機では仕事にならない場合や、逆にインク代やトナー代が高くついてコストパフォーマンスが悪い可能性も出てきます。最近では、企業が複合機等のオフィス機器を導入する際、リース会社を利用する方法が一般的となっているのをご存知でしょうか。しかしながら、いざ利用するとなるとどうしたらいいかわかりにくいものです。なぜリース会社を利用する企業が多いのか、どう便利なのか、仕組みや特徴のほかメリット等をきちんと理解した上で導入の検討をするようにしましょう。

複合機とは、その名の通り複数の機能を備えた機器のことですが、複写機、スキャナー、FAX等、従来別々の機器として存在している個々に備えた機能が、1台に集約されています。様々な機能を兼ね備えた複合機は、1台あると非常に便利で、オフィスには大変役に立つ存在でなくてはならないものです。1台で済みますので、オフィスのスペースを多くとる必要がなく、またパソコンやインターネットとも連携しており、ペーパーレス化等の様々な業務を効率よくすることが可能になります。また、複写機等様々な機器を個別に持つとランニングコストがかかってしまいますが、1台ですのでメンテナンスや消耗品、電気代等もコスト削減を図ることができます。その機械をリースのシステムを利用することによって、さらに容易に導入することができますので、企業には大変お勧めの導入方法となります。

リース会社を通して導入するメリット

リース会社を通して導入するシステムの仕組みとは、リース会社に複合機や複写機の見積りを依頼し、その企業に合った商品の選定を行います。商品が決定後、リースの予審が行われ、審査に通ればリースの契約手続きに入ります。つまり、企業が選んだ商品を、リース会社がメーカーから代理で購入し、長期間のリースとして商品が設置されます。その後は保障やメンテナンス等のアフターケアあることがほとんどなので、安心して利用することができます。

複合機をリースすることのメリットについて、初期費用がかからないということが大きなポイントです。大きなまとまったお金が一気に出ていかないということは、その費用を他の資金として運用することが可能になります。また、銀行からの借り入れに頼る必要もない為、銀行に借り入れの審査を受けることと比較すると、かなり手軽に申し込むことができるのも企業にとって大事なポイントと言えます。リース料金は、毎月決まった固定額を支払うことになりますので、ランニングコストが把握しやすく管理が楽になります。加えて、リース料金は経費扱いにできるのも大きなメリットです。リースを利用すると自社での購入扱いにはなりませんので、所有権はリース会社にあります。減価償却の手続きや固定資産税も発生しませんので、手間のかかる事務処理の負担も軽減されることになります。長期的に総額で見ると少し割高になってしまいますが、やはり導入しやすい点と初期費用がほとんどかからないというポイントは、企業にとっては有り難いシステムであると言えるでしょう。

会社に合った複合機の選び方

複写機や複合機のリースの際にどのように機械を選べば良いのでしょうか。企業で導入する場合、ポイントは安さや品質ではないということを覚えておいてください。見積りをとる際に基準となるものは、月間の印刷枚数になります。複写機等の価格の違いは速度によって変動します。早いものは高額で遅いものは安価となります。つまり、その会社の印刷枚数に見合った機械を選択する必要があり、必要枚数に見合ったスペックを持たない機械をリースしてしまうと、オーバースペックになって高いリース代になってしまうか、あるいはロースペックとなり仕事に支障をきたすことになってしまいかねません。不要なスペックの機器をリースしてわざわざ高い費用を払うことのないようにする為にも、相場を知り、きちんと見合った商品の提案や見積りをしてくれるリース会社に依頼することが大切です。

複合機の一般的な機能として、カラー印刷、FAX、スキャナー、データ転送が機能として備わっていますが、いざ導入してから実は欲しい機能が搭載されていない商品だったということがないように、ちゃんと必要な機能が備わっているかどうかの確認を怠らないようにしましょう。リースは初期費用がかからないなど大きなメリットがありますが、契約期間中の解約は基本できない為、曖昧に決めることはせずに、しっかり把握してから慎重に選ぶ必要があることを覚えておきましょう。相談、見積りの際に必要な機能をリース会社に伝えてコンサルティングをしてもらい、様々なメーカーの機種の提案と、一括見積りをしてもらうことをお勧めします。

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