業務用コピー機を購入する前の基礎知識|使い方・選び方・導入方法


ビジネスとして利用する場合、業務用コピー機は非常に便利なものといえるでしょう。ただ、業務用コピー機と一言で言っても、その種類は非常に多く、どのようなタイプを選べばいいのか、そもそも購入やレンタル、リースなど導入方法もさまざまです。ここでは、業務用コピー機についての基本知識や選び方、導入形態ごとのメリット・デメリットについてご紹介します。

【目次】
*業務用コピー機とは
*業務用コピー機の使い方
*業務用コピー機の選び方
*業務用コピー機の導入方法 購入・レンタル・リースのメリット比較

どこのオフィスにも1台はあるのが、複数の印刷機能を持つ業務用コピーです。主にプリンター、スキャナー、ファックスなど、事務に必要なさまざまな機能があり、デジタル業務用コピーやプリンター業務用コピーなどとも呼ばれます。

「設置するための面積が少なくすむ」「初期費用が低い」「電源供給が一つですむ」などさまざまなメリットが挙げられます。現在では、各有名メーカーがそれぞれの強みを持った製品を発表しており、企業・個人など、「どのメーカーの商品がおすすめなのか」「どれを選べばいいのか」と、悩んでしまう人がとても多いのが現状です。

コピー機を選ぶ際の重要なポイントの一つに、毎月の印刷枚数があります。なぜなら、どれだけコピー機本体の価格が安価でも、ランニングコストが多くかかることは望ましくないからです。

また、業務用コピー機はとても大きな機械であると想像されがちですが、現在では小型化が進んでいます。そのため、さまざまな機能を持ったまま、コンパクトでとても扱いやすいタイプも登場しているのが特徴です。

その点に考慮して業務用コピーを選ぶ際は、「どのような場所に設置をするのか」「どのような人が使うのか」「必要な機能が何か」を事前に調べましょう。使う人にとって最適な製品を選ぶことがおすすめです。

業務用コピー機にもさまざまな種類があるため、選ぶときには環境や用途に合わせて選ぶようにしましょう。デジタル複写機にファクシミリ機能などが追加されたものは、オフィスで利用するものとしておすすめです。最近では、カラー印刷ができるものでもコストパフォーマンスに優れたものも登場し、数十万以下での導入ができるようになりました。

このような機種は、メーカーが率先してリース(貸出)を行っています。さらに、メンテナンスやさまざまな保証がつくケースもあるため、オフィス向きといえるでしょう。

ただ、デジタル複写機は規模の小さい会社の場合、大きすぎる傾向があります。その場合には、スモールオフィス向けの小型の機種がおすすめです。

近年では、オフィス自体が縮小し、大きな機材は導入できないというケースも増えてきています。そんな場合には、スモールオフィス向けの廉価版カラープリンタとカラースキャナが合わさった業務用コピーを選びましょう。

小型化が進んでいるので、場所をとらないことが魅力です。さらに、扱いやすいだけではなく「大型複写機に比べると導入コストも低い」というメリットがあります。

モノクロページの印刷に特化したものも存在しており、カラーページを使用しない文字だけの資料などを印刷することが多い企業で、大きな需要があります。より小型の機種もあり、それらは一般的に小規模オフィスおよび家庭用の機種として人気です。

業務用コピー機を選ぶ際の一般的な基準として、「値段」や「品質」を気にする人が多い傾向です。しかし、選ぶ際にこの基準だけでは、納得のいく商品は選べないかもしれません。正しい業務用コピーの選び方としては、大きく分けて2つあります。

・毎月どれくらい使用しているか
これは先ほど簡単に述べましたが、オフィスなどで利用する際などは、「1か月の間にどれほどの枚数を印刷をするか」というのが非常に大きなポイントになります。なぜなら、コピー機の価格の違いというのは、印刷の速さによってつけられているものだからです。印刷の速度が速いものが高く、遅い場合は低コストでの設置ができるといえます。

そのため、まずはオフィス内や個人での使用量などを把握しておきましょう。適切なコピー機を選ぶことによって、適正価格で扱いやすい機種を導入することが期待できます。もちろん、印刷枚数が少ないところであっても、できる限り費用を抑えて選びたいものです。どのようなインクが対応可能なのか、インクの値段なども考えたうえで選ぶと良いでしょう。

・必要な機能が何であるかを把握する
機能が多いことは非常に良いのですが、当然コストも高くなります。そのため、「どの機能が必要であるか」「どの機能が必要でないのか」をしっかりと把握しておきましょう。必要最低限の機能のついた機種を選ぶことにより、さらにコスト削減することが期待できます。以上のことを踏まえてオフィス用、家庭用のどちらを選ぶ際にも適切な業務用コピーを選びましょう。

●購入するメリット・デメリット
メリット
・最新モデルを使える
・中古モデルでも新しいものが多い
・中古モデルは安い

デメリット
・価格が高くなりやすい
・安い場合はワケありの可能性あり

業務用コピー機を購入するのであれば、価格は新品か、中古なのかによっても大きく変わります。新品の場合で、カラー業務用コピーの場合、印刷速度やオプション次第では定価数百万円以上になるケースも。

モノクロ業務用コピーの場合は、カラー業務用コピーの約半分ほどですが、同様にオプションをつけると数百万円以上になるケースがあります。

ただし、高額の業務用コピー機は、印刷速度が速いなど機能が優れていたり、中古であっても最新型モデルであったりします。中古であれば、カラーでもモノクロでも数十万円ほどで購入できる場合が多い傾向です。

ただ、業務用コピー機で購入価格が安い場合は、ワケありの製品であることが多いので、安い理由をしっかり確認して購入する必要があります。

●レンタルするメリット・デメリット
メリット
・短期間の場合は安い
・経費計上ができる

デメリット
・長期だと高くなる

通常は、あまりコピーを使用することのない事業所が、一時的なプロジェクトなどのために、ごく短期間だけ使用したい場合はレンタルでも良いでしょう。毎月レンタル料を支払うだけなので、経費として処理することができます。ただし、長期間の運用になるとコストが高くなりやすいので注意が必要です。

●リースするメリット・デメリット
メリット
・契約期間ごとに機種の見直しができる
・経費計上ができる
・初期費用を抑えることができる

デメリット
・短期間利用だと高くなりやすい

中長期に使用するのであれば、リース契約がおすすめです。コピー機は、一度購入すればすぐに買い替えることのない長く使用する機器です。購入して、その機器が古くなり新しい機能が必要となった場合は、新たに買い替えなくてはなりませんが、リースであれば契約期間ごとに機種や内容の見直しができます。

会計処理の面でも、高額な機器を購入した場合、減価償却が必要となりますが、リース契約であれば月々のリース料を単純に経費として計上することが可能です。

まとめ
業務用コピー機は、複数の事務機能が1つに集約されているため、さまざまな利便性により導入をする企業が多い傾向です。また、近年ではスモールオフィス向けに小型化されているものもあります。購入・レンタル・リースは、使用形態によってコストが大きく変わります。自身の使い方にあったコピー機の導入方法を検討するようにしましょう。

複合機NAVIではお客様のご要望やご利用環境に合わせて、最適なコピー機・複合機をご提案させていただきます。コピー機・複合機のご導入をご検討の方はぜひお気軽にお問い合わせください。

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