業務用コピー機の導入に際するチェックポイント


これから業務用コピー機を導入したいとお考えの方へ

巷では、これから業務用のコピー機を導入したいと考えている法人担当者も存在するようです。そのようなシーンでは、開業の支援としてリース契約や安価で対応してくれる業者がおすすめです。初期費用をカバーでき、メンテナンスなどのサポートも備えているところを選びましょう。期間限定のプランも目を通しておくとコスト削減につながるかもしれません。

コピー機を最初に導入する際には、内容を確認した上で必要なものだけ印刷することができるような設定が可能なものを選びます。こちらの方法を実践すれば、消費する紙の量が減少し、コストや排出するごみを削減することが可能となります。あらかじめ、使用枚数の見込みが分かる場合は、使用枚数でコピー機を選ぶことが効率の良さにつながります。

また、導入するコピー機を社内のネットワークと連携させたいというビジネスパーソンも見受けられます。社内のネットワーク環境によっては、そのような希望条件に対応してくれる業者も存在するので、一度問い合わせてみるのも良いでしょう。そして、電話とFAXの番号が同じにするか別にするかで悩んでいる会社も存在します。電話番号やFAX番号は顧客や企業と連絡を取る上で必要不可欠であるため、購入やリースの契約をする前に番号を別にする等、社内で検討し業者へ問い合わせが必要な場合は確認した上で導入しましょう。リースを契約する際は、審査の申し込みから始まります。年商や事業内容、従業員数なども含めて会社の情報を連絡する必要がありますので、導入日よりできるだけ早めに問い合わせましょう。

次に、コピー機を導入した後、オフィスを移転し移動する場合もその旨を連絡すればメーカーが段取ってくれることが好ましいです。営業担当の対応の早さは信頼につながります。

コピー機のメーカーや機種によるスペックの違い

業務用の複合機・コピー機を導入する場合には、機器のスペックにも気を配ることが大切になります。例えば、印刷することのできる紙の厚さや素材などは、メーカーや機種によって違いがあるので、あらかじめ担当者に確認しておきたいところです。また、機器の性能はメーカーによって違いがあります。特に、カラーで印刷した結果の色味や画像のきめ細かさを示す解像度、スキャン機能があるならスキャンしたときの読み取る解像度は、メーカーによる性能の違いが表れやすくなります。図面などは特に細い線を印刷した場合、性能差が顕著になります。

また、インターネットプロバイダーと契約しておらず、ネットの接続環境が整っていないために、複合機やコピー機を導入することができるかどうか、不安に思っている人も存在します。しかし、ネット環境がなくても業者がサポートして対応してくれるのであれば、問題なく利用することができるので大丈夫です。ただし、プリンターやスキャナーを使用する場合はパソコンへ、ファクシミリを使う際は電話回線に接続する必要があります。

そして、コピー用紙ではなく封筒などを手差し指定で印刷したいという人も見受けられます。封筒などの中でも、定形のものは手差しトレイにセットしてプリントアウトすることが可能です。また、非定形のものの場合、メーカーによって推奨される範囲内のサイズなら、印刷することができます。こちらの印刷可能なサイズの範囲については、担当者に問い合わせてみると良いでしょう。

利用する業者を選ぶときにチェックしておきたいポイント

業務用コピー機の導入にあたって、床に設置するタイプの機器ではなく、机上や専用の台の上で利用したいという方がいらっしゃるかもしれません。さまざまな種類がある中でも、スペックの違いなどがあるので、そういった場合は一度担当者に問い合わせてみることをおすすめします。

また、複合機やコピー機のリースを行っている業者の中には、現金による購入もすることのできるところがあります。そのような業者を利用すれば、一人一人の適性やニーズ希望条件に合わせて導入する方法を選択することが可能になります。

そして、回線の手配からインターネットの環境設定をできる範囲で対応してくれる業者は、利用価値が高くなります。中でも、複合機の場合はあらかじめリストを提出し、番号を登録した状態で機器を納品したい場合も一度業者に相談してみましょう。柔軟に対応してくれる業者を利用すると、仕事を効率よく進めることができ、スタッフのストレスも軽減することができます。

次に、コピー機の導入にあたって、利用する業者を選ぶ時には、設置サービスの提供されるエリアや設置作業の担当者もチェックしておきたいところです。業者の中でも、日本全国の設置作業に対応しているところは、利用価値が高くなります。また、メーカーの技術者が設置作業を行う場合、信頼性が高くなります。ただし、設置作業を行う地域によっては、担当者が異なる場合があるので、事前に問い合わせておくことをおすすめします。

■関連ページ
コピー機リースの詳細はトップページで

前のコラム   コラム一覧へ戻る   次のコラム



複合機・コピー機に関するお問い合わせ・お見積りはこちら!


テレワークのお悩み解決します

お客様満足度アンケート

お客様の声
施工事例集 スタッフブログ
商品一覧 人気ランキング サービスに関して
ご導入の流れ よくあるご質問

特別メニュー
複合機用語集 スタッフ紹介

MEGA-NET クラウドPBXNAVI オフィス電話NAVI オフィス引越NAVI オフィス空間 動画ページ かんたんリース審査
トップへ戻る