業務用の複合機は導入すべきものなのでしょうか?


複合機の魅力

仕事場に業務用の複合機は設置した方が良いのでしょうか。それとも設置しない方が良いのでしょうか。複合機はコピー機能だけでなく、スキャナーやプリンター機能、さらにはファックスとしての機能も備えているものです。場所を取らないため、導入すると非常に省スペースとなります。多彩な機能が一台に集約されていることにより、これまでは紙を用いなければ送ることができなかったファックスも紙に印刷をすることなく送ることが可能となりました。これは、自分のデスク上でファックスの処理を済ませることができることを意味しており、業務の手間を大きく省くことに繋がっています。

また、紙を使って業務をする必要がなくなるため、業務用の複合機を導入することができれば、とても経済的であるといえます。印刷物の数が減ることは秘密保持の観点からも大きなメリットです。同様に複合機に送信されてきたファックスのデータを印刷をすることなく自分のPCに転送することも可能となります。そして、複合機にはハードディスクが搭載されているので、大量のデータを保存して処理することもできます。

業務用の機器を導入することができれば、会社の仕事のスピードが確実にアップすることになるでしょう。しかし、非常に便利な側面がある一方で、複合機に大部分の業務を負わせてしまっていることから、いったん機器が故障してしまうと、会社の運営に関して大きな打撃を与えてしまうことも考えられます。そのため、故障などの場合にはどのように対応をしていくかを考慮しておくことも同時に必要となってきます。また、一度に多くの人が機器を同時に使ってしまうと、処理に時間がかかりすぎてしまうという欠点もあるため、注意が必要です。

複合機のリースの活用を考えてみる

複合機の導入が、会社の事業の推進にとってプラスとなることは言うまでもありません。一方で会社の経営は利潤を得るために行っているものなので、機器の導入は会社の経理の面で考えると大きな負担になってしまいます。一度に大きな出費があることは特に会社にとっては大きなダメージになってしまうことも考えられますが、そのような場合におすすめなのが装置のリースです。装置をリースする場合には、一度に大きな出費が必要とならないため、経営上の負担になることは考えられません。

さらに、新しい機器への切り替えも簡単に行うことができるので、いつでも最新式の機器で会社の業務へあたることが可能となります。リースをする際には、あらかじめ契約内容をしっかりと確認しておくようにしましょう。例えば、新機種への変更の際の手数料の有無や、機器が故障した場合のメンテナンスサービスの有無、そして修理対応の有無などは利便性に関わる重要なポイントとなってきます。機器には当然のことながら、トナーなどの消耗品が必要になります。消耗品の供給はリース会社が対応してくれるのか、それとも自分でそれを行わなければならないのかについてもあらかじめ契約内容を確認しておくとよいでしょう。できればすべての対応をリース会社が行ってくれるのが最良のシステムといえます。

会社の部署の人員構成から考えて、2、3台の装置が必要ではあるけれども、それを導入するだけの資金が無いような場合にも、リースシステムはおすすめといえます。あまりに多くの人が機器を同時に使ってしまうと、かえって仕事の効率が下がってしまうことも考えられます。

中古の複合機について

複合機を自分のオフィスに導入する際には、一般的には最新式の新しい機能を持った機器を導入することが一般的です。新機能を十分に活用できれば、それに応じて会社の業績がアップすることが期待されます。とはいえ、新しい機能を全て簡単には使いこなせないというような場合も考えられます。もちろん機器は大変使いやすく作られてはいますが、機械に明るい人もいれば、苦手な人もいます。また、これまで使っていた機器の調子が悪くなってきたので、同様の機器をリースしたいという希望も当然のことながら考えられます。

さらに、事業拡大によってこれまで使ってきた機器の台数を増やすこともあるでしょう。中古の機器はリースが難しいと考えられがちですが、リース会社ではそのようなリースにも対応してもらえます。もちろんあまりに古い機種では対応が難しい場合もありますが、多くの場合において問題なくリースすることが可能です。→削除 中古はリース契約が基本的に出来ませんしお勧めも出来ません。理由は5〜6年既に他の誰かが使用し、古いから手放した機種がほとんどだからです。また、それぞれの機種に対するメーカーが部品を保持する義務も5〜6年のためその機種に対し、長期契約期間を縛るリースはお勧めできないのが理由です。中古は短期の最低ご利用期間を設定できるレンタル契約がお勧めです。→追加他にも、会社の系列上、一定のメーカーの機器しかリースとして導入できないというような場合も考えられます。このようなニーズにもリース会社は対応可能となっています。自分の好みのメーカーを指定して、自分の会社のシステムとして導入できるのです。

リースの開始前には審査があります。審査には時間がかかるので、その時間も考慮してから会社の設備の導入を行っていくようにしましょう。会社の業務に関係する機器は言うまでもありませんが、リース会社は会社のインテリアのリースにも対応可能なので、調度品の調達をリースで行うことも問題なく行えます。

■関連ページ
複合機レンタルの詳細はトップページで

前のコラム   コラム一覧へ戻る   次のコラム



複合機・コピー機に関するお問い合わせ・お見積りはこちら!


テレワークのお悩み解決します

お客様満足度アンケート

お客様の声
施工事例集 スタッフブログ
商品一覧 人気ランキング サービスに関して
ご導入の流れ よくあるご質問

特別メニュー
複合機用語集 スタッフ紹介

MEGA-NET クラウドPBXNAVI オフィス電話NAVI オフィス引越NAVI オフィス空間 動画ページ かんたんリース審査
トップへ戻る