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格安でコピー機を導入するにはどのような選択肢があるのか

格安でコピー機を導入するにはどのような選択肢があるのか

業務に必要な機器を安く購入するには



業種を問わず、ビジネス界では会議資料の作成をはじめとするさまざまな業務に、複写機能をもつコピー機は欠かすことができないツールとなっています。最近では、業務の効率化や合理化を図り、コスト削減やスペースの有効利用のために、コピーだけでなくスキャナーやFAXなどの機能が備わった複合機を設置している企業が多くなっています。

このような機器は、決して低価格で購入できるものではないため、新規事業の立ち上げや事業の拡張によって新たに設置するとなると、初期費用にまとまった資金が必要となります。また、機器を購入すればそれで終わりというわけではなく、保守点検費用や用紙代、トナー代、故障時の部品交換代など、さまざまなランニングコストがかかります。業務の効率化を図るための機器が経営を圧迫してしまうことにもなりかねないため、購入にあたっては慎重に選ぶ必要があります。

安く機器を購入するには、型落ちの新古品、中古品の2つの方法があります。新古品は未使用であるため、新品と同様に使用できますが、型落ちといっても元値が高価なものであるため、それほど価格が下がらないのが現状でしょう。中古品を格安で販売しているところもあります。中古品を吟味する際にはまず年式に注目されるでしょうが、新古品と変わらない年式なのに極端に安いということもあります。その理由は、それまでに使用されてきた期間ではなく使われた頻度が高かったということが考えられるでしょう。

カウンターがリセットされていない限り、中古品はそれまで何枚プリントしてきたかということを確認することができます。たとえ短期間の使用であってもかなりの枚数が使用されているということは、使用頻度が高かったため、機器内部の劣化や損傷も考えられるということにもなります。激安ということばには飛びつきやすいものですが、その裏をしっかりと理解しておくことが大切です。



コピー機購入のメリットとデメリットとは



格安でコピー機を購入することの最大のメリットは費用を抑えることができるということです。企業では備品費や消耗品費など各科目や品目に分けて予算が配分されています。予算内でさまざまな必要となる物品を購入しなくてはならないため、機器購入費を抑えられるのは企業にとっても望ましいことです。しかし、安いというメリットがあるからには、同様にデメリットがあることを覚悟する必要があります。

激安中古品であれば、ほとんどの場合、製造されてから年数が経過しています。家庭の電化製品の部品交換、修理が生産停止からほぼ7年間でできなくなることをご存知の方も多いでしょう。購入当時は何の問題もなく使用できても、ほんの数年で生産停止の時期を迎えて、ちょっとした不具合でも部品交換ができなくなれば、新たに購入するしかなくなってしまうのです。

最近ではコピーだけでなく、さまざまな機能を兼ね備えた高性能の複合機が主流となっており、3年ほどでメーカー保証ができなくなるものもあるといいます。

業務用の機器は、家庭用と異なり、多くの社員が毎日のように酷使するものとなるため、劣化や故障もしやすくなります。激安プリンタを購入したものの、故障して問い合わせたらプリンタ購入代以上の修理費がかかるといわれた経験がある方もいらっしゃることでしょう。購入した時点での価格が安くても、後々のことを考えると実はとても高い買い物となってしまう可能性もあるため、激安中古品の購入には注意が必要です。カウンターの枚数使用料、トナーや感光ドラム、オプションの有無、送料など全て確認してから購入しないと後悔することにもなりかねません。



コピー機を格安で導入するには



中古品の購入にはリスクが多い、では、コピー機を格安で導入する方法はないのでしょうか。そこでおすすめなのが、リースです。初期費用を抑えられることで経費の大幅削減につながるだけでなく、それほど長期の契約期間を条件としなくても利用することができます。

リース契約を結ぶことになるため、機器の所有権はリース会社にあり、その料金を経費として計上して処理できるのも大きなメリットとなります。購入した場合は、たとえ中古品であっても減価償却費や固定資産税が発生します。リースの場合は、それも省くことができるので、節税対策にもなります。また、リースサービスを提供している会社は、最新機種を揃えていることが多いので、最新機能が付いた機種を選ぶことができ、業務の効率化をさらに図ることができます。

リースと同じように購入しないで機器を導入する方法にレンタルがあります。レンタルの場合は、レンタル会社が在庫として持っている中古品のなかから貸し出しをすることになるため、古い機種であることが多くなります。購入するのと同様に故障が発生しやすくなる可能性が高くなるため、故障の度に修理を繰り返して業務の効率化ができなくなってしまいう可能性もあります。イベントなどで数日利用するのには向いているでしょうが、長期にわたって業務に支障がでるような職場に設置するのは不安が大きいでしょう。

このように、安い料金でコピー機を導入するには、最新機器を備えたリース会社を活用する方法が最適であると言えるでしょう。リース会社によっては、見積もりや機種選択をネットで簡単に行えるところもあるので、導入までに時間がない場合などでもおすすめです。

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