失敗しない複合機・コピー機の選び方、業者選定のコツとは?


複合機やコピー機、またそれらを扱う販売・リース会社を選ぶ際は、重視したいいくつかのポイントがあります。こちらのページでは複合機やコピー機の選定ポイントや、販売・リース会社の判断基準についてご紹介します。

複合機・コピー機選びで重要な3つのポイント


業務用複合機やコピー機の選定ポイントは以下の3つです。

*月間印刷枚数
*ランニングコスト(保守契約料金)
*連帯機能

では、それぞれのポイント別に詳しく解説していきましょう。

1.月間の印刷枚数を把握して機種を選ぶ

複合機やコピー機の料金の違いは印刷速度(印刷枚数/分)で判断できます。
購入の際は、月間印刷枚数に比例したものを選びましょう。そうしないと、スペックオーバーとなり修理の回数が増えてしまう可能性もあります。

月間印刷枚数の計算方法は以下のとおりです。

一日の印刷枚数×月間営業日=月間印刷枚数

一日の印刷枚数には「コピー枚数」「FAX受信枚数」「PCからの印刷枚数」が含まれています。たとえば利用するユーザーが5人で、それぞれ1日の印刷枚数が50枚ほどで営業日数が20日とすると、1ヵ月の印刷枚数は約5,000枚になりますね。また、上の計算とは別に印刷枚数が増えることも考慮し、適切なスペックを選択しましょう。

2.ランニングコスト(保守契約料金)が安い機種を選ぶ

複合機やコピー機のリース料金には「本体価格」と「保守契約料金」の2つがあります。本体価格はその名のとおり、複合機・コピー機の本体に対して支払う料金のこと。
保守契約料金は、複合機やコピー機を利用し続ける限りかかるランニングコスト(保守契約)です。保守契約料金のなかでも「カウンター料金」は、印刷枚数分の費用をリース会社から請求されるものになります。そのため、使い方によっては低コストで利用可能です。

こうした2種類の料金の違いをしっかり理解しておき、とくにカウンター料金を安く抑えられるものを選ぶといいでしょう。

3.用途に合った便利機能がついている機種を選ぶ

複合機やコピー機には、スキャンしたデータをクラウドサービスやパソコンに転送・保存できるものが増えています。コストが低いというだけで選択せず、用途に合った機能がついている機種を選ぶことが大切です。

販売・リース会社を選ぶ際に注意したい3つのこと

複合機やコピー機の販売・リース会社は数多くあります。以下のポイントに注意して業者を選ぶようにしましょう。

1.複合機やコピー機の本体価格
2.保守契約料金の提示
3.アフターサービスの対応

1.安値には理由が!見極めが必要な「本体価格」

キャンペーンや条件付きで販売・リースを行っており、本体価格が格安の場合は見極めが必要です。このようなケースでは、とくに中古の機種だとメーカーが修理に使用する部品の保有期間が過ぎていることがあります。複合機やコピー機本体に問題はありませんが、業者側の在庫処分ということになりますね。安価で利用できる場合、裏にはこのような事情があるかもしれません。

また、販売業者によっては「プロバイダの同時申し込み」や「電話回線の同時申し込み」などの条件がある複合機やコピー機もあります。販売業者が回線の新規契約を得るとインセンティブが入り、その差額が複合機やコピー機の本体価格に反映しているというわけです。

本体価格の安さだけに気をとられず、「なぜ安いのか」にも注意を払うことが大切です。

2.見積書に「保守契約料金」を提示している業者か要確認!

販売・リース会社が提示する見積書には「保守契約料金」や「本体価格」、または「リース料金」が明記されているか、しっかり確認しましょう。
販売・リース会社によりますが、本体価格やリース料金のみの見積もりを提示している場合、契約後のメンテナンス時に追加料金を請求されることがあるので注意が必要です。
保守契約に関する部分はとくにしっかりと確認し、追加料金をとられて結果的に割高になることがないようにしましょう。

複合機やコピー機を導入する際に結ぶ「保守契約(ランニングコスト)」には、以下のような契約があります。

*カウンター保守契約
*キットトナー保守契約
*年間保守契約
*スポット保守契約

これらのうちどの保守契約が必要になるかは、購入するコピー機・複合機によって変わります。保守契約の料金と本体価格を合計して、月々にかかる金額をはっきり提示してくれる業者を選ぶことが大切です。

3.契約した複合機の「アフターサービス」に対応しているか

複合機やコピー機の定期的なメンテナンス・アフターサービスに対応している業者を選択しましょう。なかには、複合機やコピー機の故障またはトラブルが発生して業者に連絡をしても、繋がらなかったり対応してくれなかったりするケースもあります。

そして故障したコピー機の修理やメンテナンスを行う際は、販売・リース会社で対応できるかどうかもポイントです。販売・リース会社に技術員が所属していれば、メンテンナンスなどを直接依頼できるため対応が早くなるでしょう。

しっかり見極めて複合機・コピー機を選ぼう

以上、失敗しない複合機・コピー機と販売・リース会社の選び方について説明しました。販売価格やリース料金などが安いからといって安易に選択すると、契約後に不都合が発生する場合があります。しっかり見極めてから契約しましょう。

複合機NAVIでは、お客様の印刷状況や使用用途に合わせて複合機・コピー機のご提案をさせていただいております。複合機・コピー機の導入や入れ替えをお考えの方はお気軽にお問い合わせてください。

複合機・コピー機のお問い合わせはコチラ

前のコラム   コラム一覧へ戻る   次のコラム



複合機・コピー機に関するお問い合わせ・お見積りはこちら!

お客様満足度アンケート

お客様の声
施工事例集 選ばれる理由 スタッフブログ
商品一覧 人気ランキング サービスに関して
ご導入の流れ よくあるご質問

特別メニュー
複合機用語集 スタッフ紹介

MEGA-NET ビジネスフォンNAVI クラウドフォンNAVI オフィス電話回線NAVI 動画ページ かんたんリース審査
トップへ戻る