便利な複合機をリースする前に要件の整理を


機能の集約が魅力の複合機

以前はコピー機とFAX、プリンターといったものは、別々に用意していました。会社の事務所のスペースを見てみると、普通にいろいろな機種が置いてあり、場所も取っていたでしょう。ですが、この3つは印刷をするという点において、同じ機能を有していることが分かります。そこで、この機能を統合して生まれてきたのが、複合機です。正確には、さまざまな機能を持っている機材ですが、基本となるのは印刷であるということに違いはありません。

現在の複合機の機能を見てみると、オフィス等で必要とされる機能はすべて持っているといっていいでしょう。コピー機であり、FAXであり、スキャナーであるということです。さらに、プリンターとしてパソコンとつながることを考えると、印刷に関わることは、ほぼ何でもできるといって間違いありません。この機能の集約が、多くのメリットをもたらすことになるのですから、今や複合機が中心となってきています。複合機のように、機能を集約させることによって得られるメリットは、場所ということも挙げられます。

今まで複数の機材で埋まっていた場所はきちんと整理されるようになり、すっきりとまとまるようになるでしょう。あまり使わない機材が取っていた場所も有効に使うことができるようになります。事務所内の動線も整理され、無駄な動きやスペースはどんどんと減っていくでしょう。

スペースの有効利用ということは、多くのことをもたらしてくれますが、それだけいろいろな機材を購入しないでも済むようになることも大きい意味があります。さらに、リースにすることによって、経費処理することができるようになるのですから、企業にとってはメリットの多い選択といえるでしょう。

集中させることのメリットとデメリット

複合機のように機能を集約するということは、電源の供給を一点に集めることができるという点でもメリットがあります。コンセントを占領しないという見方もできますが、それだけではありません。どんな機械でも、電気を使う以上、つないでおくだけで待機電源を消費していきます。使っていなくても電気は使われてしまうことになるのです。これが大きな無駄のもとです。数多くの機器をおいている事務所では、この待機電源も馬鹿にならないものとなるでしょう。パソコン用のプリンターもいくつもあり、コピー機があってFAXがあり、個別にスキャナーまでも使っていたらどうでしょうか。すでに無視できるような待機電力ではなくなることがわかるはずです。これを一カ所に集めることができれば、電気代の節約にも役立ってくれることは間違いないでしょう。

問題は、複合機にすべて集中させることでどのようなメリットがあるかということです。いろいろな機能が集中して搭載されることによって、業務も集中することになります。この時に、仕事をこなすだけの能力があるかどうかということが課題として挙げられます。一般的なコピー単体機であれば、こなすことができる量であっても、そこにさまざまな要件が重なることになります。そういったことも考慮して能力を考えていかなければいけません。リースをする場合にも、何を中心とし、どれぐらいの能力が必要なのかを考えていく必要があるでしょう。

複合機だからこそ考えなければいけないこと

リースで複合機を導入する場合には、まず1カ月のどれぐらい印刷をするのかということから検証を始める必要があります。印刷する枚数を把握できれば、どのくらいの機能が必要なのかを考えることができるようになるでしょう。これが判断の基準となりますが、ここから次のことを考えていかなければいけません。

複合機ということであれば、プリンターとしての機能も使いたいということになるでしょう。そうなると、フルカラー印刷も必要になってきます。こういったことも要件のひとつとして考えなければいけないでしょう。

また、プリンターについても、いったいどれぐらいの頻度で使うのか、どのくらいの量を印刷するのかということが、選択する機種の機能やキャパシティーに影響を与えます。

同様に、FAXもどれぐらい使うのかということになるでしょう。カラーや細かいものを送ることが日常の場合、かなりの時間を利用することになります。タスクがたまることにもつながっていきますので、あまりに使用頻度が高い場合には、別に用意したほうが、結果として作業効率は向上することになる場合もあります。スキャナーとして考えると、パソコンやサーバーとの連携が重要です。こうした機能がどこまで必要かということもありますし、スキャナーとして占領することで、その時間はコピーもFAXも使えなくなることを考慮すると、頻度の問題は複合機を導入する際の重要なポイントになるでしょう。

複合機をリースで借りることは簡単で便利です。だからこそ、どんなことに利用するのか、その機能と時間を分析することが大切になります。導入して実際に使用してみて、失敗したと感じても、リース契約の場合原則途中で解約はできません。契約上の問題でもありますが、これらのことを踏まえて、後悔しないように選ぶようにしましょう。

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