会社で必要な複合機はリースと購入のどちらがお勧め?


リースの場合のメリットデメリット

会社を新規に立ち上げた際には、必ずと言っていいほど複合機を頻繁に使用します。そのため、経費削減との理由で複合機を置かないということは通常考えられないことです。初期費用など導入時の負担を軽減させたい会社がよく利用しているのが、購入ではなくリースです。この場合、新しい会社でも気軽に利用していくことが可能なのです。

しかしながら、購入ではない場合のメリットとデメリットの両方があるので、どちらの点も平等に理解しておく必要があります。両方知ることで冷静な判断をしていくことができるでしょう。

まずメリットについてですが、リースの場合経費として処理が可能なので事務負担が大きく軽減されます。購入した場合には、所有財産となるので減価償却の手続きや固定資産税の申告など、様々な項目での事務負担が生じてしまいとても面倒ですが、、この点がないことが非常に大きなメリットと考えられます。

また、購入時には新商品でも年月を経過していくうちにどんどん陳腐化してしまい、古くなってしまう点が購入のデメリットです。しかしリースの場合、期間の設定によって新しい製品を導入していくことができるので、古い製品を我慢して使用する必要が全くありません。

反対に、デメリットとしては中途解約ができないという点です。万が一中途解約をする場合、リース料の残りを全て支払わなければなりません。これは大きなデメリットと言えますが、会社として何年も利用すると判断した場合には特にデメリットは感じないものでしょう。

また、所有権がないという点もデメリットとして挙げられます。しかし、購入した製品は高額なため、新しい製品を何度も買い替えることは難しいものです。どんどん陳腐化していくという点を考えると購入は負担が大きいでしょう。

製品の選択について

サービスを提供している会社には様々な製品が用意されていますが、この中には必要以上の機能を持っているものもあります。現状を考えてみて不要な機能などを持っている製品ではなく、実情に合った製品を選んでいきたいものです。無駄なコストを抑えていくことも導入時には大切なことです。ではまず、どういった基準で製品を選択していったらいいのでしょうか。

会社によって大きく異なるのは、毎月あたりに使用する紙の枚数です。業務上どの程度の枚数を使用するのかを考え、それに合った製品を絞り込んでいくといいでしょう。使用する枚数以上の製品を選択する必要はないものです。またサイズの大きさも製品によって異なっています。会社が狭い場合、大型サイズの製品では邪魔になってしまうので、そういったときにはコンパクトタイプを選ぶといいでしょう。

さらに、最近ではスマホと連動をしている製品も見られます。スマホと連動させた製品もあるので、この機能を希望する場合業務に利用するとより快適に仕事を行っていくことができるものです。

製品のカタログを見ると詳細がわかるものですが、実際に製品を見ないと決めにくいという会社も多いものです。そんな場合に、リースの会社によってはショールームで現物を見ることができるところがあります。実際の製品を見るほうがより安心できるものです。また、出力の見本を出してもらい製品の能力を確認することができるところもあります。こういったサービスを提供している会社であれば、より具体的に製品の決定がしやすいものですし、より快適に業務を行っていくことができます。

実際の利用までの流れ

複合機を会社で利用しようという場合、一般的なリースの会社では同様の流れで利用を行っていきます。この流れについて事前に理解しておくと開始までがスムーズです。

まずは、サービスを提供している会社に連絡を行います。その際、それぞれの会社に合った製品の提案をしてくれますが、実際の製品を見てみたい場合もその旨を伝えてみるといいでしょう。

また、製品を見ずに見積もりを行うこともでき、その場合はより早く導入をすることができます。しかし現物を見てその性能を確認したいと希望する会社であれば、じっくりと確認をした方がいいでしょう。

複合機はすぐに会社に導入することができるわけではありません。長期にわたって複合機の利用をするために審査が行われ、この審査に通らなければ導入をすることができません。審査が完了をしたら契約と支払いを行い、製品はリース会社が納品と設置を行います。また設定は非常に面倒なものですが、一般的に納品の際に設定を行ってくれるので面倒な作業をする必要はありません。

リースについてはサービスを提供している会社がメンテナンスを行うため、万が一のトラブルが発生しても迅速な対応をしてくれるので安心です。わずかな時間でも利用ができないと業務に支障をきたしてしまうものですが、そういった心配はほとんどありません。

サービスを提供する会社を選択する際には、迅速に対応をしてくれる点を特に重視したいものです。個人での使用以上に、トラブル発生から修理完了までの時間にはこだわらなければなりません。

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