メリットだらけのコピー機のリースを活用する


リース契約とは

一般の家庭でコピーをしたいと思った時には、プリンターを購入するか一時的にレンタルを利用するかがほとんどです。購入する場合には、本体の代金を100%負担する代わりに自分の所有物になります。壊れたり買い替えたりするまでは、いくら使ってもインクや用紙などの消耗品以外料金は発生しません。レンタルの場合は普通短期間なので、期間に応じた料金を払います。使用頻度が極端に少なければ購入するよりも安く使うことができますが、基本的にレンタル料金は割高に設定されているので、頻繁に使う場合は購入する方が安くなります。それとは別に、企業などでは一般的にリース契約をよく利用しますが、どのような違いがあるのでしょうか。

レンタルと似たような仕組みではありますが、企業にとってメリットが大きく、コピー機だけでなくパソコンや電話、デスクなど多くの設備に対して利用されている契約です。オフィスなどでは日常的に使う物ばかりなので、レンタルでは割高になってしまいます。購入するという企業もありますが、複数台必要な場合はかなりの初期費用が必要になります。さらにメンテナンス費用などもかかり、故障や古くなって買い替えの必要がある時にはまた大きな出費になってしまいます。

リース契約は一般的に年単位の契約で、業者の所有する物を借りることになります。たとえば5年間の契約の場合、本体の使用料を毎月支払い続け、契約期間が終了した後はまた新たな契約を結ぶというような仕組みです。契約期間中に支払った金額を合計しても、購入する場合よりも安くなるのが一般的です。

期間が終了した後は、さらに安い金額で借りられたり、契約の途中で新しい機種に変更できたりと柔軟な対応を行ってくれる会社もあり、より利用しやすくなっています。

コピー機をリースするメリット

リースにはメリットがたくさんありますが、一番のメリットは「初期投資を抑えられること」です。高額なコピー機を数台揃えようと思うと、かなりの出費になります。借入を行うことも一つの手段ですが、金利などを考慮するとなるべく避けたいと考えるのが普通です。また、現金でコピー機などの設備を購入した場合、購入した物は会社の資産となり、減価償却など複雑な手続きが必要になることもあります。

リースの場合は月額での支払いになるため、初期投資はほぼ必要ない上、料金は経費扱いになるため手続きも簡単です。料金にはメンテナンス費用なども含まれていて、定期的なメンテナンスやトラブル時の対応もおこなっている場合が多いため、サポートを別に頼むよりも得というメリットもあります。

また、期間が終了して再度契約をするたびに、新しい機種を使えるというのが一般的です。コピー機などは入れ替わりが激しく、数年経てば性能が段違いということもあります。毎回買い替えていればかなりの費用がかかってしまいますが、リースであれば月額で支払えるので、大きな費用負担がありません。また古くなったコピー機を処分する必要がないため、処分費用や手間を省くことができます。

他にも、一つのメーカーの商品にこだわらず、様々な製品を比較してから使うことができたり、設置サービスがあったりとたくさんのメリットがあります。主に「費用面」と「手間の削減」がメリットになり、「最新の製品を使いたければ新しい契約を」、「少しでも安くしたければ期間の延長を」、というようにニーズに合わせた選択肢もあります。

実際の利用法

実際にコピー機を導入したいとなった時、具体的にはどのような流れで契約をするのでしょうか。

まず、オフィスにどのようなスペックの製品がどれだけ必要なのかを判断する必要があります。今までの使っていた物や資料などから判断できることもありますが、新しい会社などで前例がない場合でも、見積もりの際に大体の目安を提示してもらえます。使用目的に合わせて、最適な製品を選ぶことができます。

コピー機の場合、メーカーや製品によって印刷の仕上がりにばらつきがあったりします。そのため、業者によっては仕上がりの見本を提示してくれたり、試させてくれる場合もあるのでよく確認しましょう。

製品が決まったら、次は契約です。リースはローンのようなものなので審査がありますが、借入とは別になるのですでに借入がある場合でも通るケースが多いです。審査は業者によって異なるので、新設されたばかりの企業でも大丈夫という会社もあります。無事審査が通れば契約を交わし、料金の支払いなどを行います。支払いと言っても初期費用はないことがほとんどなので、月額の引き落とし口座を設定するなどの手続きになります。

契約が完了したら、いよいよ納品です。納品日を決めたら設置を行い、工事や設定などが必要な場合も全て代行してくれるサービスがある業者もいます。その後もメンテナンスなどを行ってくれますが、業者によってはトナーの料金もリース料金に入っていたり、故障の際の部品交換や修理の技術者の派遣までサービスに含まれていることもあります。かしこくリースを活用することで、大幅なコスト削減も可能となるのです。

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