コピー機導入の際に把握すべきポイントは?購入だけでなくリースも検討しましょう


一般企業のオフィスにおいてコピー機や複合機は、通信機能に対応しパソコンとの連動する機種も現れ、業務効率化の観点からも、存在感を増しつつあります。それにつれて価格も高額なものになっているため、経済的にもかしこく導入したいものです。この記事では、コピー機を導入する際に知っておくべきポイントをご紹介します。

【目次】
*コピー機を購入する際に把握すべき要件
*導入すべきコピー機に必要な印刷速度は?
*コピー機購入にはアフターフォローも重視
*コピー機購入だけでなくリースも検討しましょう
*リースでコピー機導入するメリットは?
*導入するコピー機を選ぶポイント
*複合機メーカーの選び方
*まとめ

業務用にコピー機を購入しようとした場合、整理しておくべき要件はどのあたりにあるのでしょうか。

月間の印刷枚数の把握

コピー機を使用する部署で、一日平均で印刷する枚数はどのくらいか数えてください。印刷枚数によりコピー機の機種を絞り込んでいきます。1日の印刷枚数が分かれば、月間枚数を算出することができます。正確でなくてもよいので、大まかな枚数を計算しておきましょう。一般的な目安として、月間で500枚以上プリントするようであれば、購入を検討しても良いでしょう。

利用状況の把握

大よその枚数が分かれば、次はコピー機の使用状況を把握しておきましょう。官公庁や一般企業の経理や総務部など、主に事務系のオフィスではモノクロで事足りるでしょう。逆にデザイン会社や企業の宣伝部などではカラーによるプリントを大量に行うため、自ずと違ってきます。また、地図や原稿をスキャニングし、PDFなどにデータ化して先方とパソコン上でやり取りする場合もあるでしょう。このように、実際の仕事の状況を考えれば、自社のオフィスに必要な機種が明確になってくるでしょう。

要件が整理できたら、次に購入しようとしている機種の価格帯を設定しましょう。

印刷速度の性能は価格に直結する

設定する上で目安となるのが、印刷速度です。これは性能の良さが価格にダイレクトに反映されるので、まずはここから見当をつけていくと良いでしょう。

1か月の印刷枚数を印刷速度に当てはめる

月間の印刷枚数が500枚と仮定すると、毎分20枚程度の出力性能で十分にカバーできるでしょう。毎分35枚の速度性能であれば、月間3,000枚という計算になり、かなりの印刷量が必要な職場向けということになります。また一般のオフィスであれば、毎分20枚の印刷速度で、通常の業務に対応できるでしょう。仕事の状況に適した機種を選ぶようにしてください。

コピー機は購入した後の保守も考慮しておく必要があります。コピー機の法定耐用年数は5年、最低でも減価償却に5年は要するといわれています。アフターフォロー体制も整っていなければ、長く使い続けることはできません。コピー機は本体だけでは稼働しません。緊急の修理対応やトナーなどの消耗品の補給など、行き届いたメンテナンスが望まれます。

リース契約は、期間を決めて機種を借り受け、リース料と使用した枚数分の利用料を月々低額で支払っていきます。留意すべき点は、途中で契約を解除することができないことでしょうか。それだけに、契約の前には保守を含めた保証内容をしっかり確認しておきましょう。

ここからは、リース契約によるコピー機の導入にはどのようなメリットがあるか見ていきましょう。

初期費用を抑える

まず挙げられるのは、初期費用が購入する場合に比べて安価に抑えられる点でしょう。

購入する場合はまとまった資金が必要ですが、リースであればコピー機を導入する際に負担しなければならない費用をリース会社が肩代わりしてくれるので、初期費用の低減につながります。

税金を抑える

次に目を向けるべきは、税金を抑えることができる点です。

リース契約であれば、コピー機の所有権は基本的にリース会社にありますので、固定資産税や減価償却費を負担する必要がありません。

最新の機種の入れ替えが手軽にできる

リースは一旦契約したら、途中で契約を解除することが基本的にできません。しかし、数年使用した後で頻繁に故障したり性能が落ちるようなことがあれば、残債分を新しい契約にのせて、新しいコピー機に買い替えることができます。

リース契約でコピー機導入を決めたら、次は機種の選択です。数ある機種の中から、コストパフォーマンスに優れた一台を選ぶにはどうしたら良いでしょう。後悔しないコピー機の選び方について考えてみましょう。

月間のコピー枚数

選び方のポイントの1つ目は、月間のコピー枚数です。

オフィスでひと月に印刷すると思われる印刷枚数を念頭におきつつ、機種のスペックを眺めてみましょう。仕事上、大量に印刷する必要があるのであれば、出力スピードが速いほど稼働時間が短くなり、機械にかかる負担は少ないことになります。

コピー機の機能

2つ目は、コピー機そのものの機能が焦点になります。

基本的なスペックは各メーカーでそんなに差がある訳ではありませんが、コピー機の機能はネットワークに対応した複合タイプを主流にかなりの進化を遂げているので、導入するオフィスでの業務状況を踏まえて、必要な機能とそうでない機能を選別しましょう。

複合機メーカーは数多く存在するので、良心的で信頼のおける業者と長くつき合うためには、選定する際に見極めておきたいところです。ここでは2つの選び方をご紹介します。

複数メーカーから一括見積りができるか

忙しい業務の合間を縫って、一社一社、営業マンと顔を突き合わせて見積りのやり取りをする時間は割けませんよね。そこで、販売店を通じて、各メーカーからの一括見積りを取り寄せることができれば手間を省くことができます。加えて、販売店の営業マンは職業上、日頃からプロの厳しい目で各メーカーの機種を見ていますから、適切なアドバイスを貰うことも期待できます。

メンテナンスに対応できるか

もう1つの選び方は、メンテナンスに関して充実したサービスを提供してくれるかどうかです。リース契約は3年から長くて6年までと比較的長いスパンですし、一旦契約を結んだら途中で解約することはできません。そしてコピー機は絶えず稼働させるためいつ故障してもおかしくありません。緊急時にも迅速にメンテナンス対応してくれるメーカーなら、安心して任せることができるでしょう。

コピー機を導入するにあたって、購入するべきか、リース契約を結ぶべきか、あらゆる角度から考察してみました。信頼できる複合機メーカーを選ぶことはコピー機を安心して使用するうえでとても大切なので、導入の際には心にとめておきましょう。

複合機NAVIでは、主要メーカーのコピー機・複合機を一括で見積り取得しお客様にご案内させていただいておりますので、お客様の見積り取得の手間を軽減し、お得にコピー機・複合機を導入することができます。サポート面でも最高品質のメンテナンスをご用意しております。コピー機・複合機の導入を検討の際はぜひお気軽にご相談ください。

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