コピー機・複合機を初めて導入される方が知っておくべき必要事項4選


会社や事業を起こす際にコピー機や複合機が必要になり、初めての導入を考えている方もいらっしゃると思われますが、コピー機・複合機の導入方法や選び方、保守サービスについてなど、よく知らないことも多いのではないでしょうか。
そんな方のために、コピー機・複合機を初めて導入する方が知っておくべき必要事項4選をご紹介します。

【目次】
*1. コピー機・複合機の導入方法は購入・リース・レンタルの3種類
*2. コピー機・複合機は使用頻度に合うか・必要な機能があるかで選ぶ
*3. 契約時の主な保守サービス4つ
└1. 印刷枚数によって料金が変わる「カウンター保守契約」
└2. 指定のトナーキットの購入と使用が条件となる「キット保守契約」
└3. 年単位で契約する「年間保守」
└4. 修理費用が基本的に全て自己負担となる「スポット保守」
*4. コピー機・複合機導入に関して経費削減のためにできること
└複合機ではなくコピー機を選ぶ
└カラーコピーよりも白黒コピーを使う
*導入方法や保守サービスの基本を知ったうえでコピー機・複合機を導入する

コピー機・複合機を購入する時は使用頻度・期間に合った方法を選ぼう
コピー機・複合機を導入する主な方法は、購入、リース、レンタルの3種類です。
コピー機・複合機を購入するのは、資金に余裕のある企業だけです。購入することで企業の減価償却資産にできますが、一括で購入するのはリスクも伴いますので気をつけましょう。
リース契約は長期的な契約が主流であるため、途中解約する場合は残債を支払うことになります。また、リース契約は審査に通る必要があり、財務状況次第では審査に通らないという可能性もあります。

レンタル契約は、短期間の契約が主流です。リース契約と違って月々の料金は高くなりますが、いつでも途中解約することができます。また、レンタル契約には審査がなく、気軽にレンタルすることが可能です。

コピー機・複合機を導入する際の機種の選び方は主に2つです。
1つは、使用頻度に合った印刷速度をもつコピー機・複合機を選ぶこと。毎月大量に印刷するのに印刷速度が遅いコピー機・複合機を選んでしまうと、常時コピー機・複合機を稼働させることになりオーバーヒートしてしまいます。

もう1つは、必要な機能が組み込まれている複合機(コピー機)を選ぶことです。機能は機種ごとに異なり、使用者にとっては無いと困る機能があるかもしれません。ただ、必要な機能もあれば不要な機能もあるので、どんな機能があるのか確認することが大切です。

コピー機・複合機を導入する際に、メンテナンスのことに関して結ぶ契約が保守契約です。保守契約は主に以下の4種類で、それぞれサービスや料金が異なります。

1. 印刷枚数によって料金が変わる「カウンター保守契約」

カウンター保守契約は、印刷枚数によって料金が変動するのが特徴です。印刷単価は1枚あたり〇円と決められており、印刷料金の他に基本料金を合わせた料金を毎月支払います。ただ、契約期間中は修理費用やトナーなどを含めたメンテナンス費用が無料です。

2. 指定のトナーキットの購入と使用が条件となる「キット保守契約」

キット保守契約は指定のトナーキットを購入し使用することが契約の条件です。契約期間は、トナーキットの残量が無くなるまでか、5年間になります。料金の負担はトナーキットの購入のみで、契約期間中の修理やメンテナンスなどには費用がかかりません。

3. 年単位で契約する「年間保守」

年間保守契約は年単位で契約する保守契約です。契約期間中は修理や部品交換などのメンテナンスが無償で受けられるようになりますが、修理などが発生しなくても契約年分を一括で払う必要があります。

4. 修理費用は基本的に全て自己負担となる「スポット保守」

スポット契約は上記3つの契約とは異なり、故障やメンテナンスが発生しない限りは料金がかかりません。ただ、万が一故障が発生した際はその都度修理を依頼する必要があり、部品代やトナー、メンテナンス費用など基本的には全て自己負担となります。

コピー機・複合機の導入に関して経費削減を考えているなら、下記を参考にしてみましょう。

複合機ではなくコピー機を選ぶ

高価な複合機ではなく、安価なコピー機を使うことは大きな経費削減に繋がります。今の時代、PCを使ったインターネットFAXなどもありますので、わざわざFAXのために高価な複合機を使用する、といった必要はありません。

カラーコピーよりも白黒コピーを使う

節約のためには、カラーコピーより白黒コピーを使うことを推奨します。カラーコピーは見た目は綺麗ですが白黒コピーの倍以上の費用がかかりますので、カラーコピーは必要最低限の使用に留めることがおすすめです。

以上、コピー機・複合機を初めて導入するにあたって知っておくべきことをご紹介しました。導入方法や保守サービスには複数の選択肢があり、リース契約時などには迷ってしまうかもしれませんが、あらかじめ基本的なことを知っておくことで、コピー機・複合機を無事に使い始められるようにしておきましょう。

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