複合機・コピー機のコラム
複合機・コピー機のコラム
起業やオフィス移転などで、コピー機・複合機の導入のためにリースを検討することがあると思います。ですが、コピー機・複合機のリースを行っている業者はたくさんあり、どこを選べばいいのかわからないという方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、業者選びで必ず確認しておきたい4つのポイントをご紹介します。
【目次】
＊1. 提示されたランニングコスト以外にかかる費用がないか
└契約時の初期費用
└本体価格と保守契約料金
└回線契約料金
└契約方式は「トナーキット方式」「カウンター方式」のどちらか
＊2. 対応してもらえるサービスの範囲
└回線手配まで対応してもらえるか確認
└アフターサービスの充実度をチェック
＊3. 迅速な対応が可能かどうか
＊4. 最適な機種を提案し、疑問に回答してくれる業者であるか
＊コピー機・複合機のリース業者選びでは総合的に判断することが大切
リースにかかる毎月の費用は、予算に関連する重要な部分です。ランニングコストを提示してもらっても、ほかに発生する費用がないかを確認しておかなければいけません。たとえば、以下のようなポイントをチェックしましょう。
契約をするための初期費用が発生する場合と、初期費用はランニングコストに含め別途かからない場合があります。どちらに当てはまるのかを確認しましょう。
ランニングコストの主な内訳は、コピー機・複合機を利用する本体価格と、整備などの費用となる保守契約料金の2種類ですが、別途に設定している場合があります。ランニングコストが安くても、その両方が含まれた料金であるのかどうか確認しておきましょう。
契約にあたり回線のプロバイダーの申し込みが条件となる業者もあります。その場合には、コピー機・複合機の初期費用やランニングコストに加えて、プロバイダー料金が発生することも多いです。ないほうがよいとは限りませんが、総合的な費用感で判断しなければいけません。
毎月の利用料金の計算方法は主に「トナーキット方式」と「カウンター方式」の2種類です。
トナーキット方式は、インクにあたるトナーキットを交換する際に料金が発生するケース。このトナー代に保守料金が含まれていることが多いです。
一方、カウンター方式は、毎月の最低基本料金は低めで、印刷枚数あたりで単価を計算します。このなかに保守料金やトナーなどの部品代が含まれていることが多いです。
カウンター方式では月のコピー数が少なくても特定の最低枚数分の料金が加算されることがあり、利用枚数によってどちらが得になるかは異なります。企業の利用枚数に応じ、どちらが最適か解説してくれるかも選定のポイントです。
コピー機はただ運搬してもらい設置すればよいだけではありません。その業者がどこまで対応してくれるのかもチェックしておきましょう。
たとえば、回線手配。オフィスのパソコンからプリントをするのであれば、社内のネットワークの回線につなぐ必要があります。こうした回線自体の契約や設定なども対応してくれるか確認しましょう。
リースであれば一般的に保守、アフターサービスには対応してもらえますが、定期メンテナンスの有無やその内容もチェックしましょう。メーカーごとの違いがある場合はその違いも確認しましょう。
サービスの内容だけでなく、その業者が迅速に動いてくれる業者であるかどうかも重要です。
特に設置までの日数については聞いておきたいところです。オフィスの稼働開始までに設置が間に合わないと業務に支障をきたす可能性がありますので、迅速に対応してくれる業者であることは重要です。
最後は業者に直接確認することではありませんが、誠実な対応をしてくれる業者であるかどうかも重要なポイントとなります。
コピーしか利用しないオフィスにとっては、業務上使わない機能が豊富な高い複合機よりも、機能が少なくても費用が安いコピー機を利用するほうがよい場合もあります。オフィスの利用目的にそった最適機種を提案してくれる業者を選びましょう。
また、わかりやすく説明してくれる業者であることも重要です。不明な点については質問し、適切に回答をしてくれるかを確認しましょう。
コピー機・複合機のリース業者を選ぶ際の検討材料は予算だけではありません。契約方式や機能、リース開始後の対応なども含め、総合的な判断で業者選びを行いましょう。
複合機NAVIではスピーディーな対応を心がけることはもちろん、お客様のご利用状況に合わせて最適なコピー機・複合機をご提案させていただきます。どの業者を選んだらよいか迷った際はぜひ複合機NAVIにご相談くださいませ。
