コピー機を購入する際に考えたいポイント


企業にとって必要なコピー機の選定は頻度から

企業にとって、コピー機があるかどうかは重要です。デジタル化が進んでいるからといって、書類がなくなるわけではありません。紙媒体になるものはたくさんあり、それをすべて否定することなどできないからです。周知徹底させなければいけないものや、サインの必要な書類ができれば、必ず紙媒体になってくるでしょう。まだまだメールだけでは、すべての業務が回るわけではなく、すべての用事が済むわけではありません。

そこで、コピー機を購入するという選択肢も出てきます。購入するといっても、安い買い物ではありません。どんな機能が必要なのか、どこまでの予算を考えているのかによっても異なります。利用する頻度はどれぐらいかということも考えていかなければいけないでしょう。こうした条件を出していくことで、徐々にどんな機種にすればいいのか、保守はどこまで考えればいいのかが見えてくるようになります。

なぜ、頻度がわからないといけないのかといえば、枚数が多いところでは、スピードが速くなければ対応できません。あまり必要としていないのであれば、遅くてもいいでしょう。遅いといっても、オフィス外の視点からすると気になるほどではないかもしれません。ですが、スピードが重要な会社において、とても大切になってくるのが、速さに関するコピー機のスペックの高さです。スペックが異なるということは、それだけ値段が違います。購入に対するイニシャルコストの増大を抑えるためにも、頻度を調べる必要があるといえるでしょう。

この頻度は、実は簡単に出すことができます。一日にどれぐらいの枚数を印刷するのか、この数字を出し、営業日数で掛けるだけで出てくる数字です。もしも、500枚以下であるのであれば、コピー機の持つ最低限のスペックで足りるということになるでしょう。個人事業主などでは、この枚数を超えることはまずありません。印刷速度も18枚機と呼ばれる程度のもので十分事足ります。

どこまでの用紙を必要とするのか

次にポイントになってくるのが、用紙の大きさになるでしょう。一般的な書類のサイズはB5とA4です。これが利用できないコピー機はまずありません。ところが、A3となると話は別です。これが使えるコピー機は機能が別になってくるといえます。さらに、A2になると、専用機を用意しなければいけません。こうした用紙を使うとすると、図面などを印刷することになるでしょう。速度よりも大きさを重視して印刷できる機種を選ぶというのも方法となってくるはずです。

逆にA4までで十分であるということであれば、イニシャルコストもランニングコストも抑えることができます。安価な機器で十分に対応できるからです。実際にここまで機能を抑えると、高速印刷できる機種は減ります。25枚機程度までが選択肢になってくるでしょう。

もうひとつ重要なポイントとして、カラー印刷が必要かどうかがあります。本体代金としては、実際あまり変わらなくなってきていますが、ランニングコストには大きな差が生まれることになるでしょう。ほとんどの機種がカラーになりつつありますが、必要がないというのであれば、モノクロにしたほうがランニングコストは確実に下がります。

なくては困るコピー機だからこそのコスト

コピーをするということ以外の機能も、購入条件としては重要になるでしょう。たとえば、プリントアウト機能を持っているかどうかです。パソコンと無線で接続させることで、プリンター代わりに使うことができます。中には、パソコンの画面をスキャンする機能があるものまでありますので、どこまで必要なのかを考えてみるといいでしょう。機能をプラスすれば、それだけ高額になってきます。最新の機種を選ぶ必要が出たりしますので、頻度によって考えてみてもいいでしょう。Fax機能は、ほとんどのコピー機が持っています。

利便性ということで、カセットの段数も注目しておくといいでしょう。どれだけの用紙を使うのかということが重要なポイントになってきますが、一般的には4段が中心です。これはB5、A4、B4、A3が中心とされているためで、ここまでいらないというのであれば、3段や2段の機種にしたほうがいいでしょう。ときに重要となってくるのは、手差しができるかどうかです。プリンター代わりにすると、はがきや封筒を印刷したりすることも出てきます。その時に手差しができると、非常に便利です。あとでできなかったのかと後悔するポイントにもなりますので、機能を確認しておくといいでしょう。

コピー機はなくては困る機材です。あって当たり前という部分もあるでしょう。ですが、値段を見ると、決して安いものではなく、リースにしようか悩むことも出てきます。ランニングコストのことも考えておかなければならず、消耗品の問題もあるでしょう。簡単に値段だけで決めることができない部分もありますので、本当に必要となるコピー機はどんなものなのかを策定し、購入することが大切です。

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