コピー機を導入するメリットやレンタルのメリットについて


コピー機導入のメリットについて考えよう

近年、複合機は多機能化しているので、機種を選ぶ際には目的なども明確にして選ぶことが大切です。現在ではいろいろメーカーが存在しており、それぞれの機種によって機能も異なりますが、ここではまず一般的に導入のメリットと言われている部分は何かについて4つ紹介していきます。

まず、1つ目の導入するメリットは印刷スピードが速いため、高い生産性が期待できるということです。印刷のスピードはコピー機によって異なりますが、基本的に近年の機種はスピードが速く、印刷のスピードで困るということはありません。実際に速くするために備わっている機能としては、高速出力や両面出力、原稿の高速読み込みなどです。これらの機能が備え付けられている機種が多いので、印刷のスピードが速く、業務の効率化に役立っています。例えば会議の資料など大量に印刷をするという場面はたくさん存在していますが、こういった場合でも手軽に作成できるのは魅力的です。

続いて2つ目のメリットはコンパクトに作られていることです。例えば従来のプリンターはコピー、ファックス、スキャナーといった機能が全て別になっていたので、オフィスのスペースを広くとっていましたが、現在のコピー機はこれらの機能を全て一台に集約しているので、オフィスのスペースを有効活用することができます。コンパクトにまとまっているというのは魅力的です。

それから3つ目のメリットは省エネ効果があり、電気代などを削減することが可能な点です。例えば従来のコピー機は基本的に電源が入っている状態の場合は電力を消費することはなく、常にエネルギーを放出した状態だったので、基本的に電源を切ることが少ないコピー機によって電気代が高くなってしまうこともありました。しかし、近年では省エネ機能がついている機種も多く存在しており、印刷していない場合には消費電力を抑えることができるなど、従来よりも電気料金の節約をすることが可能になっています。オフィスのエコについて考えている場合にはエコ機能がついている機種を選択すると良いでしょう。

最後に4つ目のメリットですが、ネットワークにも対応してくれるので、業務効率の向上につなげられます。従来のコピー機は例えばコピーをしたいという場合には足を運んで印刷をする必要がありましたが、近年の機種はパソコンから直接データを送ることが可能になっているので、実際に足を運ばなくてもコピーをすることができます。印刷をするために歩き回る必要がなくなるので魅力的です。

このように、導入のメリットについて4つ紹介しましたが、魅力的な部分について調べておくことで用途に合う機種を選ぶことができます。後悔しないためにも以上で説明した内容を参考にしてから導入について考えると良いでしょう。

レンタルのメリットについて考えよう

コピー機を導入する時には大きく分けると購入とレンタルの2つの方法が存在していますが、その中でもメリットが多いと言われているのがレンタルです。実際に2つの方法の間で悩んでいるという方のために、ここからはレンタルのメリットについて説明します。まず、資金の効率的運用ができるというメリットが存在しています。コピー機を導入する際にはまとまった資金が必要になります。しかし、レンタルの場合は多額の購入資金を用意することはありません。基本的に月々一定の料金を支払うことによって利用することが可能になり、その結果浮いた資金を運用することで新たな利益を生み出すということも可能になるので魅力的です。

また、レンタルは経費での処理が可能なので魅力的です。基本的にレンタルをすればリース期間内であれば経費計上が可能になることがほとんどです。また、所有権に関してもレンタルをしている会社になるので、固定資産税などの税金がかかるということもなく、負担を軽減することが可能です。

このように、レンタルにもいろいろなメリットが存在しているので、特に負担を抑えたいと思っている方は利用について検討してみると良いでしょう。

コピー機を導入するまでの流れについて

コピー機をレンタルする場合には業者に依頼する必要がありますが、実際に導入までの流れはどうなっているのか気になるという方も多いのではないでしょうか。これからレンタルで導入を考えている方のために、その簡単な流れについて紹介します。

まず、レンタルで導入すると決めたら、業者に見積もりを依頼しましょう。見積もりをすることでどこのメーカーが一番安いかということを知ることができます。見積もり完了後はレンタルの申し込みをするようにしましょう。申し込みが終わったら審査に入り、審査が完了したら契約が完了になります。

このように、導入までの流れはそれほど難しくないので、誰でも気軽に導入することができます。先述したように、メリットも多い方法となっていますので、採用してみてはいかがでしょうか。

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