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コピー機をレンタルする利点はいったいなんなのか

コピー機をレンタルする利点はいったいなんなのか

レンタルとリースの違いを理解しよう


物を借りるにあたって、必ず出てくる言葉がレンタルとリースといった言葉です。企業においてものや場合によっては買わないで借りて使う選択をすることは非常に大切です。しかし、これらの二つは本質的に異なっており、この使い分けを行うことが企業主としては大切なこととなっています。
ものすごくざっくりと説明してしまうと、レンタルは任意で契約期間を結ぶことができ、解約も気軽に行え、固定資産税や保守や修理費用といったものも貸してくれた会社が負担するもので、リースは法定耐用年数などから使用可能期間を定めて決まった期間の契約が可能で、固定資産税はリース会社が負担ではあるものの、保守修理費用は使用者側が負担となっています。
これだけ聞くと、前者が圧倒的に有利に感じるかもしれませんが、対象商品はあくまで、汎用性が高いもので会社在庫から取り寄せることになっているのに対し、リースで調達する場合はリース会社が認めるリース適格物件が対象となっており、希望の機器を機種指定で選定することが可能です。ファイナンスリースの場合はリース会社は客側の要望をかなえるために商品を新品購入した後、利用期間に合わせて解約不可かつ全額回収の契約条件で賃貸借するようになるのです。
このように対象のものを借りて利用するという流れは変わらないのですが、貸し出すスタイルが異なっているので、使い分けることが重要となっております。
現代日本では簡易的に借りられる対象というのは限られており、リースでしか借りられないものも多くあります。パソコン・DVD・CD・車・コピー機などはレンタル対象として用意されているでしょうが、それ以外のものは対象外品となっていることも多いので、まずは選択肢としてリース可能な商品なのか、簡易的に借りることが可能な商品なのかを見極める必要があります。

レンタルのメリットを教えてほしい


それではいくつか専門的な用語が出てきて分かり難かったと思いますので、コピー機などをレンタルする時のメリットやデメリットについて詳しく解説します。まずメリットは短期間で借りることができ、いつでも解約が可能なところでしょう。リースの場合は契約期間が長くなることが多く2年から10年程度は借りる必要性が出てきます。長期契約のリースの場合は基本的に途中解約ができないので、長いスパン使う必要性が出てきます。途中解約が必須な状況になると違約金が発生することもあり、損をしてしまうこともあるでしょう。
また、必要な期間のみを利用するこのシステムは資産計上にならずに全額経費として計上可能なので、計算も簡単になっています。一般社員の方からすれば恩恵について分かりにくいでしょうが、財政管理をしている人たちや会社を運営している人たちにとっては非常に大きなメリットとなるでしょう。
それ以外には、固定資産税なども発生せず、審査も必要ないということがメリットとなってくるでしょう。保守修理費用はカウンター保守契約にてお客様が使用した分のお支払いとなりますが、リースの場合は自己負担が基本となっているのでトラブルが発生した時のコストも大きく変わってきてしまいますが、それらの負担を考えなくても良いのは大きなメリットとなります。
そしてデメリットは借りる時の料金です。リースと比較すると分かるのですが、支払い料金が月額などで確実に高くなっております。そして、機種やモデルがリースよりも少なくなりがちで古い型が多く、最新機器を使えない可能性が高くなっております。

今のコピー機はかなり進化している


現代の技術革新はすさまじく、技術が進化し続けることで人間がその技術についていくことができていないとすら言われております。その技術の進化にコピーやファックスも含まれているのです。それでも、コピーやファックスの進化と言われてもよく分からない人も多いと思います。そこで、ここではいくつかわかりやすい進化例を記載していきたいと思います。
まず、コンビニ等でマルチコピー機といわれるものが登場し、機能が充実するようになっているのでできることが格段に増えております。デジカメのプリント、スマホのアプリと連携してのコピー出力、USBメモリをつかったデータによるプリント作業、地図やプロマイドそして楽譜といったちょっと特殊なものの印刷できるようになっており、住民票といた特殊なものも取得して印刷することが可能となっているので、できることは確実に増えています。
このようにできることは圧倒的に増えているのですが、できることは増えていても、その知識を持って利用できる人が増えていないのです。様々な機能を持って多機能化した場合、必ず説明書が分厚くなるか、状況次第では説明書を用意せずに電子説明書にしたので読んでくださいと放置されてしまうことだってあるでしょう。
データの電子化が加速的に進んでいるので、紙でのやり取りが減少し、コピーする事よりも、読み取りを行ってデータとして扱っている人も多いでしょう。データの読み取りはもともと、オプション機能だったのですが、今ではその機能のほうが優先されるようになってきたので、時代とともに変わりつつあるのでしょう。読み取り機能は新しくなればなるほどより鮮明になり、使い勝手の良いものとなってくるのでこれからも進化に期待しましょう。レンタルするときは機能についても確認しておきましょう。

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