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コピー機や複合機を長持ちさせるための使用方用

コピー機や複合機を長持ちさせるための使用方用

コピー機や複合機の選び方について


企業や会社にとって、コピー機や複合機は業務になくてはならないオフィス機器の一つです。最初に導入される際に、ほとんどの方が価格や品質で商品を選ぼうとされるのではないでしょうか。しかしながら、実際には安くて良いものという考え方では、本当に適した機械を使用することはできません。業者お任せにしたり安さだけで選んだり、あるいはハイスペックのものを買って満足するといった方法をとられている場合は、今一度選び方についてきちんとチェックし直すことをお勧めします。
まず選び方の基本として、最も大切なポイントとは、月間印刷枚数が何枚なのかを知ることから選び出すということです。機器の値段の違いとは、印刷スピードで判断できます。1分間に印刷できる速度が速ければ速い程、高額な機器となり、遅ければ比較的低価格に設定されています。速いということはハイスペックという判断になりますが、月間印刷枚数を算出した場合、そこまでの機能を要しないと判断されたら、それはオーバースペックになってしまう恐れがあり、高い買い物となってしまいます。
このように、複合機等のオフィス機器は、会社やオフィスの立ち上げ段階で必ず必要経費の中に組み込まれる対象となりますので、その企業や会社に最も適した商品を購入する必要があります。しかし、知識のないまま購入してしまうと、実はもっとその場にあった商品があったかもしれない、という結果にもなりかねないことを覚えておきましょう。また、設置場所や使い方によっても、その機器を長持ちさせられるかどうかも決まってきてしまいますので、できるだけ長く使う為にも、正しい使用方法で大切に扱うことを心がけましょう。

必要な機能のあるコピー機を選ぼう


コピー機や複合機器を選ぶ際には月間印刷枚数がキーポイントですが、その他にも、その会社や企業、お店や事務所によって求められる機能が異なりますので、必要な機能がちゃんとついた商品かどうかの確認もするようにしましょう。業者に勧められるがままに購入した、あるいは安くて良さそうだったから、という理由で導入してしまうと、いざ使う場面になって、あの機能がついていれば便利だったのにと後悔してしまう可能性もあります。仕事の作業効率にも影響することもありますので、先の業務を見越した必要な機能を条件にして、商品を選ぶようにしましょう。
基本的には、大きな機能の差はありませんが、主にカラーやモノクロ印刷、FAXの送信、スキャナー、データ送信等の機能があります。現在のコピー機においては、拡大縮小、両面印刷等はほぼ当たり前に搭載されているので気にする必要はないと言えるでしょう。ただし、家庭用とは異なりビジネスの場で使う機械になると、使えると思っていた機能がないだけで、1点や2点ならまだ良いですが大量な作業となると仕事の稼働率も悪くなってしまいます。おそらくできるだろうではなく、必ずできることを確認することが大切です。高い費用を出して導入した意味が薄れてしまう場合もありますので、仕事の目線で機能について契約前に確認を怠らないようにしましょう。
大きな機械になると、人任せになることもありますが、コピー機にはトナーやドラムといった消耗品の存在も大きくなります。長持ちすればするほど必要になりますので、毎月の必要経費もきちんと把握しておきましょう。

コピー機を長持ちさせる使い方とは


コピー機や複合機は決して安い買い物ではありませんし、大きな会社ともなれば、1台では足りませんので2台、3台と各フロア、各部署に置く必要も出てきます。毎日必ず使用するものですので、長持ちさせる使用方法を用いて大事に扱う必要があります。では、そのコツとは、まずマニュアルを読むことから始めましょう。例えばリースやメンテナンス契約をしていると言って業者に任せてしまうと、環境や扱い方次第では寿命が早くきてしまう可能性もあります。マニュアルを読んでおくことで、設置場所の注意事項やお手入れの方法等、きちんと把握することができます。特に、注意や危険、警告等の項目の近くに、長く使う為のポイントも記載されていることがほとんどです。念入りに読み込んで間違った扱いをしないようにしましょう。
印刷枚数は少ない程長く使うことができるのは当然です。無駄な枚数は減らして、必要な分だけを印刷するように何でもかんでも印刷しておくという習慣がある場合は正しておく必要があります。耐用年数を延ばすことができれば、それだけお得に使えているということになります。例えば、社内で回す回覧資料等の場合は、スキャンだけしてデータ化し、メールで添付する等、印刷しなくても対応できることは、わざわざ印刷せずに、データ化して保存するようにしてみてはいかがでしょうか。ペーパーレスになれば、コストも削減することが可能な上に、機械としてもずっと使うことができますので、社員と考え方を共有して上手に付き合うようにしましょう。正しく扱うことで、機械をフル活用できる環境を整えましょう。

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