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コピー機の購入時のポイントを抑える

コピー機の購入時のポイントを抑える

コピー機購入は要件の整理から


企業という環境の中で、コピー機というのは欠かせない機材です。さまざまな書類を作成する機会が多いものですし、コピーを取っておかなければならないこともよくあります。外部に依頼をしているだけでも時間がかかってしまうことを考えれば、自社内に置く方がずっと便利だといえるでしょう。
そうなると、購入することも検討していくことになりますが、どんなものでもいいというわけではありません。資本を投下しなければならないことを考えると、確実に選択していく必要があります。まず、重要になってくるのは、普段平均的に何枚くらい印刷をするのかということです。印刷の枚数によって機種を選定するのは、基本中の基本といえる方法です。1日あたりに使用する枚数が分かれば、月の枚数を計算することができるので、おおよそで計算してみるところからスタートをしてみましょう。一般的に、小規模のオフィスであれば、月500枚も印刷すれば多い方だといえます。この量ともなれば、自社内にコピー機を導入した方が安上がりになります。
枚数が分かると、どういった内容で利用しているのかも見えてきます。印刷と一口に言っても、モノクロだけで行っているところもよくあります。逆にカラー印刷が中心で、地図の出力などがほとんどというところもあるでしょう。スキャナーとして利用する例もあれば、A3だけではなく、A2やA1といった図面の印刷をするというところもあるはずです。こうした利用状況を要件として検討していくことができれば、要件が整理されていくので、だんだんと間違いのない機種を選んでいくことができるようになります。

必要とする印刷速度は


要件が整理できたら、一体いくらくらいのものなのかを知ることが大切です。ピンキリになるのがコピー機ですが、まずは要件と照らし合わせていくと、だいたいの相場が見えてくるようになるでしょう。そのヒントの一つになるのが、印刷速度という能力です。価格に直結する部分になってくるため、この能力から判断をすることが大切になります。
月の印刷枚数を500枚で基準とするのであれば、毎分20枚で十分に対応できます。それでも、速度を重視するのであれば、25枚まで上げてもいいでしょう。この性能までくれば、1日200枚程度の印刷量があっても十分対応できる性能といえます。
毎分35枚程度まで来ると、月3000枚といったかなりの量を扱うところ向きになってきます。速度を重視するのであれば、毎分45枚まで基準を上げてもいいでしょう。ただし、コストはかなりかかるようになるため、兼ね合いも考えていかなければいけません。毎分50枚以上の性能となると、月8000枚以上が基本で、1日320枚以上印刷するなら適した性能です。業務効率を維持するためにも、月の枚数を計測して、印刷速度に当てはめることが重要といえるでしょう。
これから新たに導入するという際に、そこまでの枚数を印刷することがないのであれば、毎分20枚で十分に対応できます。価格を比較してみると分かりますが、性能を上げるとかなりの金額になってきます。必要もないのに高い性能を持たせると、投資する費用も大きくなり持て余すことにもなるので、適切なものを選ぶということが重要です。

アフターフォローということも考えて


コピー機を購入するとなると、結構な金額を投資することになってきます。実際に数日しか使わないようなものではなく、長く利用していくものとなるので、購入をしたらあとはどうにかなるといったものではなく、メンテナンスについても考えていかなければなりません。
安いものであっても3年以上は使っていくことになるような機材なので、信頼できる業者から購入をすることが大切です。安く導入できても、アフターフォローがひどいとなると、使い続けることが難しくなります。消耗品もありますし、故障する可能性も出てきますので、必ずメンテナンスをする必要があります。
時には購入ということだけではなく、リースの契約を結ぶということもあるでしょう。この時に、内容をしっかりと確認するということもしなければいけません。細かな内容まで説明を受けておくということが大切で、保守契約などに関しても分からないことははっきりと聞ける姿勢が必要です。逆にはっきりと聞くことができずに契約を結んでしまうと、保守などは必ず揉めることになります。一体どこまで保証してくれるのか、信頼できる業者を選ぶということが必要といえるでしょう。
価格に関しても、購入先によって差がついてきます。何でも同じことですが、階層が増えてくれば、経費もプラスしなければいけないため、安く販売することはできなくなるのは必然です。正規の一次代理店などであれば、価格的にも有利な条件を引き出していくことができるでしょう。競争力も持っているので、ランニングコストなどの面を考えても利用することにメリットがあります。その分、パーツなどの取得も効率よくできるため、メンテナンスでも強みがあります。よって、検討をしてみるといいでしょう。

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