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コピー機の買い替えをしよう

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コピー機の買い替えをしよう



コピー機を導入している企業は少なくありません。例えば企業においては定期的に会議を行います。ペーパーレス会議をしている会社もありますが、多くの企業においては資料などを見ながら説明を受けます。この時に使用する資料は事前に社員が印刷した資料で、プリントする時にはコピー機を使います。会議だけでなくその他にも使用するシーンはプレゼンテーションやチラシ等様々なシーンを挙げることができます。

一般家庭にもプリンターが導入されていますが、企業が導入しているコピー機はそれとは異なります。一般家庭に導入されているものは通常、コピーをするための機能しか搭載されていないことが多いです。しかし、企業のものはそれとは異なり、ファックス機能やスキャン機能が付け加えられ、一台で仕事に必要な様々なことを行うことが可能です。もし企業の中で既に導入しているが、古い製品を使い続けているので買い替えを検討している人もいるのではないでしょうか。買い替えをすることで最新製品を取り入れることができるので、従来の製品に比べて豊富な機能を使用することができます。例えばファックスのペーパーレス化です。ファックスは基本的に紙で受け取ることが多いですが、今ではIT技術の発展に伴いデータで受け取ることが可能です。データで受け取ることで紙を手に取り内容を確認するのではなく、パソコンから資料を読むことができるので、紙の消耗を低減させることができる可能性があります。また、データとして扱うことができるので、スマホとの連動も可能です。

買い替えをすることによってウォームアップタイムを削減できる可能性があります。ウォームアップタイムの時間が長いと会議資料作成の時にその分時間がかかることになります。そのため、不便さを感じる人もいるのではないでしょうか。最新のものに買い替えをすれば製品によっては30秒以下を実現してくれるものもあるので、業務効率化を実現できる可能性があります。このように仕事の効率を高めてくれる機能がありますが、その他にも電気代を少なくできる機能も最新のものに買い替えをすれば可能です。省エネ性能が搭載されている製品が多く販売されているので、昔から使用している比較的古い製品よりも電気代を削減することができる可能性があります。



コピー機の選び方



コピー機の買い替えを検討している人はまず、自社に適している製品を選択しなければなりません。まず選ぶ時は機能性を確認します。上記でも紹介したように機能があるお陰で今までよりも経費を削減できたり、業務効率化を実現できたりする可能性があります。そのため、コピー機を選ぶ人の多くはカタログ等から機能を確認して製品選択を行います。もし選択に迷われている方はどのような機能があれば自社に相応しい製品なのか検討してみてはいかがでしょうか。

例えば会社のスタッフで会議を行いこのような機能があれば更に仕事がしやすい等の意見交換を行いましょう。製品選びをする時はスペースを考慮して選択することもポイントの一つです。基本的に企業のオフィスは比較的広いですが、机や椅子などが導入されており、設置しなければならないものも多いので設置スペースを考えて導入をしたい人は多いです。多彩な組み合わせができる製品に買い換えれば柔軟に設置することができます。組み合わせがあることで机の上にコンパクトに設置することができたり、広々とスペースを使うことも可能です。また、今ではコンパクトサイズのものが多いので、コンパクトなものを選択すれば今までよりも省スペース化を実現できます。

コピー機の買い替えをする時はスタッフが使いやすいかも検討することが大切です。機能が豊富なので使いやすいものを選択しなければ業務の非効率化の懸念があります。今ではシンプルな操作が可能なものもあるので、使いやすいものを選択して導入後の負担を少なくしましょう。



費用負担を少なくするためにリースを利用しよう



コピー機の買い替えを検討している人の中にはリース契約を検討している人も多くいます。リースでは経費計上可能な点や初期コストの負担軽減等複数の魅力があるので、この導入方法を選択する人も多いですが、業者によってサービスや価格が異なります。そのため、自社に適切な業者を選択します。

価格を検討する時はそれぞれの業者で比較を行い、安い業者を選択すればその分費用を抑えて契約をすることができます。価格だけでなく、サービス内容やメンテナンスについても確認をして選択する人も多いです。基本的に業者の中には実績や利用者のレビューなどを掲載しているところも多いです。もし利用者のレビューを確認すればどのような接し方をしてもらったのか知ることができたり、実績を確認すれば信頼を感じられる人もいるのではないでしょうか。スピード見積りなども行ってくれる業者が多いので、一度見積もりをして導入できるか検討をしましょう。

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