コピー機の買い替えの負担はリースで解決!|最新機種をお得に導入するには?


事業運営において、コスト削減は常についてまわる命題です。事業主や総務担当者の頭をよぎるのが、次のような疑問ではないでしょうか。「最新機種のコピー機をお得に導入するには、購入とリースのどちらがいいか」この記事では、コピー機を導入する際にお得なのは購入かリースか、また、どちらを選ぶかでどのような違いが生じるのかについて解説します。

【目次】
*最新のコピー機への買い替えがおすすめ!
*コピー機を買い換える際に注意したいポイント
*コピー機のリース契約なら買い替えよりも負担が軽減できる
*導入するコピー機の選定ポイント
*まとめ

一般的に企業のオフィスに導入されているコピー機の機能としては、通信を介したファクシミリ機能、紙の資料をスキャニングしPDFなどのデータに変換する機能、それらのデータをクライアントや取引先企業のパソコンへ配信する機能など、複合的な形態が主流になっています。

コピー機の買い替えのメリット

中古機を新しい機種に買い替えることで、最新の機能を手にすることができるのが一番のメリットです。新機種は、省エネ機能を追求したタイプが数多くリリースされているため、中古機と最新機種とを比較すると電気消費量は年間で格段の差が生じます。また、電源を入れてから稼働するまでの時間、いわゆるウォームアップも新しい機種は早いので、時間の短縮を図れます。つまりコピー機を最新のものに買い替えることは、業務効率化に大きく貢献することにもなります。

コピー機の買い替えをお考えの方は、業務の効率化を図るのか、ランニングコストの低減が先かなど、自社のオフィスで必要な機能は何かを十分に検討して機種選択をしましょう。コピー機メーカーは各社とも詳細な機能を記載したパンフレットを用意しておりますので、取り寄せて自社に必要な機能性を備えたコピー機はどれか比較検討してみるのが良いでしょう。

設置スペース

コピー機の筐体(機械や装置の本体部分)は年々、ダウンサイジングが図られています。技術の向上とともに、多機能の複合機はコンパクトタイプもラインアップが充実しています。場所を取らない最新のコピー機を選べば、オフィスの省スペース化も実現できます。

使いやすさ

いくら多機能搭載の最新機種とは言っても、実際に利用する人の使い勝手が悪くては、宝の持ち腐れになりかねません。最小限必要な機能を吟味して、シンプルな操作で使いやすい機種を選ぶように心掛けましょう。

昨今では、リース契約を結んでコピー機を導入する企業が増えているのも事実です。リースによる主な利点は費用面ですが、実はそれだけではありません。リース会社のサービスやメンテナンスなども大きなポイントになります。

コピー機をリースするメリット

コピー機はリースがおすすめ!

コピー機をリース上で、メリットとして考えられる点としては以下の4つです。

運用管理負担の軽減

コピー機は業務上で購入した場合、固定資産扱いとなります。そのため、固定資産税や減価償却費用として計上されます。コピー機本体にかかる保険も動産保険として費用が掛かります。一方、リース契約を結ぶとリース料金は会計上、費用として処理されるため、帳簿の上では資産として計上する必要がないのです。

コスト削減

リース契約を締結する際は、同時にカウンター保守契約を結ぶのが普通です。印刷した枚数ごとの料金が月毎に請求されます。支払い時期が決められているため、コスト対策が容易に立てられます。

初期導入コストの軽減

リースの利点として最たるものは、初期導入のコストを軽減してくれることでしょう。

まずコピー機を初めて購入する場合は少なくとも数十万から、多ければ数百万の金額が掛かってきます。リース契約であれば、コピー機購入に必要な費用は全てリース会社が負担してくれるため、初期導入に必要なコストは大幅に低減されます。

新品を導入できる

リースであれば、最新の機種を取り揃えているところが多いため、常に新しい機種を導入することが可能です。

コピー機メーカーは、最新機能の開発にしのぎを削り、矢継ぎ早に新製品を市場投入しています。選ぶ側はどの機種を選択するべきか迷うところですが、ここではポイントを2つご紹介します。

ネットワーク機能の有無

選択する上でのポイントの第一は、ネットワーク機能が搭載されているか否かです。オフィスにおけるネットワーク環境は、今や必須のものと言えます。作業を効率化する意味からも、ネットワーク対応している複合機は主流になりつつあります。

印刷速度

第二は、印刷速度です。コピー機の本分は複写機能です。業界によっては、例えばデザイン事務所や広告会社などでは、大量にカラーコピーが必要になるケースもあります。また、一般の企業においても、会議資料や事務文書などの印刷書類がなくなることはありませんし、最近では内製化の傾向が強まり、自社内で宣伝用のチラシや冊子を印刷することもあります。印刷速度の速い機種であれば、これらの業務を効率化することになります。

コピー機を購入した場合とリース契約にした場合のそれぞれのメリット・デメリットは、企業の事情によるところがあるので一概にはいえません。ただ、初期コストの安さや常に最新機種を利用できることなどを考慮すると、リース契約の方がスタンダードになりつつあるようです。コピー機の機種やリース会社選びにも見定めるポイントがありますので、自社に適した機種と業者をじっくり見極めてください。

複合機NAVIではお客様のご利用環境やご要望に応じて最適なコピー機・複合機のご提案をさせていただいております。コピー機・複合機の導入・買い替えを検討している方はぜひお気軽にご相談ください。

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