コピー機の豆知識やリースのメリットについて


コピー機の特徴について

近年では様々なタイプのコピー機があり、機能性も高くなっています。機種を選定するときには、導入と活用の目的を明確しておくことが大切と言われています。では、実際に導入するにあたってどんな特徴があるのか知っておきたい方も多いと思うので、ここではどんな特徴があるのかについて話します。

1つ目は、セキュリティー面が優れていることです。例えば飲食店や小売店などの店舗では全ての従業員が社員というわけではなく、どちらかというとアルバイトの店員の方が多く存在しています。また、アルバイトでも複数の業務を任されている人は、コピー機やファクス機能を使うことがあります。飲食店や小売店では一般的な企業に比べて不特定多数の人がコピー機を使うので、セキュリティー面で不安に思う方も多いですが、近年ではこういった状況でも安全安心に店舗の情報を守ることができるように、パスワード機能が付いているものも登場しています。パスワード機能があればファクスなどを受信した時でも、権限のある人しか見ることができないようにできるため、情報などが流出してしまうリスクを避けることができます。また、店舗の情報だけではなく、個人情報などの流出も避けられるので魅力的です。

2つ目は、受信したファクスをスマートフォンやタブレットを使って閲覧できることです。従来は受信したら実際にファクスがあるところまで行って、データを閲覧するのが一般的でした。しかし、業務中に必ずしもオフィスにいるとは限らず、例えば営業職の人は外出することも多いでしょう。こういった職種の方でも簡単に閲覧することができるように、現代の複合機のファクス機能は、受信したデータを外出先でもスマートフォンなどがあればすぐにチェックできます。いつでもどこでも確認できるので、業務効率化にも繋がります。

続いて3つ目は、高い生産性で効率的に印刷ができるという特徴があります。例えば資料の印刷を早くしなければならない時もあるかと思いますが、どれだけ速くしようと思ってもコピー機の性能が良くないとスピードアップさせることはできません。スピードはとても重要なことなので、現在では高速出力や両面出力などに対応している機種が増えています。その為、快適なスピードで印刷をすることができ、仕事の効率も上げることができます。仕事の効率が上がるとその分早く終わらせることができるので、売り上げアップにも繋がる可能性があります。

その他にも4つ目は、ネットワーク機能があります。例えば現在ではパソコンを使用している人が増えています。多くの企業で使用しているところが増えていますが、パソコンにすると印刷をする時にデータをUSBなどに移さなければならないため、面倒に感じている人もいるのではないでしょうか。しかし、現在の機種はネットワーク機能が付いているため、いちいちUSBにデータを移さなくてもパソコンから直接印刷することが可能になっています。手間もかからなくなっているので、魅力的です。

リース契約について検討している方へ

コピー機には、大きく分けると購入とリースの2つの導入方法があります。どちらかで悩んでいる人も居ると思いますが、その中でもリースについて気になる方のために今回はそのメリットについて話します。

まず、1つ目は初期費用が発生しないというメリットがあります。家庭用のプリンターならお手頃な価格で購入することができるので便利ですが、業務用は家庭用のプリンターよりも数倍以上の価格で販売されています。多額の費用が必要になることがありますが、リースなら月々一定の料金を支払うことになるので、多額の資金を用意する必要はありません。負担も少ないので、それ程高い費用を用意できない企業でも導入が可能です。

続いて2つ目は、定期的に新しい機種に変えることができるというメリットもあります。リース契約なら所有権が自分にないため、固定資産について考える必要がありません。契約の期間が過ぎれば新しい機種に変えることが可能なので魅力的です。

今回は2つの利点について話しましたが、リースにはまだまだ魅力的な点が存在しています。

リース契約をするなら業者選びにもこだわろう

リース契約をする場合、専門的に行っている業者に依頼することが一般的です。しかし、業者に依頼すると言っても全国にたくさん存在しているため、選ぶ時に悩むこともあります。失敗しないためには選び方が重要なので、選ぶ時のポイントについて話します。

選ぶときですが、大切なのが一括見積もりが可能かどうかです。例えばなるべく安い機種を導入したいとか、機能に優れた機種を導入したいなど、人によってそれぞれ要望が異なるでしょう。こういった場合に一括見積もりを利用すれば、手間をかけずに要望通りのコピー機を手に入れることが可能です。一括見積もりができるところは限られているので、事前に一括見積もりが可能かどうかを調べておくといいでしょう。

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