コピー機のレンタルで気をつけたいこと


レンタルという選択肢

コピー機は欠かせない事務機器でしょう。企業活動をするうえでは、書類はなくなることがありません。いくらメールが発達しても、必ず書類が出てきます。手書きのサインも必要となりますし、印鑑を押すことを考えると、書類はなくなってしまうことはないでしょう。そうなると、コピー機も必須の機材であるといえます。ですが、購入するとなると、かなりの金額を投資しなければいけません。少々性能が良くなると、とても高額になってしまうことも出てきます。そのことから、レンタル契約やリース契約を考える企業が増えているといえるでしょう。

イニシャルコストを下げることに大きな効果があるレンタルやリースは、コピー機を借りることで、契約を結びます。レンタルとリースの形態の違いについてですが、レンタルではレンタル会社の在庫のなかから自社が選ぶというかたちをとります。ちなみに、リースではメーカーとリース会社と自社の3社間に契約関係があることになるのが一般的です。

レンタルするわけですから、初めにお金がかかります。この費用は、購入するよりもはるかに安い金額に設定されていますが、契約と考えるといいでしょう。そこから、毎月レンタル料金が発生します。分割で購入するよりは安くなりますので、負担が少ないように見えるところが重要です。重要なのは、保守契約を結ぶという点にあります。保守契約とは、故障のリスクを考えながら使い続けていくためのもので、定期的に修理などをおこなう契約です。これがとても大きな金額になってくるため、レンタル契約をするのであれば、十分注意をしなければいけません。

必要な機能のコピー機にすること

レンタルやリースで借りるとしても、本体金額が高いものは、当然費用がかかります。あまりに必要のない機能を持っていても、無駄なお金を支払うことになってしまうでしょう。コピー機の性能は、1分間にどれぐらいの枚数が印刷できるのかが重要になってきます。この性能が上がれば、コピー機は高性能となり、その分高額になっていくことになるでしょう。つまり、必要な枚数がわからず、高性能なコピー機を購入すれば、オーバースペックになりかねないということです。

そこで、まずは1日にどれぐらい印刷するのかを考えてみましょう。さらに、営業日数を掛ければ、月の印刷枚数の予測が立ちます。個人事業主などでは、500枚以下であり、これを超えることはまずありません。この程度であれば、18枚機と呼ばれる機種で十分ですし、少し超える程度であれば、25枚機あたりにするといいでしょう。このように算定することで、費用を大きく抑えることができるようになります。実際に多くの枚数を印刷するのであれば、その分だけ速度を上げなければストレスになってしまい、業務に差し支えが出るようになるでしょう。その分だけ費用が上がるのですから、必要になる性能を確保することが重要となるわけです。枚数を多く印刷することができるようになると、それだけ部品の耐久度もあげることができます。

どんなサイズの印刷をするのかも重要でしょう。通常の書類はB5とA4です。少し大きめの印刷をするとしても、A3サイズまでであれば、標準的なコピー機でたります。ですが、A2などの大きさになると、通常のコピー機の性能を超えてくるため、専用の機材を用意することになり、コストが上がることになるでしょう。他の性能にもかかわってきますが、必要なものだけを選ぶことが必要です。

必ず確認するべき保守サービスの内容

レンタルやリースの契約になると、本体料金のほかに、保守料金がかかることがあります。カウンター保守やスポット保守、コピーキット保守といったものがあります。それぞれ料金が異なりますが、基本となるのはコピーキット保守とカウンター保守です。

スポット保守は、壊れた時だけに修理を依頼する方法で、非常に大きな金額がかかります。この方法は、あまりレンタル会社が選択を勧めないかもしれません。

コピーキット保守は、指定されたトナーを使用している間に保守点検のサービスが受けられる契約です。トナーの分量によって契約が変わりますが、1枚当たりにコストがかかってくることになるでしょう。写真の印刷などを繰り返す場合、枚数が少なくても、トナーの消費量は増大するため、保守料金もかかることになります。

カウンター保守は、1枚当たりいくらというかたちで契約する方法です。一般的におこなわれている契約で、毎月使用量に合わせた保守料金を払えば、いつでも修理に呼ぶことができます。高速印刷できるような機種に多い契約ですが、枚数が増えれば当然保守料金が上がっていくため、非常に大きな金額になることもあるでしょう。

保守契約を正しく理解しておけば、コストの計算がはっきりと出てきます。必要な印刷をするのか、それともペーパーレスを進めるべきなのかも出てきますので、レンタルやリースをする場合には、ここまで細かく精査し決めることが必要であるといえるでしょう。

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