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オフィス複合機の選び方と合うものの見つけ出し方

オフィス複合機の選び方と合うものの見つけ出し方

複合機の必要性


オフィスを開業するとなれば、いろいろと必要な設備があります。仕事をする中でパソコンや電話といったものはどうしても必要ですし、その周辺機器も今はなくてはならないものです。仕事をする中で必要な道具を準備するのは相当な費用が必要ですから、削減できるものはできるだけ購入せずにしたいと思うものでしょう。しかし設備が十分ではない状態で仕事をするとなれば無理も出てきますし、作業効率が悪くなったり従業員への負担が大きくなったりすることもあります。皆が気持ちよく効率よく働くためには、必要な機材はできる限り購入することも大切です。
そのような機材の中で必ずと言っていいほど必要になるのが複合機です。コピーは仕事の中で絶対必要とも言えるものです。書類の印刷をしたり資料を作成したり、メモを書き込んだりと、コピーをすることは仕事の中で重要な仕事になります。これをそのたびにコンビニにコピーを取りに行くとなれば相当な手間になりますから、やはりオフィスには必須のものです。
コピーだけでなくファックス機能がついた複合機が選ばれるのは、仕事の中で意外とファックス機能を用いることが多い点が理由として挙げられます。最近ではメールでのやり取りが増えてデータでのやり取りをすることもとても多くなっています。しかし中には手書き文書が必要であったり、ノートへのメモを送りあったりすることが必要な場面もあり、そういった際にはファックスの送受信をする方が便利な時があります。
近年はペーパーレス社会へと変わりつつあり、従来に比べるとどんどん書類の量は減ってきています。しかし紙ベースでなければ確認できないものもありますし、印刷して保存しておくべきものややり取りが紙ベースでなければならないものもまだまだ多いので、完全にペーパーレスというのは不可能です。そういったことからも、オフィスでもやはり複合機は必要なものだと言えるでしょう。

オフィスに合うものを選ぶ


複合機と言ってもたくさんのメーカーからさまざまな商品が販売されています。価格も幅広いですし、購入するだけでなくリースをするという方法もありますから、購入するにしても借りるにしてもどれが最も自分たちのニーズに合っていて、なおかつ低コストで準備ができるのかということを考えることは必要になってきます。特に考えなくてはいけないのが、リースにするか購入するかということです。
会社の状況によって購入できる商品の価格には違いがあります。特に新規開業するという企業の場合には、初期費用がかなりかかるので、できるだけ経費を抑えるために少しでも安いものを購入したいという傾向があります。そのような状況にあるとリースはとても魅力的なものです。リースであれば本体を購入するよりもかなり割安で借りられるというケースも少なくありません。ただし、きちんと考えておかないと、長いスパンで考えた場合リースの方が割高になってしまうというケースもあります。
リースは月々のリース料はあまりかからないのでオフィスへの負担はかなり軽減できます。しかしリース契約の内容には企業によって違いがあるので、その内容の確認が重要です。リース期間にメンテナンスは自分で行わなければならなかったり、他の複合機への変更や契約変更、あるいは解除といったものに手数料がかかってしまったりするケースもあります。そこで、自分たちにとってリース契約の内容が適切であるかということを確認して、問題ないと判断した上でリース契約をするようにしましょう。
経費はかかりますが購入をすれば自社の資産となります。どのような複合機をどのくらいの期間使用するかによって、リースをするよりも割安になるケースもありますから、しっかりとシミュレーションをして自社に合っている方法を選ぶことが重要です。

プロに相談をする


これからオフィスに複合機をリース契約あるいは購入することを決めていても、自社にどれが合っているかを素人が判断するのはとても難しいことです。困ったら最も機能が充実しているものを選べば安心だと思う人が多いですが、この考えは必ずしもベストではありません。機能が充実すればそれだけ本体価格が高くなりますし、サイズも大きくなってしまいます。場合によっては設置できる場所が確保できないこともありますし、動線が悪くなってしまうこともあります。
自社の使用量や必要な機能に合わせて適切なものを購入するのがベストです。そのための方法の一つとして、困ったらプロに相談をするということが挙げられます。複合機販売の会社に相談をすることによって、自社の毎日の使用状況を確認してそれに適した機種の紹介をしてもらうことができます。いろいろなメーカーの商品を一括で紹介してもらうことができますし、見積もりもしてもらうことができます。
業者によっては相談をすれば事前にオフィスの見学をして適切なサイズやコンセントの位置を確認し、適切な配置方法について提案をしてくれるところもあり、そうした業者を選ぶと運び込んでから失敗をしたと思うこともありません。アフターサービスも充実しているところが多く、メンテナンスをはじめ、必要に応じて修理や交換も対応してくれるところもあるので、安心して機材の使用ができます。
高い買い物だからこそ購入してから失敗したと思いたくないものですし、長く使いたいところです。困った時には導入するべき機種をプロに相談することによって、問題が解決することも多いので、検討してみると良いでしょう。

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