オフィスの重要アイテム複合機の失敗しない選び方


オフィスに必要なOA機器

新しく事業を始めたり、オフィスを移転したり拡大したりするという時には、社内の備品を新しくしたり追加で購入したりする必要があります。しかし、そのようなビジネスの転換期となるような時期というのは会社の中でお金がかかることも多いですし、事業の様子を見ながら極力抑えられる経費は削減したいものです。特に、オフィス用品というのは家庭で家電製品を購入するのとは訳が違います。一つ一つの単価も高いですし、使う頻度や量も違います。

しかし、会社の機能を正常に回すためにはOA機器無しには不可能です。コピーをしたり、ファクスをしたり、インターネットを利用したり、といったものは日常の業務のほとんどに必要なものであり、この作業がストップすると行えない業務もたくさんあります。そこで、事業の転換期だからこそOA機器というのはきちんとそろえたいですし、適切なものを配置したいものです。

また、古いものを使い続けることは、OA機器については不適切なことです。私たちの日常生活の中で家電製品は日々たくさんの進化を遂げています。新商品が出るたびに新しい機能を身につけていますし、便利なものになっています。便利になれば、仕事の効率も上がりますしできることも増やすことができます。

特に、複合機については会社の中でも多くの人が使っていますし、業務の中でなくてはならないものとなっています。機能が低くなおかつ機械の稼働スピードも遅ければ、仕事の中で多くの人が利用するために並ぶことになってしまいますし、その混雑を緩和するためにたくさんの導入が必要となります。そのため、古いものをたくさん導入するくらいならば、最新のものをいくつか導入する方が生産性や作業効率も高くなりますし、何よりも社員のストレス軽減にもなります。

複合機の選び方

複合機を選ぶ中で最も重要なことが、月間でのコピー枚数の確認とそれにあったコピー機選びなのです。コピー機の価格の違いというのは印刷速度によって変わります。速度が速くなればその分性能も上がることになるので価格が高くなります。そこで、コピーの枚数がさほど多くないのに最新型のとても高価なものを導入するとコストパフォーマンスが良くないことになってしまうのです。そこで、印刷枚数とその処理速度とを比較して妥当なものを選ぶことで自分たちにあったものを選ぶことができるようになります。

月間の印刷枚数を知るためには、職員に枚数のアンケートをとらなければならないと思っている人もいますが、そのような必要はありません。複合機にはどのようなタイプであってもコピー機から出た紙の枚数をカウントしてくれているカウンターがついているものが多いので、それを参考にすれば使用した紙の枚数が把握できるのです。そこで、カウンターを参考に月間の印刷枚数を計算してそれにあった複合機を選ぶようにしましょう。

もちろん、他の機能についても使うものは取り入れて、不要なものは取り除くことが重要です。企業によっては両面印刷の頻度が高く、両面印刷機能が必要なこともありますが、不要だという企業もあります。他にも、用紙サイズがA3まで幅広く使用するために給紙フォルダがたくさん必要だというところもありますし、カラー印刷が必要か不要かというのも企業により異なります。不要なものはあえて取り付けず最低限のものを選ぶ方が作業の生産性が上がることもあります。

リースを活用する

もしも新しいものを購入するのに費用の面で心配があるという時には、リースを検討するのがおすすめです。もちろん、購入してもローンを組んで支払いをすれば月割りでの購入となるので費用の圧迫が少なくなります。また、購入すれば企業の私物となり財産とすることもできます。ただ、事業の拡大や移転の時期というのは少しでも経費を抑えて手元に資金を残しておきたいものです。そこで、そのような時にはリースを活用することで経費を極力抑えることができます。

最近ではオフィス機器のレンタル業者が増えており、取り扱い内容の幅も広がっています。パソコンやプリンター、複合機といったOA機器はもちろんですがそれ以外の机や椅子、棚といった什器までレンタルをすることができます。もちろん大型ロットでの注文にも対応しているので、大きな企業のリースにも対応ができ、複数台のレンタルもできます。パソコンや電話については100台規模でのレンタルにも対応ができるものがあります。

リースをすることは、リーズナブルに機器を導入できるだけでなく、さらには使用感を確認するのにも効果的です。購入して使用したけど仕事のペースに合わせることができなかった場合や、機能が不足していたと気づいた場合に簡単に買い換えることができません。しかし、リースであれば必要に応じて新しい機器に交換をしてもらうことができます。また、リースについてもいくつかのメーカーから自分たちに合ったプランのところを選んで利用するということもできます。割引サービスがあったり、配線作業を受けてくれたりと販売会社によっても特色がありますので、よりお得に利用することができます。

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