オフィスの複合機について


複合機導入のメリット

会社を立ち上げたばかりの方やある程度事業が軌道に乗り、働きやすい環境を構築するために複合機の導入を検討している方も少なくないでしょう。複合機とは多くの方が知っているように、コピー機やファックスなどの様々な機器がそこに集約されている製品です。通常は家庭などで使うことは少なく、業務用のコピー機として使用されます。複合機の導入メリットとして挙げられるのが、省スペースを実現できる点です。企業の中にはプリンター、ファックスなどそれぞれの機器をオフィス内に設置して使用している方もいるでしょう。当然ではありますが複数台の機器を設置すればスペースを取ります。スペースを取ることで移動がしにくかったり、机を追加したくても置くことができないなど不都合が発生する可能性があります。複合機を導入すれば一台に集約できるので、点在した機器を一つにまとめて省スペース化の実現を期待できます。

現代のオフィスでは複数台のパソコンが設置されており、それを使用して仕事をしている方も珍しくありません。企業の中には今でも外部ディスクなどを用いてデータのやり取りをしているところもあります。しかし、外部ディスクの使用は一度そこの外部ディスクに記録させることになります。もし重要データのやり取りを他の社員とするために外部ディスクを使用し、やり取りを終えた社員が帰宅途中でその外部ディスクを落としてしまった場合、データを紛失してしまう危険性などが懸念されます。もし、そのデータを他の人が盗んでしまったら、会社に与えるダメージは大きいです。データのやり取りにおける安全性を確保するため、やり取りの手間を少なくするために複合機を導入する方は珍しくありません。

複合機の種類の中にはデータを蓄積できるタイプもあります。社員それぞれが社内のデータにアクセスすることができるので、データのやり取りの手間を少なくすることが可能です。また、現在ではクラウドと連携できる製品も紹介されることがあります。クラウドと連携できれば社内だけでなく、外出先からでもアクセスができるので、挨拶しなければならないクライアントの情報を確認したりすることも可能です。このように現在の製品においては様々な機能に対応してくれるので、オフィスへの導入にメリットを感じられる方も多いのではないでしょうか。

オフィスにリースで導入をする

複合機は一般家庭で設置されているコピー機よりも価格が高く、上記ではメリットを紹介しましたが、そのメリットをオフィスの中に取り入れたいと思われる方でも予算の関係で断念しなければならないと思われる方は多くいます。現在では購入をしなくてもオフィスに導入できる方法があります。それがリースです。リースの魅力としては購入よりも初期費用が少なく済むという点です。初期費用が安ければ予め必要な資金を準備しなくても導入できるため、新しく会社を立ち上げる方や慎重な方でも導入がしやすいでしょう。

また、経費計上ができるということを知っている方もいるのではないでしょうか。経費計上をすることによって会社はリース料金の負担を少なくできます。新しい機種を導入できる点も魅力の一つです。製品は随時改良が重ねられ最新機種として販売されています。スマートフォンでも同様に新しい機種が年々発売されるので、理解できるという方も多いのではないでしょうか。最新機種をオフィスに導入することによって新しい機能を使うことができるため、従来のタイプを使用している企業よりも複合機の利便性を感じられる可能性があります。

また、メンテナンスについても一度契約をして導入をすれば、リース会社が請け負ってくれます。アフターサービスがなく、自社で対応しないといけなくなると、当然コピー機に詳しい方でなければ、自分で対応することが難しいでしょう。そのため、他の業者に依頼をして修理料金などを支払うことになります。リースであればメンテナンスも比較的安い料金で行ってくれるので、魅力を感じられる方も多いのではないでしょうか。

オフィスに導入するために業者を選択しよう

上記のような魅力があるので、企業の中には購入ではなくリースでの導入を検討されている方もいるのではないでしょうか。現在、日本にはリースのサービスを提供してくれるところはたくさんあり、オフィス導入を検討している方の中には業者選択に迷われてしまう方も少なくありません。選び方のコツとして挙げられるのが、正規代理店かどうかです。正規代理店であれば信頼性が高いと思われる方も多いでしょう。

また、正規代理店の中には長い間サービスを提供しているところもあります。その他にもメンテナンスを業界最安値で提供してくれるところもあります。初期費用などはリースでは少ないですが、メンテナンスにおいては定期的に行っておかなければ重大なトラブルの原因になります。企業の中にはなるべく安い価格でメンテナンスをして欲しいと思われる方もいるでしょう。もし安く運用をしたいと考える方は最安値のメンテナンスを提供してくれるところを選択しましょう。

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